Immobilienverwaltung: Übernahme eines neuen Verwaltungsobjekts

Name und Anschrift des vorangegangenen Verwalters einer Liegenschaft zu kennen, kann notwendig oder hilfreich sein, um 

• eine Übergabe für zum Objekt gehörende Schlüssel und Unterlagen zu organisieren  
• zu wissen, um welchen Mitbewerber es sich handelt und gegebenenfalls Informationen einholen zu können
• einschätzen zu können, woran der vorige Verwalter beim betreffenden Objekt möglicherweise gescheitert ist.

Vielleicht stellt sich im Zuge dessen auch für Sie heraus, dass Sie von der  Verwaltung der Liegenschaft beispielsweise aufgrund der schlechten Mieterstruktur besser Abstand nehmen.

Unmittelbar nach der Übernahme eines neuen Verwaltungsobjektes müssen Sie Mieter, Behörden und Vertragspartner über die Verwaltungsübernahme informieren. Genauer handelt es sich um: 

• Alle Mieter
• Putzdienst
• Bundesknappschaft
• Hausmeister
• Garten- und Winterdienst
• Versorgungsträger
• Banken
• Ämter und Behörden
• Versicherungen
• SEPA-Mandate
• Wartungsdienste
• Betreiber von Mobilfunkantennen oder Wasch- und Trockenautomatenaufsteller, gegebenenfalls Mieter von Werbestellflächen

Für die ordnungsgemäße Verwaltung einer Liegenschaft benötigen Sie alle zum Objekt gehörenden Unterlagen. Ausgehändigt werden Ihnen diese Unterlagen durch den Eigentümer oder vom vorigen Verwalter der Anlage. Um eine Rentabilitätsprüfung oder wenigstens eine fundierte Einschätzung der Situation vornehmen zu können, sollten Sie sich vorab Miet -und Nebenkostenzahlungslisten sowie Mieteradressen aushändigen lassen. Neben der Prüfoption können Sie zum einen bereits vor Beginn Ihrer Verwaltertätigkeit die Sollmietstellung in Ihre Software einpflegen und zum anderen können Sie die Mieter vorab über Ihre in Kürze beginnenden Tätigkeit als Verwalter in Kenntnis setzen. 

Die Unterlagen lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

Stellen Sie sicher, dass all diese objektspezifischen Unterlagen vollständig vorhanden sind: 

• Flurkarte, Grundbuchauszug, Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung, sämtliche Pläne wie beispielsweise Installationspläne, Grundrisspläne oder Baupläne
• Sämtliche Versicherungspolicen mit den jeweiligen Anträgen und Änderungsanträgen
• Gebührenbescheide (Grundsteuer, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gas, Wasser/Abwasser)
• Aktuelle und gültige Verträge mit Energieunternehmen über Heizung, Allgemeinstrom und Wasser
• Dienstleistungsvertrag mit Ablese- und Abrechnungsdiensten für Wasser und Heizung
• Alle bestehenden Wartungsverträge, zum Beispiel über Aufzüge, Rolltore, Heizung, Feuerlöscher, Brandmeldeanlagen
• Sämtliche Verträge mit Putz- und Winterdienstmitarbeitern und/oder Hausmeistern
• Personalunterlagen und gegebenenfalls Steuerkarten der vorstehend genannten Personen 
• Liste der am Objekt tätigen Handwerker mit Name, Anschrift, Telefon- und E-Mail-Adresse
• Auflistung über laufende Gewährleistungsfristen aus Handwerkerarbeiten
• Gegebenenfalls bestehende Gewährleistungsbürgschaften 
• Sämtliche Korrespondenz der letzten 10 Jahre der hier aufgeführten Sachverhalte

Mietbezogene Unterlagen
Wer in den einzelnen Wohnungen wohnt, geht aus den mietbezogenen Unterlagen hervor. Anhand dieser Unterlagen können Sie sich als Verwalter einen ersten Überblick über mögliche Schwierigkeiten mit Mietern zu verschaffen und entsprechende Daten in die Hausverwaltungssoftware einpflegen. Erfassen können Sie zur Überprüfung der Mietzahlungen die Miethöhe und Informationen zur Personenzahl für die Betriebskostenabrechnung.

Was bei den mietbezogenen Unterlagen nicht fehlen darf: 

• Sämtliche Mietverträge aller Mieter inklusive aller Zusatzvereinbarungen oder Nachträgen
• Kontaktdaten aller Mieter (Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen)
• Selbstauskunftsformulare der Mieter
• Kautionen und Kautionsunterlagen, Bankbürgschaften
• Agenda zu sämtlichen in der Vergangenheit vollzogenen Mieterhöhungen
• Vereinbarungen zu Mietereinbauten
• Lückenloser Schriftverkehr der letzten 10 Jahre mit Mietern, Rechtsanwälten, Dritten 
• Betriebskostenabrechnungen
• Vergleichsprotokolle beziehungsweise Gerichtsurteile aus Verfahren gegen einzelne Mieter
• Wohnungsübergabeprotokolle
• Begehungsprotokolle

Entgegenzunehmende Unterlagen 
Mit der Unterschrift über den Erhalt der entgegenzunehmenden Unterlagen bestätigen Sie diesen und haften demzufolge auch für deren Vollständigkeit. Diese können Sie jedoch nicht auf einen Blick überprüfen. Prüfen Sie daher in einem abgesprochenen zeitlichen Rahmen auf Vollständigkeit, eh Sie den Erhalt quittieren. Sollte sich dies nicht einrichten lassen, unterzeichnen Sie die Unterlagenliste mit dem Vermerk „unter Vorbehalt“. Eine Prüfung müssen Sie jedoch dennoch in Kürze vornehmen und dann auch gegebenenfalls anzeigen, dass die Unterlagen nicht vollständig sind. 

Nachdem die Modalitäten geklärt sind und Sie als der neue Verwalter die Liegenschaft übernehmen, benötigen Sie sämtliche Schlüssel, die zur Anlage gehören. Ausgehändigt werden Ihnen diese entweder vom Eigentümer oder aber vom vorherigen Verwalter des Objekts.

Überprüfen Sie die Schlüssel, die Sie erhalten sorgfältig und reklamieren Sie Schlüssel, die nicht zuzuordnen sind, da sie keine Markierung haben. Ordnung in ein Schlüsselsammelsurium zu bringen, kann bei einer Liegenschaft bereits Mühe machen, richtig verzwickt wird die Lage, haben Sie die Schlüssel zu mehreren Objekten erhalten. Mit folgender Übersicht können Sie rasch erkennen, ob Schlüssel fehlen. Fehlen dürfen hierbei keinesfalls Schlüssel für

Haben Sie erst einmal Ordnung ins Chaos gebracht, gilt es, die gesamten Schlüssel zu kennzeichnen. Ist dies erst einmal vollbracht, müssen Sie unter allen Umständen dafür sorgen, dass diese Schlüssel entsprechend sicher verschlossen und gegen Diebstahl geschützt sind. Die Schlüssel gehören idealerweise in einen Safe! Um hier sicher zu gehen, erkundigen Sie sich bei Ihrer Versicherung, unter welchen Voraussetzungen diese bei der Entwendung des Safes samt Schlüsseln für den Schaden aufkommt. 

Sie können, um die direkte Zuordnung eines Schlüssels für Dritte zu erschweren, jeden Schlüssel mit einer Nummer anstelle eines Namens kennzeichnen. Erstellen Sie eine Liste aller Liegenschaftsnamen, die sie mit einer Nummer vervollständigen, bewahren Sie diese Liste unbedingt getrennt von den Schlüsseln auf und speichern Sie sie auf Ihrem Rechner. Dies könnte wie folgt aussehen: 

Nr. 1 = Beispielstraße 7, Musterstadt

Neben all dem achten Sie darauf, keine Schlüssel zu aktuell vermieteten Wohnungen zu besitzen und nehmen Sie auf keinen Fall Schlüssel von Mietern an – auch nicht in einem versiegelten Kuvert.

Dies lässt sich anders regeln. Mieter sind verpflichtet, bei einer gewissen Zeit der Abwesenheit eine Person zu benennen, die einen Schlüssel zur Wohnung hat oder eine Telefonnummer anzugeben, unter der sie selbst zu erreichen sind. Kommt es zu einem Wasserrohrbruch oder einem Brand und die Feuerwehr muss eingreifen, haften Mieter für den entstandenen Schaden sowie für die Kosten des Einsatzes. Das kann richtig teuer werden.

Die ordnungsgemäße Verwaltung einer Liegenschaft erfordert ein neu eröffnetes Konto bei der Hausbank, über das Sie als Verwalter eine Vollmacht besitzen. Besteht der Eigentümer auf die Weiterführung des bereits bestehenden Kontos, benötigen Sie eine Vollmacht. Kontoinhaber ist der Eigentümer, auf dessen Namen die Bankverbindung läuft, welche strikt vom Geschäftskonto oder anderen Konten zu trennen ist.

Das Thema Online-Banking ist ein nicht gänzlich frei von Risiken beispielsweise eines möglichen Hacker-Angriffs. Hier sollten Sie Nutzen gegen Risiko gründlich abwägen und gegebenenfalls Sicherungsmaßnahmen vornehmen.

Stammdaten werden üblicherweise mithilfe elektronischer Datenverarbeitung erfasst. Die Datenerfassung muss überaus sorgfältig geschehen, denn Sie werden täglich mit Ihnen arbeiten. Darüber hinaus kann ein Eingabefehler fatale Folgen haben. Haben Sie beispielsweise die Wohnfläche einer Wohnung falsch eingegeben, stimmt die Betriebskostenabrechnung für diese und für alle übrigen Wohnungen nicht (mehr).

Die Stammdaten werden in folgende Gruppen unterteilt:

Wohnungsstammdaten beinhalten

• Lage der einzelnen Wohnungen
• Wohnungsnummer
• Größe der Wohnung
• Anzahl der Zimmer
• Personenzahl
• beheizbare Fläche

Hausstammdaten beinhalten

• Anzahl der Wohnungen
• Gesamtfläche des Objekts
• Anzahl der Garagen- und PkW-Stellplätze
• Anzahl der Kellerräume
• beheizte Gesamtfläche
• Gesamtpersonenzahl der Mieter des Objektes

Mietvertragsdaten beinhalten 

• Name der Mieter
• Anschrift
• Telefonnummern, E-Mail-Adresse, eventuell Fax-Nummer
• Mietpreis
• Betriebskostenvorauszahlung
• Beginn Mietverhältnis
• Laufzeit des Mietvertrages sowie Kündigungsfrist
• Datum letzter Mieterhöhung
• Datum voraussichtlich nächster Mieterhöhung
• Kaution
• Umlageschlüssel