Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung und wieviel kostet sie?

Wenn Sie eine oder mehrere Immobilien besitzen, mit beispielsweise zehn oder mehr Mietparteien, werden Sie entweder bereits mit einer Hausverwaltung zusammenarbeiten oder sich mit dem Gedanken tragen, zukünftig einen Hausverwalter einzusetzen. Der wohl größte Vorteil einer Hausverwaltung besteht im Wesentlichen in der Zeitersparnis. Sich als Eigentümer selbst um sämtliche Angelegenheiten zu kümmern, die in Zusammenhang mit der Immobilie und vor allem mit dem Vermieten der einzelnen Wohnungen stehen, kostet extrem viel Zeit.

Per Definition handelt es sich bei einer Hausverwaltung um einen Dienstleister, der sämtliche Verwaltungstätigkeiten übernimmt. Der Einsatz eines klassischen Hausverwalters kommt daher in erster Linie bei Mietshäusern und Mietwohnungen zum Tragen. Er kann darüber hinaus von der Eigentümergemeinschaft beauftragt werden, und sich um die Verwaltung von Eigentumswohnungen kümmern. Die Hausverwaltung übernimmt bei Mietshäusern und Mietwohnungen sämtliche administrative Tätigkeiten. Dazu gehört eine Reihe von Aufgaben und Maßnahmen, die wir im folgenden Abschnitt näher erläutern.

Eines vorweg: Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, die die Aufgaben eines Hausverwalters definieren. Darüber hinaus ist der Hausverwalter kein geschützter Beruf, dessen Ausübung keine abgeschlossene Berufsausbildung voraussetzt. Daraus resultiert, dass in den meisten Fällen eine individuelle Vereinbarung getroffen wird, die im Detail definiert, welche Aufgaben die Hausverwaltung wahrzunehmen hat. Ein solcher Verwaltungsvertrag wird dementsprechend zwischen dem Immobilieneigentümer und der Hausverwaltung geschlossen.

Es gibt eine Vielzahl von Aufgaben, sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich, um die sich eine professionelle Hausverwaltung kümmert. Hier eine Übersicht der im Bereich der kaufmännischen Verwaltung anfallenden Aufgaben:

• Eingangsprüfung und Verwaltung der Mieten
• Anpassung der Miethöhe
• Ausarbeitung von neuen Mietverträgen
• Verabredung individueller Vereinbarungen mit Mietern
• Übernahme des Forderungsmanagements
• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Buchführung
• Begleichung entstandener Kosten
• Suche nach geeigneten Mietern
• Besichtigungen und Wohnungsübergaben
• Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern
• Kostenüberprüfung
• Budgetplanung
• Nachweisführung gegenüber dem Eigentümer

Zu den wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung - insbesondere aus Sicht des Immobilieneigentümers und -vermieters – gehört, dass sich der Hausverwalter um sämtliche Angelegenheiten in Zusammenhang mit den Mietern kümmert. Dies beginnt bereits damit, dass die Hausverwaltung bei leer stehenden Wohnungen geeignete Nachmieter findet. Diese Aufgabe fällt im Grunde eher in den Zuständigkeitsbereich eines Immobilienmaklers, wird inzwischen jedoch von den meisten Hausverwaltungen mit angeboten.

Darüber hinaus hat der Hausverwalter die Aufgabe, sich um Mietverträge zu kümmern sowie sämtliche Angelegenheiten rund um das Mietverhältnis. Dazu gehören oft Formalitäten, wie zum Beispiel das Verhandeln der Mietpreise, die Entgegennahme von Reklamationen, die Beauftragung von Handwerkern und das gesamte Debitoren- und Beschwerdemanagement. Somit muss sich der Hausverwalter beispielsweise auch darum kümmern, wenn der Mieter Mängel reklamiert oder in einzelnen Wohnungen oder gar im gesamten Haus die Heizung ausfällt.

Die Hausverwaltung kümmert sich nicht nur um neue Mieter und die ordnungsgemäße Abwicklung des Mietprozederes, sie führt darüber hinaus Wohnungsübergaben und -abnahmen durch. Zu diesem Zweck wird in der Regel ein Übergabeprotokoll angefertigt, das der Vermieter und Immobilieneigentümer auf Wunsch jederzeit einsehen kann. In der Regel übernimmt allerdings die Hausverwaltung die Verwaltung der Akten, Formulare und sämtlicher Schriftstücke, die im Zusammenhang mit dem Mietshaus existieren.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich einer Hausverwaltung ist das Begleichen von Rechnungen, die im Zusammenhang mit dem Mietobjekt entstehen. Für diesen Fall besteht üblicherweise ein separates Konto, über welches der Hausverwalter verfügt. Eng verbunden mit dieser Aufgabe steht die Überprüfung der Kosten, wenn zum Beispiel Handwerkerrechnungen oder die Rechnungen von Nebenkosten eingehen. In diesem Fall kommt dem Hausverwalter die Aufgabe zu, die in Rechnung gestellten Kosten auf Plausibilität zu prüfen und den entsprechenden Betrag anschließend zu überweisen.

Darüber hinaus beinhaltet das Service einer qualifizierten Hausverwaltung das Erstellen der Betriebs- und Nebenkostenrechnungen. Diese Maßnahme ist einmal pro Jahr notwendig und spart dem Vermieter sehr viel Zeit. Die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung für jeden einzelnen Mieter zu erstellen umfasst insbesondere, dass die bezahlten Rechnungen auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden. Zu diesem Zweck nutzt die Hausverwaltung einen Verteilerschlüssel, der nach speziellen gesetzlichen Vorgaben erstellt wurde.

Die zuvor aufgeführten Aufgaben einer Hausverwaltung beziehen sich insbesondere auf den kaufmännischen Bereich. Allerdings hat der Hausverwalter bei einem Mietshaus und einzelnen Mietwohnungen nicht nur mit Vertragsangelegenheiten und Zahlungen zu tun, sondern er muss sich ebenfalls um technische Dinge kümmern. Aus diesem Grund zählen in dieser Rubrik insbesondere die folgenden Aufgaben zum Service eines Hausverwalters:

• Betrieb von Einrichtungen, beispielsweise der Heizungsanlage
• Regelmäßige Kontrolle der Einrichtungen
• Überwachung der Dienstleister, beispielsweise des Hausmeisters
• Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen, Wartungen und Reparaturen
• Durchführung von Modernisierungen
• Weitere technische Aufgaben

Insbesondere kostspieligeren Maßnahmen, wie zum Beispiel die Durchführung von Modernisierungen, kann die Hausverwaltung in aller Regel nicht als Entscheidungsträger selbst veranlassen. Stattdessen ist normalerweise eine vorherige Rücksprache mit dem Eigentümer und Vermieter notwendig, der sein Einverständnis für die geplanten Maßnahmen geben muss.

Auch bei diesen technischen Aufgaben kommt häufig zum Tragen, dass zwischen Hausverwaltung und Immobilieneigentümer teilweise recht individuelle Vereinbarungen getroffen werden. So möchte sich beispielsweise der eine Vermieter jeden Mieter mindestens einmal persönlich anschauen, während ein anderer Immobilieneigentümer diese Aufgabe und damit die Auswahl der Mieter vollständig seiner Hausverwaltung überlässt.

Gleiches gilt bei notwendigen Maßnahmen. Manche Vermieter geben grundsätzlich ihr Einverständnis, falls die entsprechende Renovierungs- oder Modernisierungsmaßnahme einen bestimmten Betrag nicht überschreitet. Andere Hauseigentümer hingegen möchten vorher über jede anstehende Ausgabe informiert werden, unabhängig vom entsprechenden Rechnungsbetrag. Auf diese Weise können Sie im Rahmen der Vertragsfreiheit sehr individuelle Vereinbarungen mit der Hausverwaltung treffen.

Bevor Sie eine Hausverwaltung beauftragen, machen Sie sich selbstverständlich Gedanken darüber, welche Kosten für diesen Service entstehen werden. Positiv für Vermieter ist zunächst, dass es mittlerweile am Markt einen starken Wettbewerb zwischen den unterschiedlichen Hausverwaltungen vergibt. Das führt unter anderem dazu, dass manche Anbieter mit regelrechten Dumping-Preisen am Markt auftreten. Dies mag zwar auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen, jedoch werden dann nicht selten für bestimmte Leistungen zusätzliche Gebühren erhoben.

Daher sollten Sie als Hauseigentümer immer auf ein gutes Preis- und Leistungsverhältnis achten. Daraus resultiert häufig, dass der günstigste Anbieter keineswegs automatisch auch der beste ist. Welche Kosten im Rahmen der Hausverwaltung anfallen, hängt in erster Linie von den vertraglich vereinbarten Leistungen ab. Wie bereits mehrfach erwähnt, können Sie mit der Hausverwaltung sehr individuelle Absprachen treffen, welche Services und Aufgaben im Angebotspaketenthalten sind. Grundsätzlich sind es vor allem die folgenden Elemente, von denen dieKosten abhängen:

• Art der Verwaltung (Eigentümergemeinschaft oder Mietshausverwaltung)
• Anzahl der Wohneinheiten
• Zustand der Immobilie
• Lage des Mietshauses
• Umfang der Aufgaben
• Mietklientel (strukturschwaches Gebiet, komplizierte Mieter)
• Erreichbarkeit der Hausverwaltung (klassische Arbeitszeiten oder 24-Stunden Service)

All diese Faktoren können die Gesamtkosten der Hausverwaltung zum Teil maßgeblich beeinflussen. Was nun die konkreten Kosten betrifft, so können diese im Rahmen der Vertragsfreiheit frei vereinbart werden, weil es weder eine Gebührenordnung noch anderweitige gesetzliche Vorschriften gibt, welche Kosten eine Hausverwaltung vereinnahmen darf. Damit Sie dennoch einen Anhaltspunkt haben, welche Kosten für die Hausverwaltung zukünftig auf Sie zukommen könnten, möchten wir im Folgenden einige typische Kostenelemente aufzeigen:

• 150 bis 350 € im Jahr pro Wohneinheit
• 3,00 - 8,00 € pro vorhandener Garage im Monat
• 50 bis 70 € pro Stunde bei Teilnahme an Eigentümerversammlungen
• Verwaltung von Sondereigentum: 4 bis 6 % der Miete

Beispielrechnung: Ihnen gehören zwei Mietshäuser mit insgesamt zehn Parteien. Für den Einsatz einer professionellen Hausverwaltung müssen Sie mit Kosten in Höhe von 1.500 € bis 4.000 € pro Jahr rechnen.

Wie zuvor bereits kurz angesprochen, handelt es sich beim Hausverwalter weder um einen geschützten Beruf noch ist hierzulande eine bestimmte Qualifikation vorgeschrieben, damit die Tätigkeit ausgeübt werden darf. Dennoch haben Hausverwalter die Möglichkeit, ihre Qualifikation durch bestimmte Ausbildungen oder auch Studiengänge nachzuweisen und damit natürlich die Chancen am Markt zu verbessern. Infrage kommen in dem Zusammenhang insbesondere die folgenden Nachweise:

• Ausbildung zum Immobilienkaufmann
• Studiengänge mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft
• Studiengänge mit Schwerpunkt Immobilienmanagement

Sicherlich ist es auch für Immobilieneigentümer sinnvoll, bei der Auswahl der Hausverwaltung auf solche Qualifikationen zu beachten. Umso eher eine Ausbildung oder ein Studium in Richtung Immobilienwirtschaft und Verwaltung besteht, desto größer sind die Chancen, dass es sich um einen qualifizierten Hausverwalter handelt, der Ahnung von der Materie hat. Als Unterstützung gibt es einige Ratschläge und Tipps, die Ihnen dabei helfen können, die passende Hausverwaltung zu finden.
Darauf möchten wir in unserem nächsten Abschnitt etwas näher eingehen.

Wie wir bereits erwähnt haben, ist der Wettbewerb unter den Hausverwaltungen am Markt groß. Daher ist es nicht ganz einfach, die Spreu vom Weizen trennen. Es gibt jedoch einige hilfreiche Tipps, mittels derer Sie als Eigentümer eine gute Chance haben, die für Sie passende Hausverwaltung zu finden.

Auf folgende Merkmale sollten Sie bei den infrage kommenden Hausverwaltungen achten. Diese können Ihnen dabei helfen, den für Sie optimalen Anbieter zu finden. Für eine professionelle Hausverwaltung sprechen insbesondere die folgenden Punkte:

• Gute (interne) Organisation der Hausverwaltung
• Qualifikation des Hausverwalters
• Umfangreiches kaufmännisches Know-How
• Mehrere Jahre Erfahrung in der Branche
• Gute Reputation, Referenzkunden
• Die Hausverwaltung ist Mitglied in einem bekannten Verwalterverband

Diese Punkte können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein.