Die Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel – was ist zu beachten?
Wie werden umlagefähige Nebenkosten bei einem Mieterwechsel abgerechnet?
Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten werden bei einem Mieterwechsel grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilt, da sie unterschiedlich abgerechnet werden:
- Verbrauchsunabhängige Nebenkosten
Dazu zählen unter anderem Abfall- und Abwassergebühren, Hausmeisterkosten, Aufzugwartung oder die Reinigung der Abgasanlage durch den Schornsteinfeger. Diese Kosten werden in der Regel zeitanteilig zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt. Mit Zustimmung beider Parteien kann jedoch auch eine abweichende Vereinbarung getroffen werden. - Verbrauchsabhängige Nebenkosten
Hierzu gehören insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten. Diese müssen nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Grundlage dafür ist in der Regel eine Zwischenablesung der Zählerstände beim Mieterwechsel.
Grundsatz bei der Nebenkostenabrechnung: Um eine möglichst faire Kostenverteilung zu gewährleisten, sollten alle während des Abrechnungszeitraums entstandenen Betriebskosten anteilig zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt werden.
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Muss der Vermieter bei Mieterwechsel eine Zwischenabrechnung der Nebenkosten erstellen?
Nein, der Vermieter ist nicht verpflichtet, bei einem Mieterwechsel eine Zwischenabrechnung der Nebenkosten zu erstellen. Der Grund dafür ist, dass zum Zeitpunkt des Auszugs noch nicht alle umlagefähigen Betriebskosten des laufenden Abrechnungszeitraums feststehen.
Der Vermieter kann freiwillig eine Teilabrechnung erstellen, sollte dabei jedoch klar darauf hinweisen, dass es sich nicht um die endgültige Nebenkostenabrechnung handelt. Zusätzlich sollte vermerkt werden, dass im Rahmen der späteren Jahresabrechnung noch Nachforderungen oder Guthaben entstehen können.
Ist eine Zwischenablesung für Heiz- und Warmwasserkosten bei Mieterwechsel Pflicht?
Ja. Nach § 9b Heizkostenverordnung (HeizKV) muss bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung für Heiz- und Warmwasserkosten erfolgen. Dadurch wird der tatsächliche Verbrauch von Vor- und Nachmieter getrennt erfasst.
Die Heizkosten werden nach der sogenannten 50-70-Regelung abgerechnet:
- 50 % bis 70 % nach individuellem Verbrauch
- der übrige Anteil verbrauchsunabhängig, z. B. nach Wohnfläche
Der verbrauchsunabhängige Anteil berücksichtigt Faktoren wie:
- Lage der Wohnung im Gebäude
- Wärmeverluste älterer Häuser
- unterschiedliche Heizbedarfe
Wo werden die Zählerstände bei Einzug dokumentiert?
Beim Einzug eines neuen Mieters werden die Zählerstände in der Regel direkt bei der Wohnungsübergabe gemeinsam abgelesen und festgehalten. Die wichtigste Grundlage ist dabei das Übergabeprotokoll, in dem Strom-, Heizungs- sowie Kalt- und Warmwasserzählerstände mit Datum und Unterschriften von Mieter und Vermieter dokumentiert werden.
Zusätzlich speichert der Vermieter oder ein beauftragter Messdienst die Werte in der Verwaltungssoftware oder Objektakte. Diese Daten dienen später als Basis für die erste Nebenkostenabrechnung und ermöglichen eine eindeutige Zuordnung des Verbrauchs.
Beispiel zur Aufteilung von Heiz- und Warmwasserkosten
Der Abrechnungszeitraum läuft vom 1. Januar bis 31. Dezember.
Der Vormieter zieht am 30. September aus, der Nachmieter am 1. Oktober ein.
Im Laufe des Jahres entstehen:
- 1.200 € Heizkosten
- 400 € Warmwasserkosten
Bei der Zwischenablesung werden die Verbrauchswerte zum Zeitpunkt des Mieterwechsels erfasst.
WarmwasserkostenDie Warmwasserkosten werden meist zeitanteilig oder anhand der gemessenen Verbrauchswerte verteilt. Beispiel:
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HeizkostenBei den Heizkosten reicht eine reine Zeitaufteilung oft nicht aus, da der Großteil der Heizkosten in den Wintermonaten entsteht. Würde man nur nach Monaten abrechnen:
Das wäre unfair, weil der Nachmieter die heizintensivsten Monate nutzt. Deshalb werden häufig sogenannte Gradtagszahlen verwendet. |
Was sind Gradtagszahlen?
Gradtagszahlen berücksichtigen, dass im Winter deutlich mehr geheizt wird als im Sommer. Die Monate erhalten deshalb unterschiedliche Gewichtungen.
Beispiel:
- Januar hat eine hohe Gradtagszahl
- Juli nahezu keine
Dadurch werden die Heizkosten realistischer und gerechter zwischen Vor- und Nachmieter verteilt. Der Nachmieter übernimmt dann einen höheren Anteil der Winter-Heizkosten, während der Vormieter weniger zahlt als bei einer rein zeitanteiligen Berechnung.
Gradtagszahlentabelle und Beispielrechnung
Wie werden Gas-, Strom- und Kaltwasserkosten bei einem Mieterwechsel behandelt?
Die Abrechnung von Strom, Gas und Kaltwasser ist in der Regel unkompliziert, da hierfür meist eigene Zähler vorhanden sind. Strom wird zudem häufig direkt vom Mieter mit einem Energieversorger seiner Wahl abgerechnet, sodass der Vermieter nicht in die Verbrauchsabrechnung eingebunden ist.
Ist eine solche Direktabrechnung nicht möglich, sollten alle relevanten Zähler zum Zeitpunkt des Mietvertragsendes abgelesen werden. Nur so kann eine taggenaue und nachvollziehbare Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs erfolgen.
In älteren Bestandsgebäuden kommt es häufig vor, dass nur ein gemeinsamer Kaltwasserzähler vorhanden ist. In diesem Fall wird der gesamte Wasserverbrauch gemäß § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB auf alle Mietparteien umgelegt. Diese Regelung gilt auch dann, wenn nur ein Teil der Wohnungen über eigene Kaltwasserzähler verfügt – es sei denn, der Vermieter stattet konsequent alle Wohneinheiten mit entsprechenden Zählern aus.
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Was ist bei der Erstellung einer Nebenkosten(teil)abrechnung inhaltlich und formal zu beachten?
Grundsätzlich ist der Vermieter nicht verpflichtet, bei einem Mieterwechsel eine Nebenkosten-Teilabrechnung zu erstellen. Entscheidet er sich dennoch dafür, muss diese sorgfältig und nach den gleichen Regeln wie eine reguläre Nebenkostenabrechnung erstellt werden.
Da zum Zeitpunkt des Mieterwechsels häufig noch nicht alle Kosten vollständig vorliegen, sollte die Teilabrechnung zudem einen klaren Hinweis enthalten, dass spätere Nachforderungen oder Korrekturen im Rahmen der Jahresabrechnung möglich sind.
Inhaltliche und formale Anforderungen
Eine Nebenkostenabrechnung – auch eine Teilabrechnung – muss stets formal und inhaltlich korrekt sein. Dazu gehört eine transparente und nachvollziehbare Darstellung aller Kostenpositionen:
- Auflistung aller Einzelkosten (z. B. Heizung, Wasser, Hausmeister)
- Angabe des Abrechnungszeitraums
- Gesamtkosten je Kostenart
- angewendeter Verteilerschlüssel
- Anteil der Kosten pro Mietpartei
- Ergebnis (Guthaben oder Nachzahlung)
Rechte der Mieter bei Fehlern
Fehler in der Nebenkostenabrechnung können unterschiedliche Folgen haben:
- Formale Fehler (z. B. fehlende Angaben) → Mieter kann Zahlung einer Nachforderung verweigern, bis eine korrigierte Abrechnung vorliegt
- Inhaltliche Fehler (z. B. falscher Verteilerschlüssel) → Mieter kann Korrektur einzelner Positionen verlangen
- Nach Korrektur ist nur der richtige Betrag zu zahlen, der Rest bleibt gültig
Lesen Sie hier: Nebenkostenabrechnung - wenn der Mieter widerspricht.
FAQ - Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel
Nein, eine Zwischenabrechnung ist gesetzlich nicht verpflichtend. Der Vermieter kann sie jedoch freiwillig erstellen.
Bei der Zwischenabrechnung werden die Nebenkosten anteilig nach Verbrauch oder Zeit zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt.
Anteilig bedeutet, dass die Kosten entsprechend der Mietdauer oder des tatsächlichen Verbrauchs zwischen den Mietparteien aufgeteilt werden.
Da niemand mehr in der Wohnung wohnt, fällt kein Verbrauch der verbrauchsabhängigen Kosten an, also Heizung, Warmwasser, Gas und Strom. Die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten laufen unverändert weiter. Diese Kosten trägt der Vermieter in voller Höhe für den Zeitraum des Leerstandes. Der Vermieter darf sie auch nicht auf die übrigen Mieter verteilen, auch nicht auf den Nachmieter.
Es gibt Situationen, in denen aus technischen Gründen eine hinreichend genaue Zwischenablesung nicht möglich ist, wenn zum Beispiel ein oder mehrere Heizkostenverteiler defekt sind. Ein weiterer Grund kann sein, dass der Mieter mehrmals trotz Voranmeldung nicht anzutreffen ist.
Für diese Fälle gibt es nach § 9 Abs. 3 HeizKV eine Behelfslösung: Die Verteilung der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten (also sowohl die verbrauchsabhängigen als auch die verbrauchsunabhängigen) wird dann folgendermaßen abgerechnet:
- Heizkosten auf der Grundlage der Gradtagszahlen-Tabelle oder zeitanteilig unter Vermeidung der "unbilligen" Benachteiligung des Vor- oder Nachmieters
- Warmwasserkosten insgesamt nur zeitanteilig
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