Wissenswertes rund um die Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich besteht eine Pflicht zur Nebenkostenabrechnung, die juristisch korrekt Betriebskostenabrechnung heißt. Mieter haben ein Recht darauf, dass Sie eine ordentliche Abrechnung der einzelnen Posten und über ihre geleisteten Vorauszahlungen bekommen. Ausnahmen gibt es allerdings: Wenn im Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale oder eine Inklusivmiete vereinbart ist, werden keine Vorauszahlungen fällig. Dann entfällt auch die Pflicht des Vermieters, eine Abrechnung zu erstellen.

Laut § 556, Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter in Textform eingetroffen sein. Eventuelle Belege sind lediglich zur Einsicht bereitzuhalten und müssen nicht mitgeschickt werden.

Der Begriff Abrechnungszeitraum wird häufig mit dem Kalenderjahr gleichgesetzt. Das ist aber nicht korrekt. Der Vermieter kann jeden Turnus bestimmen wie beispielsweise von Oktober eines Jahres bis Ende September des Folgejahres. Entsprechend können vom Jahresende abweichende Fristen möglich sein. Wenn die Abrechnungsperiode beispielsweise am 30.06. endet, muss die Betriebskostenabrechnung bis zum 30.06. des Folgejahres vorliegen. Sollte der Vermieter diese Frist versäumen, darf der Mieter eventuelle Nachzahlungen verweigern. 

Wichtig: Guthaben oder Nachzahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen ausgeglichen werden. Der Mieter muss eine Nachzahlung auch dann leisten, wenn er der Abrechnung begründet widersprechen möchte. Das ist auch mündlich möglich, aber wegen der fehlenden Nachweismöglichkeit nicht zu empfehlen. Dazu hat er unabhängig von seiner Zahlungspflicht zwölf Monate Zeit. Der Vermieter kann in dieser Zeit eine korrigierte Fassung nachliefern oder einen möglichen Irrtum aufklären. 

Sollten sich erhebliche Nachzahlungen oder Guthaben ergeben, sind die zukünftigen Nebenkostenvorauszahlungen anzupassen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Vermieter maximal den Betrag verlangen darf, der in der letzten Betriebskostenabrechnung ermittelt wurde. Das gilt auch dann, wenn er bereits höhere Kosten absehen kann. Der Mieter darf aber seinerseits zur eigenen Entlastung seine Vorauszahlungen freiwillig nach oben anpassen. 

Zum Anpassen der Vorauszahlungen ist es ausreichend, wenn eine Seite die Änderung in Textform mitteilt. Der neue Betrag wird dann bereits mit der nächsten Mietzahlung fällig. 

Bei der Frage, welche Betriebskosten auf Mieter umlegbar sind, gibt es mehrere Aspekte zu beachten:

1. Die Nebenkosten müssen im Mietvertrag explizit aufgeführt sein. Ausgaben, die dort nicht zu finden sind, muss der Vermieter allein tragen. Ausnahmen sind unter Umständen „sonstige Nebenkosten“. Der Punkt ist aber rechtlich sehr eng definiert und tritt nur in Ausnahmefällen zu. 
2. Die umlegbaren Betriebskosten müssen regelmäßig anfallen, zum bestimmungsgemäßen Gebrauch der Wohnfläche erforderlich sein und das Gebot der Wirtschaftlichkeit erfüllen. Damit fallen sowohl Reparaturkosten heraus als auch überteuerte Dienstleistungen sowie Ausgaben, die nicht zum Erhalt der Wohnungen erforderlich sind. Speziell um Reparaturkosten gibt es häufig Streit. Die Rechtslage ist dabei jedoch eindeutig: Jede Form von Reparaturkosten, auch für bei einer Wartung ausgetauschte Ersatzteile, sind Sache des Vermieters.
3. Die einzelnen Ausgaben müssen durch § 2 der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung) abgedeckt sein. Alle Ausgaben, die dort nicht explizit genannt sind, darf der Vermieter nicht abrechnen.

Besonders die Auflistung der möglichen Ausgaben in der Betriebskostenverordnung ist sehr nützlich für Mieter und Vermieter. Anhand der dort genannten Punkte lassen sich viele Detailfragen bereits klären. Erlaubt ist es demnach, folgende Ausgaben auf die Mieter umzulegen:

1. laufende öffentliche Lasten wie die Grundsteuer,
2. Wasserversorgung,
3. Entwässerung,
4. Heizungsanlage einschließlich aller Brennstoffe, 
5. Warmwasserversorgung,
6. Kosten für noch nicht anderweitig genannte verbundene Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen,
7. Personen- oder Lastenaufzüge,
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
10. Gartenpflege,
11. Beleuchtung (Außenlicht, Treppenhaus usw.),
12. Schornsteinreinigung,
13. Sach- und Haftpflichtversicherung,
14. Hauswart (Achtung: In diesem Fall dürfen keine Posten doppelt abgerechnet werden wie zum Beispiel für vom Hauswart ausgeübte Straßenreinigung oder Gartenpflege),
15. Kosten für Gemeinschafts-Antennenanlage (seit Mitte 2024 nicht mehr Kosten für Gemeinschaftsverträge für Kabel-TV, DSL usw.),
16. Einrichtungen für Wäschepflege,
17. sonstige Betriebskosten.

Wichtig: Steht eine Wohnung leer, darf der Vermieter die auf diese Wohnung fallenden Betriebskosten für die Zeit des Leerstands nicht auf die anderen Mieter umlegen. Gleiches gilt für Kosten, die durch ein persönliches Fehlverhalten entstehen wie beispielsweise bei einer Ungezieferbekämpfung bei einzelnen Mietern. Es gilt das Verursacherprinzip.

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist Pflicht für Vermieter. Sie schafft einen Ausgleich zwischen den geleisteten Vorauszahlungen und den tatsächlich angefallenen Betriebskosten. Daher sollten beide Seiten die Details genau prüfen, um eine Auseinandersetzung zu vermeiden.