Was ist ein Einkommensnachweis und wie muss er aussehen?

Eine gesetzliche Definition für den Einkommensnachweis gibt es nicht. Grundsätzlich ist ein Einkommensnachweis aber ein Dokument, das die Höhe des monatlichen Einkommens einer Person aufzeigt und belegt. Während oder nach einer Wohnungsbesichtigung fragt der Vermieter meistens im Selbstauskunftsbogen, auch Mieterselbstauskunft genannt, nach dem Gehalt. Damit diese Angabe auch belegt werden kann, wünscht er sich meist auch einen konkreten Nachweis über ein regelmäßiges Einkommen - und das ist der Einkommensnachweis.

Hierin sind alle Einnahmen enthalten - also Lohn und Gehalt, aber auch mögliche Mieteinnahmen, Rentenzahlungen oder Kindergeld. Der Nachweis des Einkommens erfolgt in der Regel über einen Kontoauszug oder eine Gehaltsabrechnung. Auch ein Arbeitsvertrag kann als Einkommensnachweis vorgelegt werden.
 

Es gibt unterschiedliche Formen, wie ein Einkommensnachweis aussehen kann. Teilweise hängen diese vom Beschäftigungsverhältnis der Person ab, von der der Nachweis verlangt wird.

Als Einkommensnachweis können unter anderem folgende Dokumente gelten:

Selbstständige können in der Regel den Einkommenssteuerbescheid als Einkommensnachweis vorlegen. Sollte dieser nicht vorliegen, weil die Selbstständigkeit erst kurze Zeit besteht, können Selbständige alternativ auch folgende Dokumente vorweisen:

• eine betriebswirtschaftliche Auswertung
• eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• oder die letzte Gehaltsabrechnung – sofern sie vor der Selbstständigkeit angestellt waren.

Für einen Vermieter ist die Einkommenssituation bei Selbstständigen natürlich unsicherer als bei Arbeitnehmern. Schließlich sind die Einkünfte nicht so sicher, wie die eines Angestellten - vielmehr kann die Höhe des Einkommens von Monat zu Monat sehr schwanken. Im schlimmsten Fall fällt sie sogar komplett weg. 

Bleibt der Vermieter unsicher, ob der Mietbewerber ausreichend solvent ist, kann er zusätzlich zum Einkommensnachweis auch um die Vorlage einer Bürgschaft bitten. Ein seriöser Nachweis ist außerdem die Schufa-Auskunft, die viele Mietinteressenten ohnehin schon für die Besichtigung der Wohnung mitbringen. Auch Selbstständigen ist die Schufa-Auskunft absolut zu empfehlen.

• Selbst erstellte, inoffizielle Abrechnungen ohne aktuelle Kontoauszüge
• Antragsformulare für staatliche Leistungen
• Bargeld

Grundsätzlich ist es dem Vermieter erlaubt, den Mietinteressenten nach der Höhe seines Nettoeinkommens oder dem monatlichen Betrag zu fragen, der ihm für die Miete zur Verfügung steht. Verlangen kann der Vermieter weitere Einkommensnachweise aber erst, wenn er sich für einen Mietinteressenten entschieden hat.

Datenschutz beim Einkommensnachweis

Der Mietinteressent darf in den Dokumenten, die er als Einkommensnachweis vorlegt, die nicht erforderlichen Angaben schwärzen. Dazu gehören Familienstand oder Religionszugehörigkeit. 

Der Vermieter wiederum ist verpflichtet, den vom Mietinteressenten erbrachten Einkommensnachweis zu vernichten, sobald er nicht mehr für die Bewerbung auf die Immobilie benötigt wird.

Wer als Vermieter einen Einkommensnachweis verlangt, sollte dabei auf ein paar Dinge achten:

1. Auf die Befristung der Arbeitsstelle achten: Wenn der Mietinteressent nur den Arbeitsvertrag als Einkommensnachweis vorlegen kann – ohne Kontoauszug und Gehaltsabrechnung – sollten Sie als Vermieter auf die Befristung der Arbeitsstelle achten. Zudem sollten Sie weitere Sicherheiten anfragen. Das können zum Beispiel eine Bonitätsprüfung der Schufa oder eine Bürgschaft sein.
2. Kein Einkommensnachweis, kein Mietverhältnis: Wenn der Mietinteressent keinen Einkommensnachweis liefern kann, sollten Sie kein Mietverhältnis mit ihm vereinbaren.
3. Schufa Auskunft: Unabhängig von dem vorgelegten Einkommensnachweisen sollten Sie immer eine Schufa Auskunft verlangen.
4. Bürgschaft: Wenn Sie trotz Einkommensnachweis unsicher sind, ob der Mietinteressent ausreichend solvent ist, können Sie neben der Schufa Auskunft auch um eine Bürgschaft bitten.
5. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: Als Vermieter können Sie vom Mietbewerber eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, die der vorherige Vermieter ausfüllt, erbeten. Dabei sollten Sie jedoch wissen, dass der vorherige Vermieter verweigern kann, eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung auszustellen, da er nicht dazu verpflichtet ist. Außerdem ist die Aussagekraft einer solchen in Zweifel zu ziehen. Sie ist kein verlässlicher Indikator für das künftige Verhalten eines Mieters.
6. Kontoauszüge über Mietzahlung: Kontoauszüge, die Ihnen der Mietbewerber über vorherige Mietzahlungen vorlegt, sollten Sie nicht als Bonitätsprüfung akzeptieren. Sie haben wenig Aussagekraft über das tatsächliche Zahlungsverhalten. So kann es sein, dass der Mieter zu einem anderen Zeitpunkt, der nicht auf den Kontoauszügen erfasst ist, die Miete nicht gezahlt hat.

Sie haben eine Mietwohnung gefunden, die Ihnen gefällt und haben bei der Besichtigung sogar alle Unterlagen samt den Gehaltsabrechnungen der letzten Monate mitgebracht? Und doch fordert der Makler oder Vermieter plötzlich einen Gehaltsnachweis. Darf er das und welche zusätzlichen Informationen bietet hier ein Gehaltsnachweis?

Theoretisch kann ein Gehalt durchaus durch eine monatliche Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber nachgewiesen werden. Allerdings ist ein Gehaltsnachweis eine zusätzliche Sicherheit für den Vermieter. Er ist nämlich eine eigens vom Arbeitgeber ausgestellte Verdienstbescheinigung, die dem Vermieter noch mehr Informationen liefert.

Natürlich stehen auch in einer Gehaltsabrechnung das monatliche Bruttogehalt, anfallende Abzüge und das daraus resultierende Nettogehalt. Der Gehaltsnachweis bietet aber noch weitere Details, nämlich:

• die Information zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Eine lange Unternehmenszugehörigkeit verweist auf einen sichereren Job
• Informationen zu zusätzlichen Bezügen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld 
• Infos über mögliche Sonderzulagen wie Spesen oder Nachtzuschläge
• die Jahressummen, aus denen sich auch mögliche Sonderzahlungen ableiten lassen 
• Informationen zu bereits vereinbarten Gehaltserhöhungen
• Infos zu Bonuszahlungen, die aber vielleicht erst später abgerechnet werden

Doch was ist der Unterschied zwischen einem Gehaltsnachweis und einem Einkommensnachweis?
Oft werden beide Begriffe synonym verwendet, weil auch beide Aufschluss geben über die Einkünfte des potentiellen Mieters. Allerdings können zum Einkommen noch andere Einnahmen hinzukommen, wie beispielsweise Mieteinkünfte, Renten oder Unterhalt. Und diese Informationen sind für den Vermieter nicht unerheblich. Ist ein Mietinteressent in die engere Wahl gekommen, darf er von ihm auch einen Einkommensnachweis einfordern, der mehr Positionen umfasst und damit viel genauer ist.

Reicht dem Vermieter ein Gehaltsnachweis aus, ist jetzt noch die Frage, woher er zu bekommen ist. Kurz gesagt: Einen Gehaltsnachweis stellt der Arbeitgeber aus. Es gibt ihn aber - anders als die monatliche Lohnabrechnung und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung, die automatisch erstellt wird - nur nur auf Nachfrage. Wenn Sie einen Gehaltsnachweis beantragen wollen, wenden Sie sich am besten an die Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens. Verweigern darf der Arbeitgeber diese Bescheinigung nicht. 

Bei Selbstständigen ist es allerdings etwas schwieriger, einen Gehaltsnachweis vorzulegen, da sie meistens keinen festen Betrag angeben können, der zuverlässig am Monatsende auf ihrem Konto eingeht. Die Einnahmen können hier sehr schwanken. Der Vermieter will daher meistens, dass der Selbstständige über einen längeren Zeitraum nachweist, wie viel er verdient hat. Als Beleg können Selbstständige dafür diese Dokumente vorlegen: 

• die aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• die letzten drei Einkommensteuerbescheide oder
• die letzten zwei Jahresabschlüsse

Alternativ können Sie auch Ihren Steuerberater bitten, Ihnen einen Einkommensnachweis auszustellen.