Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?
Was macht eine Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung ist eine Organisation oder ein Dienstleister, der die wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Aufgaben rund um eine Immobilie übernimmt. Sie handelt dabei im Auftrag der Eigentümer – entweder eines einzelnen Eigentümers oder einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).
Es gibt drei Arten einer Hausverwaltung:
- WEG-Verwaltung (für Eigentümergemeinschaften)
- Mietverwaltung (für vermietete Immobilien einzelner Eigentümer)
- Sondereigentumsverwaltung (z. B. einzelne Wohnungen innerhalb einer WEG)
WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung – was ist der Unterschied?
| Verwaltungsart | Definition | Aufgaben (Auswahl) | Rechtsgrundlage / Besonderheit |
|---|---|---|---|
| WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) | Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) im Interesse aller Eigentümer. Der Verwalter wird durch Beschluss bestellt. |
|
Geregelt im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) |
| Mietverwaltung | Verwaltung eines Mietobjekts im Eigentum einer Person (kein Wohnungseigentum, sondern klassisches Mietshaus). Beauftragung erfolgt vertraglich. |
|
Keine spezielle gesetzliche Regelung – basiert auf Vertrag |
| Sondereigentumsverwaltung (SEV) | Verwaltung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung innerhalb einer WEG im Auftrag eines Eigentümers. |
|
Vertraglich geregelt, keine eigene gesetzliche Grundlage |
Was macht eine Hausverwaltung?
Die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) organisiert und steuert das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie handelt dabei im Auftrag der Eigentümer und ist an die Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) gebunden.
Zentrale Grundlage sind insbesondere die §§ 19, 24, 27, 28 und 9b WEG.
Die Aufgaben der WEG-Verwaltung lassen sich in drei Hauptbereiche einteilen:
1. Kaufmännische und organisatorische Aufgaben
- Erstellung und Überwachung des Wirtschaftsplans (§ 28 WEG)
- Gegenüberstellung von Einnahmen (Hausgeld) und Ausgaben
- Erstellung der Jahresabrechnung für alle Eigentümer
- Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung (§ 24 WEG)
- mindestens einmal jährlich
- fristgerechte Einladung (in der Regel 3 Wochen)
- Dokumentation der Beschlüsse
- Verwaltung des Hausgeldes und laufende Zahlungsüberwachung
Ziel: Sicherstellung einer transparenten und geordneten Finanzverwaltung der WEG.
2. Technische und bauliche Aufgaben
Die WEG-Verwaltung sorgt für den Erhalt des Gemeinschaftseigentums:
- Organisation und Überwachung von Instandhaltung und Instandsetzung (§ 19 WEG)
- Beauftragung von Handwerkern und Fachfirmen im Rahmen von Beschlüssen
- Umsetzung beschlossener Sanierungsmaßnahmen
- Verwaltung und Planung der Instandhaltungsrücklage
- Unterstützung bei der langfristigen Werterhaltung der Immobilie
Ziel: Der bauliche Zustand des Gebäudes bleibt funktionsfähig und werthaltig.
3. Rechtliche und vertretende Aufgaben
- Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen
(z. B. Mahnungen, behördliche Schreiben, Gerichtspost) - Durchsetzung von Ansprüchen der WEG
(z. B. Hausgeldrückstände, Sonderumlagen) - Außergerichtliche und gerichtliche Vertretung der WEG (§ 9b WEG)
- Umsetzung und Durchsetzung von Eigentümerbeschlüssen
Ist eine externe Vergabe der Hausverwaltung Pflicht?
Eine externe WEG-Verwaltung ist gesetzlich nicht verpflichtend. Nach § 26 Abs. 1 WEG entscheiden die Wohnungseigentümer frei, ob sie einen Verwalter bestellen oder die Verwaltung selbst übernehmen. Eine Selbstverwaltung ist daher grundsätzlich zulässig.
Allerdings kann es vorkommen, dass einzelne Eigentümer aufgrund von organisatorischen, kaufmännischen oder rechtlichen Problemen die Bestellung eines externen Verwalters verlangen. In der Praxis führt das häufig dazu, dass die Gemeinschaft doch einen professionellen Verwalter einsetzt.
Wann ist eine WEG-Selbstverwaltung sinnvoll?
Die Selbstverwaltung hängt stark von der Größe und Struktur der Eigentümergemeinschaft ab:
- Sinnvoll bei kleinen WEGs (ca. bis 10 Einheiten)
- Eigentümer kennen sich meist persönlich
- kurze Entscheidungswege und geringerer Verwaltungsaufwand
Bei größeren WEGs wird die Selbstverwaltung schnell unübersichtlich und konfliktanfällig, weshalb dort meist ein externer Verwalter eingesetzt wird.
Formen der WEG-Selbstverwaltung
Grundsätzlich gibt es zwei Modelle:
| 1. Gemeinsame Verwaltung durch alle Eigentümer | 2. Bestellung eines Eigentümers als interner Verwalter |
|
In der Praxis ist diese Variante meist die einfachere und rechtssicherere Lösung. |
Wie viel kostet eine externe Hausverwaltung?
Die Kosten einer externen Verwaltung hängen von mehreren Faktoren ab:
- Anzahl der Wohneinheiten (je mehr Einheiten, desto geringer der Preis pro Einheit)
- Umfang der Leistungen
- Lage der Immobilie (Großstadt meist teurer als ländlich)
- Zustand des Gebäudes (Sanierungsbedarf erhöht den Aufwand)
Die Vergütung wird in der Regel pro Wohneinheit berechnet und von der WEG getragen.
- Vermietende Eigentümer können die WEG-Verwalterkosten nicht auf Mieter umlegen
- Sonderleistungen (z. B. große Sanierungen oder zusätzliche Versammlungen) werden meist separat vergütet
- Mietverwaltung wird häufig prozentual nach Mieteinnahmen berechnet
- Sondereigentumsverwaltung ist meist teurer als reine Mietverwaltung
- Grundkosten Hausverwaltung: ca. 150–350 € pro Wohneinheit und Jahr
- Garagen/Stellplätze: ca. 3–8 € pro Monat je Einheit
- Sonderleistungen (z. B. Eigentümerversammlung): ca. 50–70 € pro Stunde
- Sondereigentumsverwaltung: ca. 4–6 % der Mieteinnahmen
- Kleine Objekte: eher untere Kostenspanne, große/komplexe Objekte deutlich teurer
- Gesamtkosten steigen mit Objektgröße, Aufwand und Zusatzleistungen
Wie findet man den richtigen Hausverwalter?
Eine feste Berufsausbildung für Hausverwalter ist nicht vorgeschrieben, umso mehr sollten Sie bei der Auswahl folgende Punkte prüfen:
- Hat der Verwalter eine Berufsausbildung in der Immobilienbranche – ist er Immobilienkaufmann oder -fachwirt? Wenn ja, verfügt der Verwalter über ein kaufmännisches, technisches und juristisches Basiswissen, das er für die Hausverwaltung braucht.
- Gibt der Verwalter Referenzen an oder kennen Sie selbst jemanden, der bereits Erfahrung mit dem Verwalter gesammelt hat? Anhand der Referenzen oder der Berichte von Bekannten können Sie erfahren, ob der Verwalter verlässlich arbeitet.
- Ist die Büroorganisation des Verwalters professionell und transparent? Schriftstücke wie die Jahresabrechnung sollten immer sorgfältig verfasst sein. Außerdem sollte der Verwalter immer gut erreichbar sein oder sich vertreten lassen, das zeugt von Zuverlässigkeit.
- Besitzt der Hausverwalter einen ausreichenden Versicherungsschutz? Bei Schäden, die zum Beispiel durch Fahrlässigkeit entstanden sind, sollte der Hausverwalter abgesichert sein. Mögliche Versicherungen wären eine Vertrauensschaden-, Vermögensschaden- oder Betriebshaftpflichtversicherung.
- Bildet sich der Verwalter regelmäßig fort? Immer wieder gibt es gesetzliche Änderungen und neue Gerichtsurteile zum Thema Hausverwaltung. Hausverwalter sollten sich also regelmäßig fortbilden, um auf dem neusten Stand der Dinge zu sein und gute Arbeit leisten zu können. Wenn ein Verwalter Mitglied in einem entsprechenden Verband ist, ist er zur Fortbildung verpflichtet. Die Mitgliedschaft stellt somit einen gewissen Qualifizierungsgrad sicher. Tipp: Über die Datenbanken der Verbände können Sie nach einem Verwalter suchen.
Hausverwaltung: Wie und von wem wird der Verwalter beauftragt?
Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums liegt grundsätzlich bei der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Ein Hausverwalter ist nicht verpflichtend, kann aber nach § 26 Abs. 1 WEG durch Beschluss bestellt oder abberufen werden – entweder als Eigentümer oder als externer Verwalter.
Die Bestellung erfolgt in der Regel in der Eigentümerversammlung, in der auch wichtige Vertragsbestandteile wie Vergütung und Laufzeit festgelegt werden. Die Amtszeit beträgt bei Erstbestellung bis zu drei Jahre, danach bis zu fünf Jahre; eine Wiederwahl ist möglich (§ 26 Abs. 2 WEG).
Der Verwaltungsbeirat unterstützt dabei als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung und bereitet Entscheidungen vor (§ 29 WEG).
Miet- und Sondereigentumsverwaltung
Bei der Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung besteht dagegen keine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung durch eine Gemeinschaft. Eigentümer können frei entscheiden, wen sie beauftragen und welche Leistungen vertraglich vereinbart werden.
Wann und wie ist eine Hausverwaltung kündbar?
Die Kündigung einer WEG-Verwaltung ist heute flexibler geworden, erfordert aber weiterhin die klare Trennung zwischen Abberufung und Vertragsbeendigung. Bei Miet- und Sondereigentumsverwaltung entscheidet allein der Vertrag über Fristen und Kündigungsregeln.
Kündigung einer WEG-Verwaltung
Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann den WEG-Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG) – ein „wichtiger Grund“ ist dafür seit der WEG-Reform nicht mehr erforderlich.
Wichtig ist die Unterscheidung:
- Abberufung des Verwalters (Beschluss der Eigentümer)
- Kündigung des Verwaltervertrags (separater Vertragsschritt)
Wird der Verwalter ohne wichtigen Grund abberufen, endet der Vertrag in der Regel erst sechs Monate nach der Abberufung. In dieser Zeit behält der Verwalter grundsätzlich seinen Vergütungsanspruch, abzüglich ersparter Aufwendungen.
Kündigung einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung
Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung gilt das WEG nicht. Die Kündigung richtet sich ausschließlich nach dem Verwaltungsvertrag.
Typisch sind:
- ordentliche Kündigung: meist mit Frist von ca. 3 Monaten zum Jahresende
- automatische Verlängerung, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird
- fristlose Kündigung: nur aus wichtigem Grund möglich (z. B. Pflichtverletzung), meist mit kurzer Frist
FAQ - Hausverwaltung
Eine Hausverwaltung übernimmt die organisatorische, kaufmännische und technische Betreuung einer Immobilie. Dazu gehören Abrechnungen, Instandhaltung, Kommunikation mit Mietern und die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Erstellung von Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen
- Organisation von Reparaturen und Instandhaltung
- Verwaltung von Rücklagen und Zahlungen
- Durchführung von Eigentümerversammlungen (bei WEG)
- Beauftragung von Dienstleistern und Handwerkern
Die Hausverwaltung ist die Organisation oder Firma, die Immobilien verwaltet. Der Hausverwalter ist die Person, die die Aufgaben konkret ausführt.
Die Mietverwaltung kümmert sich um vermietete Immobilien eines Eigentümers. Dazu gehören:
- Vermietung und Mietersuche
- Verwaltung von Mieteinnahmen
- Betriebskostenabrechnung
- Organisation von Reparaturen
- Kommunikation mit Mietern
Eine einheitlich offiziell geregelte Abkürzung für Hausverwaltung gibt es nicht. In der Praxis wird jedoch häufig „HV“ verwendet.
Im Zusammenhang mit Wohnungseigentum ist außerdem die Abkürzung „WEG“ gebräuchlich. Sie steht für Wohnungseigentümergemeinschaft und bezeichnet nicht die Hausverwaltung selbst, sondern die Gemeinschaft der Eigentümer, die gemeinsam über die Verwaltung des Gebäudes entscheidet.
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