Die Nebenkostenabrechnung – ungeliebte Pflicht für den Vermieter

Weil es die juristisch korrekte Bezeichnung ist, sprechen wir von hier ab von Betriebskosten und nicht mehr von Nebenkosten.

Im Zeitalter von Apple und Windows-PC mit Programmen auch für Vermieter- Anwendungen ist das Erstellen der jährlichen Betriebskostenabrechnung kein Hexenwerk mehr – vor allem, wenn Sie gleich jeden umlagefähigen Rechnungsbetrag von Firmen, die für Ihr Mietobjekt Leistungen erbracht haben, gleich nach Erhalt im Programm eingeben. Dann sind es am Ende nur noch wenige Mausklicks zur fertigen Abrechnung. Bequem, sicher und transparent sind die Programme für die Bearbeitung auch deshalb, weil durch vorgegebene Listen, Verteilerschlüssel-Funktionen und vorformulierte Texte nur noch die variablen Einträge – also z.B. die jährlich wechselnden Euro-Beträge – vorgenommen werden müssen. Gute Programme bieten zudem einen laufenden Update-Dienst, der stets die neuesten Rechtspositionen ins Programm einarbeitet. Mit dieser Unterstützung ist die Betriebskostenabrechnung eigentlich ein Kinderspiel. Wer also heute noch die umlagefähigen Belege erst im Schuhkarton sammelt um dann am Ende des Jahres in panisches Schwitzen zu geraten, sollte seine Arbeitsweise überdenken.

Ursprünglich sind in der Miete aus Sicht des Gesetzgebers auch die Nebenkosten (Betriebskosten genannt) enthalten. Deshalb geht er davon aus, dass diese mit der monatlichen Mietzahlung abgegolten sind, wenn nicht ausdrücklich im Mietvertrag der Satz steht: „Der Mieter trägt die Betriebskosten.“ Das reicht schon seit dem BGH-Urteil vom 10.02.2016 (VIII ZR 137/15), um dem Mieter mitzuteilen, dass die umlagefähigen Betriebskosten von ihm zu bezahlen sind. Dieser Hinweis sollte allerdings in jedem aktuellen Formularmietvertrag schon enthalten sein. Der Grund für die vereinfachte Regelung ist, dass Sie die umlegbaren Betriebskosten in der jährlichen Abrechnung ohnehin einzeln und transparent mit Verteilerschlüssel aufführen müssen. Achten Sie also bei Ihrem Mietvertrag darauf, dass dieser eine, entscheidende Satz enthalten ist. Andernfalls darf der Mieter sich weigern, die Nebenkostenabrechnung zu bezahlen.

Großer Vorteil dieser vereinfachten Regelung: Sobald der Gesetzgeber an den umlagefähigen Betriebskosten etwas verändert (durch Hinzufügen, Streichen oder Neuinterpretation), brauchen sie gegebenenfalls in der nachfolgenden Betriebskostenabrechnung diese Veränderung nur zu berücksichtigen, ohne den Mietvertrag umschreiben und neu verhandeln zu müssen.

Dennoch soll hier erwähnt werden, wann eine Betriebskostenabrechnung nicht möglich ist

• Fehlen des Hinweises im Mietvertrag, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat
• Missverständliche, irreführende oder zu pauschale Regelungen
• Fehlen eines schriftlichen Mietvertrages, also bei Vorliegen einer nur mündlichen Abmachung

Wichtige Ergänzung: Bei den „sonstigen Nebenkosten“ müssen die Positionen, die Sie an den Mieter weitergeben wollen, im Mietvertrag einzeln aufgeführt werden.  Das können beispielsweise Betriebs-und Wartungskosten für eine Saunaanlage oder eine automatische Rasenbewässerung oder Kosten für einen Concierge/Wachmann sein.

Auch wenn Sie kein Computerprogramm für die Abrechnung nutzen sollten: Es gibt vorgefertigte Formulare und Muster, die die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen und Ihnen die Arbeit erleichtern. Wenn Sie die nicht empfohlenen Vorgehensweise wählen und alles selbt machen wollen, sollten Sie zumindest wissen, welche Angaben zwingend vorgeschrieben sind:

• Gesamtkosten für das gesamte Mietobjekt
• Abrechnungszeitraum
• Verteilerschlüssel mit Anteilsbetrag des Mieters
• Gesamtbetrag der geleisteten Vorauszahlungen

Manche Kosten wie Wasserverbrauch (Warm- und Kaltwasser), Heizenergie und Stromverbrauch sind in den meisten Fällen jeder Wohneinheit in absoluten Werten zuzuorden und lassen sich an den betreffenden Verbrauchsmessgeräten (Wasseruhr, Strom- und Gaszähler sowie Heizkostenverteiler) ablesen. Diese Kosten werden meistens von den Mietern direkt bei den Energie-Lieferanten bezahlt.

Anders ist es bei den umlagefähigen Betriebskosten, die nur anteilsmäßig über einen sogenannten Verteilerschlüssel jedem Mieter in Rechnung gestellt werden. Darunter fallen Kosten, an denen jede Wohneinheit in einem Mehrparteien-Wohnobjekt in unterschiedlichem Umfang beteiligt sein kann, z.B.: Abfallentsorgung, Aufzug, Treppenhausbeleuchtung, Hausmeister-Service.

Zur Berechnung des Umlageanteils gibt es vier unterschiedliche Verteilerschlüssel. Zum Teil können sie frei gewählt werden, zum Teil sind sie wegen der Betriebskostenart auch vorgeschrieben. Diese vier Verteilerschlüssel sind:

• Pauschal nach Wohneinheit
• Personenanzahl je Wohneinheit
• Grundfläche der Wohneinheit
• Verbrauch je Wohneinheit

Schon beim Aufsetzen des Mietvertrags sollten Sie beim Thema Betriebskosten oder Nebenkosten beachten, dass Sie Ihrem Mieter im Vertrag mitteilen, welche Verteilerschlüssel für die jeweiligen Betriebskosten angewendet werden. Tun Sie das nicht, sind die Kosten – abgesehen von den nach Betriebskostenart vorgeschriebenen Verteilerschlüsseln – nach Wohnflächenanteil zu berechnen.  

Vereinzelt wird auch die Glaubwürdigkeit der Messinstrumente angezweifelt, und zwar nicht völlig zu Unrecht. Deshalb besteht seit 2015 die Pflicht, alle Messgeräte beim Eichamt anzumelden. Das kann die betreuende Firma besorgen, wenn die Instrumente geleast oder gemietet sind oder es nimmt die Hausverwaltung vor. Zur Sicherheit sollten Sie sich jedoch bei beiden erkundigen. Die Anmeldung kann übrigens unter www.eichamt.de online vorgenommen werden.
 

Aus welchem Grund auch immer Sie bisher keine Betriebskosen abgerechnet haben – nun wollen Sie diese regelmäßig einmal im Jahr an Ihre(n) Mieter weiterberechnen. Um es gleich zu sagen: Das geht nur bei einer Neuvermietung und wenn Sie dann im Mietvertrag, wie oben beschrieben, auf die Betriebskostenabrechnung aufmerksam machen.

Bei einem bestehenden Mietvertrag haben Sie nur die Möglichkeit, über Mieterhöhungen etwaige Fehlbeträge einzupreisen. Und das wiederum geht nur in dem Umfang, den die Mietgesetze hinsichtlich Mieterhöhungen erlauben (z.B. Mietpreisbremse). Bei einem Staffelmietvertrag sind Sie ohnehin an die vereinbarten Mietsteigerungen gebunden.