Planen wie die Profis: Wie geht effektives Projektmanagement?

Ein neues Gewand für Ihr Zuhause? Gute Idee! Doch wo fängt man an? Was sind die nächsten Schritte bei der Renovierungsplanung? Damit Sie sich im Dschungel der zu erledigenden Schritte nicht verlieren, empfiehlt sich eine professionelle Projektplanung. Sie bildet eine gute Basis. Dabei ist es ratsam mit klassischen To-do-Listen zu arbeiten, in denen Aufgaben mit klarer Zeitschiene und Verantwortlichkeit definiert sind. Für wen handschriftliche Notizen nicht mehr dem Zeitgeist entsprechen, der kann mit Onlinetools wie Asana oder Miro arbeiten. 
 
Doch was macht ein Projekt eigentlich aus? Welche Punkte sind hier wichtig? Laut Definition aus dem Wörterbuch hat ein Projekt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Projekte stellen also oft besondere sowie innovative Herausforderungen dar und haben einen konkreten Auftrag, der aus Terminen, Kosten und Leistungen sowie Stakeholder-Zufriedenheit besteht. Stakeholder heißt übersetzt "Teilhaber". Dabei handelt es sich in einem Umbauprojekt um alle beteiligten Menschen, die ein Interesse an der Umsetzung des Projektes haben.

Daraus ergeben sich drei wesentliche Projektarten: Investitionsprojekte, Forschungs- und Entwicklungsprojekte sowie Organisationsprojekte. Das Beispiel eines Interieur-Projektes zählt zu den Forschungs- und Entwicklungsprojekten.
Gerade wenn die Komplexität eines Projektes zunimmt, ist es dabei von Vorteil auf grundlegende Projektmanagementprinzipien, Vorgehensweisen, Rollenmodelle und Werkzeuge zurückzugreifen. Was heißt das in der Praxis?
 

1. Projektstart

In dieser Phase werden Machbarkeit, Wert und Nutzen bestimmt. Dabei ist es wichtig, Projektziele und den Kostenrahmen zu definieren und eine Kosten-Nutzen-Analyse aufzustellen. Es gilt zu klären, welchen Nutzen Sie sich durch die Umgestaltung – zum Beispiel mehr Platz, höhere Wohnqualität oder mehr Barrierefreiheit – erhoffen. An dieser Stelle ist auch das Gesamtbudget zu klären. Möchten Sie sich als Familie zum Beispiel eine wärmere und gemütliche Wohnatmosphäre schaffen, ist hier zunächst zu erfragen, was das konkret für jedes Familienmitglied bedeutet. Wärmere Farben, kuschelige Stoffe, hochwertige Designer-Möbelstücke oder bestimmte Chillout-Inseln im Wohnbereich?  Nach einer Beschreibung sollte letztendlich feststehen: Wer was, warum, wie und zu welchem Preis tun wird. Mit dieser Beschreibung weiß jeder Beteiligte im Projekt, was die Ziele sind und warum sie an dem Projekt arbeiten.

2. Projektplanung

In einem Projekt ist dies die entscheidende Phase. An dieser Stelle wird der Projektplan mit Meilensteinen ausgearbeitet, dem Zeitplan Ressourcen und Budget zugewiesen und das Projektteam zusammengestellt. Ein wichtiger Punkt in dieser Phase ist, die Stakeholder, also interessierte und mitwirkende Parteien, für ein Projekt, zu kennen. Das können zum Beispiel im beschriebenen Beispiel Familienmitglieder, Nachbarn, Vermieter, Freunde oder beauftragte Handwerker sein. Wer sind sogenannte Promotoren (Unterstützer), Opponenten (mögliche Verhinderer mit hohem Konfliktpotenzial) oder sogenannte Hopper (Stakeholder mit wechselnden Positionen). Wenn im Vorfeld klar ist, welcher Stakeholder welches Verhalten an den Tag legt, wird sich das am Ende positiv auf den Projekterfolgt auswirken, weil man dann für vieles gewappnet ist und mögliche Risiken, die das Projekt stark behindern können, im Blick hat. Auch Handwerker geben gern mal Versprechen ab, die im Handwerkeralltag schwer einzuhalten sind. Daher sind schriftlich fixierte Absprachen und das Durchdenken von Alternativen stets unabdingbar an dieser Stelle.

3.    Projektdurchführung
In dieser Phase erfolgt die tatsächliche Umsetzung des Projektes, denn hier wird der dargelegte Plan in die Tat umgesetzt. Als Projektmanager wendet man an dieser Stelle am besten folgende Kompetenzen an:

• Methodenkompetenz: Kennen und Anwenden von entsprechenden Techniken und Methoden
• Führungskompetenz: Führen von Projekten und Change-Prozessen
• Soziale Kompetenz: Entschärfen von Konflikten, Stakeholdermanagement, Teamentwicklung

4.    Projektüberwachung

Ein entscheidender Faktor in dieser Phase ist das Überwachen und Messen von Terminen, Kosten und Leistungen sowie der Stakeholder-Zufriedenheit. Im Detail heißt das: Werden besprochene Termine eingehalten? Reicht das vorhandene Budget noch aus? Und wie ist der Fortschritt des Projektes? Müssen gegebenenfalls Alternativen her oder sollten Arbeitsschritte nachjustiert werden? Regelmäßige Besprechungen, um neueste Informationen auszutauschen oder Probleme anzusprechen, sind dabei ein wichtiger Baustein. Für die Überwachung an sich gibt es heute unterschiedliche Tools (wie eingangs beschrieben), bei denen man auf sogenannten Dashboards die Projektmaßnahmen visualisieren kann. Es besteht sogar die Möglichkeit, mit diesen Tools der Familie und allen anderen Beteiligten online die Planung und den Projektfortschritt transparent aufzuzeigen.

5.    Projektabschluss
Ist das Projekt beendet, gilt es die letzten Aufgaben abzuschließen und das Projektergebnis (im beschriebenen Fall das neue Interieur-Design) an die Stakeholder zu übergeben. Im Projektabschlussgespräch kann außerdem besprochen werden, was gut gelaufen ist und was im nächsten Projekt verbessert werden kann. Ganz wichtig: Der Projektabschluss sollte stets mit dem Team gefeiert werden.
 

Ein gutes Projektmanagement aufzusetzen, auch für ganz private Themen, wirkt erst einmal aufwendig und zeitintensiv. Doch die Erfahrung zeigt, nichts geht über gute Planung, denn diese rentiert sich immer. Sie schafft Sicherheit und schont am Ende nicht nur die Nerven, sondern auch den Geldbeutel. Und wer vorab etwas Zeit in eine gute Planung investiert, kann am Ende Zeit sparen, weil zeitfressende Katastrophen schon im Vorfeld abgewendet werden können. Wer sich allerdings unsicher fühlt als Projektplaner für sein Umbau- oder Renovierungsprojekt, der hat immer noch die Möglichkeit, sich Hilfe beim Experten zu holen und sich ein Projektmanagement ausarbeiten zu lassen.