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Florian J. Fischer

Nebenkostenabrechnung – wenn der Mieter widerspricht

Inhaltsverzeichnis

Nebenkostenabrechnung - Dreimal nachgerechnet und immer noch nicht korrekt?

Bei vielen Vermietern ist die Nebenkostenabrechnung unbeliebt. Denn sie bedeutet nicht nur Papierkram und Rechenarbeit, sondern auch die Berücksichtigung einer ganzen Reihe von Vorschriften, damit die Abrechnung formal und inhaltlich korrekt ist, so dass auch der pedantischste Mieter keinen Anlass zur Beanstandung findet.

Im Mietrecht ist niedergelegt, dass der Mieter Anspruch auf eine fehlerfreie Nebenkostenabrechnung hat. Kann er nachweisen, dass sie formelle Fehler enthält, ist er berechtigt, die Bezahlung eines eventuellen Nachzahlungsbetrags komplett zu verweigern.

Anders verhält es sich bei inhaltlichen/materiellen Fehlern. Dann kann der Mieter diese Fehler reklamieren und auf Richtigstellung bestehen. Dennoch muss er im Einspruchszeitraum von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung den Nachzahlungsbetrag – evtl. mit dem Hinweis "unter Vorbehalt" – bezahlen.

Welche formellen Fehler und inhaltlichen/materiellen Fehler können für den Mieter reklamationsfähig sein?

Formelle Fehler liegen vor, wenn z.B. der Mindestinhalt der Abrechnung unvollständig ist, wie es die Abrechnungsverpflichtung nach § 556 Abs. 3 BGB vorgibt, wenn also folgende Angaben des Mindestinhalts fehlen:

  • Vollständige Anschrift des Mieters inkl. der Wohnungslage (z.B. 1. Stock, links), Absenderadresse des Vermieters, Name des Ausfertigenden, Ort und Datum der Ausfertigung
  • die Angabe des ordnungsgemäßen Abrechnungszeitraums (12 Monate, sofern keine Zwischen-Endabrechnung wg. Mieterwechsels)
  • die vollständige, übersichtliche Aufstellung der Nebenkosten-Einzelpositionen, die abgerechnet werden
  • die Nennung der Gesamtosten je Einzelpositionen
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüsssel
  • die aus dem Verteilerschlüssel errechneten Einzelkosten je Einzelposition
  • aus der Nennung der Einzelkosten die Gesamtsumme
  • die transparente Darstellung des resultierenden Mieteranteils der Nachzahlung/Erstattung

Inhaltliche/materielle Fehler beziehen sich zumeist auf Fehler, die sich materiell auswirken in Form von:

  • Ansatz und Höhe der Nebenkosten
  • Nicht umlagefähige Positionen
  • fehlerhafte Berechnung (Rechenfehler z.B. in Verbindung mit dem Verteilerschlüssel)
  • Verwendung einer falschen Wohnfläche
  • Fehlerhafte bzw. Nicht-Berücksichtigung/Nicht-Verrechnung der Vorauszahlungen

Nebenkostenabrechnung - Was der BGH entscheidet, ist in Stein gemeißelt.

Erste Hinweise, wie eine Nebenkostenabrechnung erstellt sein muss, hat schon das oberste Gericht formuliert. Damit sie für eine Beanstandung durch den Mieter möglichst keine Angriffsfläche bietet, muss die Nebenkostenabrechnung "für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter verständlich sein" (BGH-Urteil vom 27.11.2002). In Stichworten heißt das, dass die Abrechnung klar, übersichtlich, vollständig und verständlich sein muss (BGH-Urteil vom 23.11.1981).

Es gilt daher für den Vermieter, vor dem Versenden der vermeintlich ordnungsgemäßen Abrechnung noch einmal sorgfältig zu prüfen, ob sie den oben genannten Kriterien gerecht wird und weder formelle, noch inhaltliche/materielle Fehler aufweist.

Hinweis: Im Internet sind eine Vielzahl an Formularen zum Ausfüllen zu finden sowie Hilfestellungen zu allen Fragen der Abrechnung. Darüber hinaus gibt es unter den Suchanfragen "Nebenkostenabrechnung Software" und "Hausverwaltung Software" zahlreiche Anbieter, mit Produkten, die die Arbeit für den Vermieter deutlich erleichtern. 

Nebenkostenabrechnung - Versand der Nebenkostenabrechnung per Briefpost? Ja, aber ...

Für den Versand der Abrechnung ist es dem Mieter überlassen, auf welchem Weg er die Nebenkostenabrechnung seinem Mieter zukommen lässt. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Deshalb werden im Allgemeinen die Abrechnungen per normaler Briefpost versendet. Alternativ oder parallel ist auch der Versand per Fax oder per E-Mail (als PDF) erlaubt.

Ist jedoch damit zu rechnen, dass der Mieter "Schwierigkeiten" macht, sollte die Zustellung so erfolgen, dass sie bei Bedarf vor Gericht bewiesen werden kann. Ein probates Mittel bei Überschreiten der Zahlungsfrist und vor dem Einsatz von "härteren Bandagen" ist es, den Mieter anzurufen und sich zu vergewissern, dass er die Abrechnung erhalten hat. Erfolgt dann nach einer angemessenen Wartezeit noch immer keine Reaktion in Form eines Zahlungseingangs des Nachforderungsbetrags, sollte der Mieter sicherheitshalber zusammen mit der Mahnung erneut die Abrechnung zusenden, gegebenenfalls auf einem gerichtsfesten Weg (z.B. persönliche Zustellung mit Zeuge, Zustellung durch Gerichtsvollzieher).

Nebenkostenabrechnung - Regeln, die der Mieter bei der Beanstandung einhalten muss

Nach dem Versand der Nebenkostenabrechnung liegt der Ball im Spielfeld des Mieters. Nun muss er reagieren, entweder, indem er die eventuelle Nachforderung anstandslos bezahlt – bei ordnungsgemäßer Abrechnung ist der Zahlungstermin mit mindestens 30 Tagen nach Erhalt angegeben – oder der Mieter beanstandet die Abrechnung.

Meldet der Mieter mündlich Vorbehalte an, sollte der Vermieter ihn darauf hinweisen, dass er seine Einwände schriftlich an ihn senden soll, um eine verbindliche Grundlage für die Beurteilung der Reklamation zu haben. 

Darüber hinaus muss der Mieter Regeln einhalten, wie er korrekt Einspruch einlegt, so dass dieser rechtlich wirksam wird.

1. Regel: Einhaltung der Widerspruchsfrist. Unabhängig von den 30 Tagen der Zahlungsfrist bei einer Nachforderung hat der Mieter 12 Monate Zeit nach Eingang der Nebenkostenabrechnung, Einspruch einzulegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Lässt er die Frist verstreichen, kann er die Abrechnung nicht mehr anfechten (Ausschlussfrist). Zu dieser Regelung gibt es für den Mieter folgende Ausnahmen:

  • Er erhielt vom Vermieter trotz Aufforderung keine Belegeinsicht im Einspruchszeitraum
  • Auch erhielt er keine Fotokopien zugesendet, für die der Mieter zahlungsbereit gewesen wäre
  • Im Widerspruchszeitraum war der Fehler in der Abrechnung für den Mieter noch nicht erkennbar
  • Der Mieter erhielt auf Anfrage vom Vermieter falsche Auskünfte
  • Er wurde im Widerspruchszeitraum schwer krank

2. Regel: Nennung von konkreten Gründen. Nur der Hinweis des Mieters, dass er mit der Abrechnung nicht einverstanden sei oder dass sie fehlerhaft sei – solche pauschalen Begründungen reichen für eine rechtswirksame Reklamation nicht aus.

3. Regel: Keine pauschale Vorankündigung. Auch eine erste pauschale Mitteilung des Mieters, er sei mit der Abrechnung nicht einverstanden und werde konkrete Gründe noch nennen, ist wirkungslos.

4. Regel: "Bezahlung unter Vorbehalt". Dieser Zusatz hat keinerlei Wirkung, wenn nicht gleichzeitig konkrete Gründe für den Vorbehalt genannt werden.

5. Regel:  Fristverlängerung bei formalen Mängeln der Abrechnung. Formale Mängel machen eine Abrechnung insgesamt nichtig. Nur in diesem Fall braucht der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht zu leisten.  Voraussetzung: Der Mieter hat die formalen Mängel angemahnt und begründet. Sobald jedoch der Mieter eine nachfolgende formell ordnungsgemäße Abrechnung erhalten hat, beginnt die Zahlungs- und Einspruchsfrist von neuem.

6. Regel: Keine Fristverlängerung bei inhaltlichen/materiellen Fehlern. Auch bei einer begründeten Reklamation sollte der Mieter den Gesamtbetrag innerhalb der bestehenden Widerspruchsfrist begleichen – evtl. mit dem Hinweis: "ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter Vorbehalt der Rückforderung". Zieht er eigenmächtig den Strittigen Betrag vom Gesamtbetrag der Nachforderung ab, kann der Vermieter prüfen, inwieweit ein Mietkündigungsgrund vorliegt. Demgegenüber ist der Vermieter bei berechtigter Reklamation in jedem Fall verpflichtet die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren und einen evtl. überbezahlten Nachforderungsbetrag zurückzuzahlen.

Nebenkostenabrechnung - Berechtigte Einwendungen und Finten – einige Praxis-Beispiele

Einwände von Mietern sollte der Vermieter stets ernst nehmen, auch wenn sie nicht formgerecht sind oder, spontan betrachtet, ungerechtfertigt sind. Es ist aus Vermietersicht immer die bessere Strategie, konziliant zu reagieren und mit dem reklamierenden Mieter zu reden. Vielfach beruht eine Reklamation auf Missverständnissen, die sich durch ein Gespräch ausräumen lassen.

Aber es gibt sowohl berechtigte Beanstandungen die vom Mieter unter Beachtung der o.g. Regeln an den Vermieter herangetragen werden, als auch durchsichtige Manöver, um die Nachzahlung zu drücken oder zu verzögern.

Zu den häufigsten Beschwerden einige Tipps, wie der Vermieter damit am besten umgeht.

Der "unbillige" Verteilerschlüssel besagt, dass dieser aus Sicht des Mieters ungerecht ist. Eine solche Reklamation sollte der Vermieter umfassend prüfen (lassen), denn davon ist jede Nebenkosten-Position betroffen, die mit diesem Schlüssel berechnet wurde. Außerdem sollte der Vermieter rasch handeln, damit die 12-monatige Forderungsfrist nicht verfällt. 

Die Verweigerung der Nebenkosten-Vorauszahlung des Mieters ist als Druckmittel zulässig, wenn 1. die die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler aufweist (s.o.) und somit insgesamt ungültig ist und 2. nur so lange, wie keine neue, ordnungsgemäße Abrechnung dem Mieter vorliegt.

Handelt es sich um die Reklamation von Einzelpositionen (inhaltliche/materielle Fehler) bleibt der Rest der Abrechnung voll gültig, mithin auch die 12-monatige Zahlungsfrist. Abhängig vom beanstandeten Nebenkosten-Posten kann der Vermieter in der Regel die Berechtigung des Betrags anhand von Rechnungen/Quittungen beweisen. Ist das nicht möglich, bleibt es dem Vermieter überlassen, ob er der Beanstandung statt gibt und die Abrechnung korrigiert oder es auf einen Rechtsstreit ankommen lässt.          

Ein Mieter nennt als Reklamationsgrund ein unwesentliches Detail der Abrechnung, z.B. leicht gestiegene Kosten für Putzmittel zur Verfügung des Hausmeisters. Sehr häufig steckt dahinter der Irrglaube, dass die Reklamation aufschiebende Wirkung habe für die Bezahlung des gesamten Nachforderungsbetrags. Ein kurzes Schreiben mit Aufklärung des tatsächlichen Sachverhalts  in Verbindung mit der nachdrücklichen Zahlungsaufforderung sollte das Ansinnen erledigen können. Wenn nicht, kann der Vermieter auch massivere Konsequenzen androhen.

Mancher, vielleicht im Mietrecht belesener Mieter reklamiert die Verletzung des "Gebots der Wirtschaftlichkeit". Damit ist gemeint, dass der Mieter verpflichtet ist, kostenbewusst zu wirtschaften bis hin dazu, wenn möglich und zumutbar, Kosten zu senken. Auch hier muss der Reklamierende anhand von konkreten Kostenvergleichen plausibel darlegen (BGH-Urteil von 2011, Az. VIII ZR 340/10), dass das Wirtschaftlichkeitsgebot missachtet wurde. Sollte der Mieter diese nicht einfache Begründung darlegen können, ist eine Korrektur der Abrechnung angeraten.

Nebenkostenabrechnung - Alles hat einmal ein Ende, wenn die Verjährung droht

Die Schuldrechtsreform von 2002 besagt nach § 195 BGB, dass Nachforderungen und Erstattungsansprüche nach drei Jahren verjähren. Diese Frist kann sich verlängern, sobald ein so genannter Hemmungstatbestand eintritt:

  • Zustellung eines Antrags auf Erteilung einer einstweiligen Verfügung
  • Zustellung eines Mahnbescheids
  • Andauernde Verhandlungen zwischen Vermieter und Mieter über einen Zahlungsanspruch
  • Einreichung einer Klage

Im Unterschied zur Hemmung, bei der die Verjährung nur verzögert wird, gibt es den eher seltenen Fall des "Neubeginns" wenn

  • gegenüber dem Mieter eine Vollstreckung beantragt oder vorgenommen wird  (§ 212 BGB)
  • der Mieter den Anspruch des Vermieters anerkennt und z.B. eine Abschlagszahlung leistet

Nebenkostenabrechnung - Alles bezahlt, alles paletti? - Nicht immer!

Ein Beispiel, das nicht selten vorkommt: Ein Vermieter hat die Nebenkostenabrechnung an seinen Mieter gesendet, dieser hat die Nachforderung bezahlt. Beide Parteien halten die Sache für erledigt. Nun erhält der Vermieter unvermutet nach Ablauf der 12-monatigen Abrechnungs- und Zahlungsfrist unvermutet noch eine Rechnung, die er an seinen Mieter als Umlage und Nachforderung weiterberechnet. Darf er das?

Laut Urteil des Landgerichts Berlin vom 25.11.2005 darf er das, wenn er dem Mieter gegenüber glaubhaft machen kann, dass die Rechnung zur Zeit der Endabrechnung noch nicht vorlag. In jedem Fall gilt, dass eine solche Nachforderung zulässig ist, wenn eine Rechnung verspätet, aber innerhalb der Abrechnungs- und Zahlungsfrist eingetroffen ist.

Ein Hilfsmittel bei der Nebenkostenabrechnung ist eine Vorbehaltsklausel, mit dem Inhalt, dass bei verspätet eintreffenden, umlagefähigen Rechnungen Dritter, diese an den Mieter weiterberechnet werden können.

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