Hausverwaltung übernehmen: So gelingt der Wechsel ohne Chaos
Was bedeutet "Hausverwaltung übernehmen"?
Eine Hausverwaltung zu übernehmen bedeutet, die organisatorische, technische, kaufmännische und rechtliche Verwaltung einer Immobilie von einer bisherigen Verwaltung oder einem Eigentümer zu übernehmen.
Dabei werden nicht nur Schlüssel und Verträge übergeben, sondern sämtliche Unterlagen, Abrechnungen und Informationen, die für die laufende Verwaltung notwendig sind. Je vollständiger die Übergabe erfolgt, desto einfacher lassen sich spätere Probleme vermeiden.
Wer war der vorherige Verwalter der Liegenschaft?
Name und Anschrift des vorangegangenen Verwalters einer Liegenschaft zu kennen, kann notwendig oder hilfreich sein, um
- eine Übergabe für zum Objekt gehörende Schlüssel und Unterlagen zu organisieren
- zu wissen, um welchen Mitbewerber es sich handelt und gegebenenfalls Informationen einholen zu können
- einschätzen zu können, woran der vorige Verwalter beim betreffenden Objekt möglicherweise gescheitert ist.
Vielleicht stellt sich im Zuge dessen auch für Sie heraus, dass Sie von der Verwaltung der Liegenschaft beispielsweise aufgrund der schlechten Mieterstruktur besser Abstand nehmen.
Wer ist über die Verwaltungsübernahme in Kenntnis zu setzen?
Unmittelbar nach der Übernahme eines neuen Verwaltungsobjektes müssen Sie Mieter, Behörden und Vertragspartner über die Verwaltungsübernahme informieren. Genauer handelt es sich um:
- Alle Mieter
- Putzdienst
- Bundesknappschaft
- Hausmeister
- Garten- und Winterdienst
- Versorgungsträger
- Banken
- Ämter und Behörden
- Versicherungen
- SEPA-Mandate
- Wartungsdienste
- Betreiber von Mobilfunkantennen oder Wasch- und Trockenautomatenaufsteller, gegebenenfalls Mieter von Werbestellflächen
Welche Unterlagen müssen bei der Hausverwaltungsübergabe übergeben werden?
Wer eine Hausverwaltung übernimmt, benötigt sämtliche Unterlagen, die für die Verwaltung der Immobilie relevant sind. Diese werden in der Regel vom Eigentümer oder der bisherigen Hausverwaltung übergeben.
Bereits vor der eigentlichen Übergabe sollten Sie sich einen Überblick über die wirtschaftliche Situation verschaffen. Dazu gehören insbesondere:
- Mietverträge und Mieterlisten
- Miet- und Nebenkostenzahlungen
- Offene Forderungen
- Kontaktdaten der Mieter
So können Sie die Stammdaten frühzeitig in Ihre Verwaltungssoftware übernehmen und die Mieter über den Verwalterwechsel informieren.
Die Unterlagen lassen sich in drei Bereiche unterteilen:
- Objektspezifische Unterlagen
- Mietbezogene Unterlagen
- Übergabe- und Verwaltungsunterlagen
Objektspezifische Unterlagen
Diese Dokumente bilden die Grundlage für die technische und kaufmännische Verwaltung der Immobilie.
Folgende Unterlagen sollten vollständig vorliegen:
| Bereich | Wichtige Dokumente |
|---|---|
| Eigentum | Grundbuchauszug, Flurkarte, Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung |
| Bauunterlagen | Grundrisse, Bau- und Installationspläne |
| Versicherungen | Versicherungspolicen und Änderungsnachweise |
| Versorgungsverträge | Strom, Gas, Wasser, Fernwärme |
| Gebühren | Grundsteuer-, Müll- und Abwasserbescheide |
| Wartung | Verträge für Heizung, Aufzug, Brandmeldeanlage, Feuerlöscher, Tore |
| Dienstleistungen | Hausmeister-, Reinigungs- und Winterdienstverträge |
| Handwerker | Ansprechpartner, Gewährleistungsfristen und Bürgschaften |
| Dokumentation | Schriftverkehr und Rechnungen der vergangenen Jahre |
Mietbezogene Unterlagen
Diese Unterlagen geben Aufschluss über alle bestehenden Mietverhältnisse und sind Grundlage für die laufende Verwaltung.
Dazu gehören unter anderem:
- Mietverträge inklusive Nachträge
- Kontaktdaten aller Mieter
- Mietkautionsunterlagen
- Übersicht vergangener Mieterhöhungen
- Vereinbarungen zu Mietereinbauten
- Betriebskostenabrechnungen
- Wohnungsübergabe- und Begehungsprotokolle
- Schriftverkehr mit Mietern oder Rechtsanwälten
- Gerichtsurteile oder Vergleichsvereinbarungen (falls vorhanden)
Mit diesen Informationen können Sie Mietzahlungen kontrollieren, Betriebskosten korrekt abrechnen und bestehende Konflikte frühzeitig erkennen.
Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Bestätigen Sie den Erhalt der Unterlagen erst, nachdem Sie deren Vollständigkeit geprüft haben. Ist eine sofortige Kontrolle nicht möglich, sollten Sie den Empfang „unter Vorbehalt“ quittieren. Anschließend sollten Sie zeitnah prüfen,
- ob alle Dokumente vollständig sind,
- ob Unterlagen fehlen oder veraltet sind,
- welche Verträge kurzfristig angepasst oder gekündigt werden müssen.
Schlüsselmanagement bei der Übernahme einer Hausverwaltung
Mit der Übernahme einer Hausverwaltung sollten Sie sich sämtliche zur Immobilie gehörenden Schlüssel aushändigen lassen. Diese erhalten Sie in der Regel vom Eigentümer oder von der bisherigen Hausverwaltung. Eine sorgfältige Prüfung ist dabei unerlässlich, denn fehlende oder falsch zugeordnete Schlüssel können später zu Sicherheitsrisiken und hohen Kosten führen.
Welche Schlüssel sollten übergeben werden?
Überprüfen Sie, ob alle wichtigen Schlüssel vorhanden sind, insbesondere für:
- Hauseingang
- Hoftor oder Zufahrt
- Keller- und Technikräume
- Heizungsraum
- Elektroraum
- Garage oder Tiefgarage
- Parkdecks
- Aufzugsmaschinenraum (falls vorhanden)
- Gemeinschaftsräume
Schlüssel systematisch verwalten
Nach der Übergabe sollten alle Schlüssel eindeutig gekennzeichnet und in einem Schlüsselverzeichnis dokumentiert werden. Um Missbrauch zu vermeiden, empfiehlt sich eine neutrale Nummerierung statt einer direkten Objektbezeichnung.
Beispiel:
| Schlüsselnummer | Zugehöriges Objekt |
|---|---|
| 001 | Musterstraße 7 |
| 002 | Gartenweg 15 |
| 003 | Bahnhofstraße 21 |
Bewahren Sie die Zuordnungsliste getrennt von den Schlüsseln auf – idealerweise digital und zusätzlich als gesicherte Kopie.
Keine Wohnungsschlüssel von Mietern aufbewahren
Grundsätzlich sollten Hausverwaltungen keine Schlüssel zu vermieteten Wohnungen besitzen oder dauerhaft aufbewahren. Auch versiegelte Umschläge mit Wohnungsschlüsseln sollten nicht angenommen werden.
Stattdessen sollten Mieter für Notfälle:
- eine Vertrauensperson mit Wohnungsschlüssel benennen oder
- eine Notfalltelefonnummer hinterlegen, unter der sie erreichbar sind.
So kann im Ernstfall – etwa bei einem Wasserrohrbruch oder Brand – schnell reagiert werden, ohne dass die Hausverwaltung unnötige Haftungsrisiken eingeht.
Ist die Eröffnung eines neuen Bankkontos erforderlich?
Die ordnungsgemäße Verwaltung einer Liegenschaft erfordert ein neu eröffnetes Konto bei der Hausbank, über das Sie als Verwalter eine Vollmacht besitzen. Besteht der Eigentümer auf die Weiterführung des bereits bestehenden Kontos, benötigen Sie eine Vollmacht. Kontoinhaber ist der Eigentümer, auf dessen Namen die Bankverbindung läuft, welche strikt vom Geschäftskonto oder anderen Konten zu trennen ist.
Das Thema Online-Banking ist ein nicht gänzlich frei von Risiken beispielsweise eines möglichen Hacker-Angriffs. Hier sollten Sie Nutzen gegen Risiko gründlich abwägen und gegebenenfalls Sicherungsmaßnahmen vornehmen.
Immobilienverwaltung: Stammdaten richtig erfassen
Eine sorgfältige Erfassung der Stammdaten ist die Grundlage für eine professionelle Immobilienverwaltung. Die Daten werden in der Regel in einer Hausverwaltungssoftware gespeichert und für zahlreiche Verwaltungsaufgaben genutzt – etwa für die Betriebskostenabrechnung, Mieterhöhungen oder die Kommunikation mit Mietern. Bereits kleine Eingabefehler können weitreichende Folgen haben. Wird beispielsweise die Wohnfläche einer Wohnung falsch erfasst, können Betriebskosten falsch verteilt und Abrechnungen fehlerhaft erstellt werden.
Welche Stammdaten sollten erfasst werden?
| Wohnungsstammdaten | Hausstammdaten | Mietvertragsdaten |
|
Diese Daten beschreiben die einzelnen Wohnungen im Objekt:
|
Diese Angaben betreffen das gesamte Gebäude:
|
Zu jedem Mietverhältnis sollten folgende Informationenhinterlegt sein:
|
Warum sind vollständige Stammdaten so wichtig?
Aktuelle und korrekte Stammdaten erleichtern die tägliche Verwaltung und helfen, Fehler zu vermeiden. Sie bilden die Grundlage für:
- eine korrekte Betriebskostenabrechnung,
- rechtssichere Mieterhöhungen,
- eine effiziente Kommunikation mit Mietern,
- die Verwaltung von Mietverträgen sowie
- eine transparente Objektverwaltung.
Warum ist eine strukturierte Dokumentenverwaltung wichtig?
Eine übersichtliche Verwaltung sorgt dafür, dass Sie:
- Unterlagen schnell finden
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
- Eigentümern Auskunft geben können
- Betriebskosten korrekt abrechnen
- Reparaturen nachvollziehen können
- Versicherungsfälle leichter bearbeiten
Papier oder digital?
Die beste Lösung ist meist eine Kombination.
| Papier | Digital |
|---|---|
| Originalurkunden | Schnelle Suche |
| Notarunterlagen | Sicherungskopien |
| Verträge mit Unterschriften | Ortsunabhängiger Zugriff |
| Originalvollmachten | Gemeinsame Bearbeitung |
Checkliste: Hausverwaltung übernehmen
- Grundbuchunterlagen erhalten
- Mietverträge übernommen
- Versicherungen geprüft
- Hausgeldunterlagen erhalten
- Betriebskostenabrechnungen übernommen
- Wartungsverträge übernommen
- Schlüssel vollständig erhalten
- Digitale Dokumente gesichert
- Zugangsdaten übernommen
- Übergabeprotokoll unterschrieben
FAQ - Übernahme Immobilienverwaltung
Dazu gehören unter anderem Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Versicherungsunterlagen, Wartungsverträge, Eigentümerbeschlüsse, Rechnungen, Schlüsselverzeichnisse und sämtliche technischen Dokumentationen.
Je nach Dokument gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Steuerlich relevante Unterlagen sollten in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Dauerhaft relevant sind beispielsweise Kaufverträge, Teilungserklärungen und Grundbuchunterlagen.
Empfehlenswert ist eine klare Ordnerstruktur mit Kategorien wie Eigentum, Mietverträge, Betriebskosten, Versicherungen, Wartung, Reparaturen und Schriftverkehr. Zusätzlich sollten alle Dokumente digital archiviert werden.
Ja, Eigentümer können ein Mehrfamilienhaus grundsätzlich selbst verwalten. Allerdings erfordert dies Zeit, organisatorisches Geschick sowie Kenntnisse im Mietrecht, der Betriebskostenabrechnung und der Instandhaltungsplanung.
Eine bewährte Struktur umfasst Hauptordner für Eigentumsunterlagen, Mietverträge, Betriebskosten, Hausgeld, Versicherungen, Wartung, Reparaturen, Rechnungen, Schriftverkehr, Eigentümerversammlungen und Schlüsselverwaltung. Innerhalb dieser Ordner können Dokumente zusätzlich nach Jahren oder Wohneinheiten sortiert werden.
Ja, ein schriftliches Übergabeprotokoll schützt beide Seiten und sollte folgende enthalten:
- Datum der Übergabe
- Objektadresse
- Beteiligte Personen
- übergebene Schlüssel
- übergebene Ordner
- digitale Zugangsdaten
- offene Mängel
- laufende Verfahren
- offene Rechnungen
- Unterschriften
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