Wissenswertes zum Verwaltungsbeirat: Grundlegende Rechte und Prüfung des Wirtschaftsplans

Neben dem Wirtschaftsplan selbst gibt es weitere Punkte, die geprüft werden müssen:

• Die kompletten Buchhaltungsunterlagen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (Buchungslisten, Buchungskonten, Saldenaufstellungen) sowie
• Sämtliche Belege der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (Quittungen, Kontoauszüge, Rechnungen, Schriftverkehr, Heizkostenabrechnung, Buchungsbelege)

WEG § 29 Absatz 2 Satz 2
Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 WEG gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Formal
In formaler Hinsicht haben die Verwaltungsbeiräte zu prüfen, ob der Wirtschaftsplan diese nachstehend aufgeführten Punkte beinhaltet und ferner ist zu prüfen, wer den Plan zu welchem Zeitpunkt erstellt hat.
Wirtschaftspläne müssen 4 Punkte beinhalten: 

1. Anteilige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung (Einzelwirtschaftspläne)
2. Voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Gesamtwirtschaftsplan)
3. Geschuldete Vorschüsse einzelner Wohnungseigentümer - kumuliert oder in Einzelsummen 
4. Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu den Rücklagen

Inhalt
Inhaltlich haben die Verwaltungsbeiräte bestmöglich zu klären, 

• ob die in der Wohnungseigentumsanlage geltenden Umlageschlüssel verwandt wurden und,
• ob die Annahmen des Verwalters hinsichtlich der sich im Wirtschaftsplan gemachten Angaben der Höhe und Sache nach korrekt sind.

Bezüglich des Wirtschaftsplans sind den Inhalt betreffend vorrangig diese relevanten Fragen zu prüfen: 

• Beitragsleistung zu den Rücklagen 
  Im Rahmen der Einzelwirtschaftspläne und dem Gesamtwirtschaftsplan sind die Beitragsleistungen zu den Rücklagen gesondert darzustellen, da diese nicht für die laufende Bewirtschaftung der Wohnungseigentumsanlage zur Verfügung stehen. Für die Einzelwirtschaftspläne bedeutet dies allerdings lediglich, dass sowohl der Umlageschlüssel als auch der jeweilige Beitrag darzustellen ist. 
• Einnahmen
  Hat der Verwalter die prognostiziert anfallenden Einnahmen sowie deren voraussichtliche Höhe korrekt erfasst? Unter diese Einnahmen fallen in erster Linie Zahlungen auf eine Abrechnung, Darlehensvaluta und Früchte, wie zum Beispiel Schadenersatzleistungen, Zinsen und Mieten, rückständiges Hausgeld vergangener Jahre, Zahlungen auf Sonderumlagen, Versicherungsleistungen, rückständige und aktuelle Nachschüsse.
• Ausgaben
  Auch bei den Ausgaben stellt sich die Frage: Hat der Verwalter die prognostiziert anfallenden Ausgaben sowie deren voraussichtliche Höhe korrekt erfasst? Unter die Ausgaben fallen in erster Linie die Verwaltungskosten (Versammlungskosten, Vergütung des Verwalters, Bankgebühren, Prozesskosten), Betriebskosten, Kosten baulicher Veränderungen, Bedienung der Forderungen Dritter, die für das laufende Jahr erwartet werden (zum Beispiel für Abgaben oder ein Gutachten), Kosten für Instandsetzung und -haltung, Modernisierungskosten. Darüber hinaus fallen auch Darlehenszinsen unter die Ausgaben.
• Umlageschlüssel
  Dem Wirtschaftsplan ist durch den Verwalter der von den Wohnungseigentümern bestimmte oder der geltende gesetzlich bestimmte Umlageschlüssel zugrunde zu legen. Aus diesem Grund stellt sich für die Verwaltungsbeiräte die Frage, ob der Verwalter bei der Verteilung der voraussichtlichen Einnahmen und Kosten in den Einzelwirtschaftsplänen den in der Wohnungseigentumsanlage geltenden Umlageschlüssel angesetzt hat.   

Grundsätzlich dürfen in einem Wirtschaftsplan Ausgaben wie auch Einnahmen nur dann angesetzt werden, besteht die gesicherte Annahme, dass diese auch tatsächlich und voraussichtlich anfallen werden. Sie müssen demnach entweder im kommenden Wirtschaftsjahr zu erwarten sein oder bereits feststehen. Durch den Verwaltungsbeirat ergeben sich aus diesem Sachverhalt zwei Fragestellungen: 

1. Sind die Annahmen plausibel, die auf den Zahlen/Ergebnissen der Vorjahre beziehungsweise auf den aktuellen Abgaben basieren? Kann dies beispielsweise aufgrund der aktuellen Wohnungseigentümer passen?
2. Worauf (Zahlen/Fakten) basieren die Annahmen des Verwalters für die von ihm veranschlagten Ausgaben und Einnahmen? 

Werden die zu erwartenden Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt, wird offensichtlich, welche Einnahmen die Gemeinschaft für das beplante Wirtschaftsjahr benötigt. Umzulegen ist der errechnete Betrag generell auf alle Wohnungseigentümer, und zwar als Hausgeld (Vorschuss). Aus diesem Kontext ergibt sich für den Verwaltungsbeirat eine weitere Frage:  Wurde die Höhe des jeweiligen Hausgeldes durch den Verwalter zu hoch oder zu niedrig angesetzt?

Hausgeld
Innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft fassen die Wohnungseigentümer meist den Beschluss, dass das Hausgeld jeden Monat bezahlt werden muss. Monatliche Zahlungen zu beschließen ist kein Muss, es besteht darüber hinaus die Möglichkeit einer quartalsweisen Bezahlung oder auch einer jährlichen Einmalzahlung.

Neu entstandene Wohnungseigentumsanlagen 
Der Bauträger als Mehrheitseigentümer neigt vor allem in noch „jungen“ Wohnungseigentumsanlagen dazu, Hausgelder eher zu gering anzusetzen. So kann er die Veräußerung der Wohnungseigentumsrechte fördern. Wohnungseigentümer, die bereits erworben haben, sollten einem solch „unseriösen Treiben“ auf jeden Fall entschieden entgegentreten. 

Stellungnahmen der Verwaltungsbeiräte  
Bevor es zu Beschlüssen hinsichtlich der Vorschüsse kommt, sollte eine Stellungnahme der Verwaltungsbeiräte bezüglich ihrer Prüfung zum Wirtschaftsplan erfolgen.

Welche Rechte Verwaltungsbeiräten, die Wohnungseigentümer sind, generell zukommen, beschließen oder vereinbaren die übrigen Wohnungseigentümer. Wenn, wie es die Regel ist, nichts hinsichtlich der Rechte bestimmt wurde, müssen sich diese aus dem Sinn und Zweck der Einrichtung eines Verwaltungsbeirats ableiten. 

Vorsitz und Gliederung des Verwaltungsbeirats 

• Grundsätzlich hat jeder Verwaltungsbeirat das Recht, sofern die Wohnungseigentümer nichts bestimmt haben, zum Stellvertreter des Vorsitzenden oder zum Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats selbst gewählt zu werden.

Sitzungsprozedere des Verwaltungsbeirats

• Das Recht, zu Sitzungen des Verwaltungsbeirats geladen zu werden, wird jedem Veraltungsbeirat zuteil.
• Neben der reinen Teilnahme an einer Sitzung des Verwaltungsbeirats hat jeder Verwaltungsbeirat das Recht, zu sprechen, über Beschlussanträge abzustimmen sowie Anträge zu stellen. 
• Wird eine Sitzung des Verwaltungsbeirats anberaumt, ist auf die terminlichen Belange der einzelnen Beiräte Rücksicht zu nehmen. Ist ein Verwaltungsbeirat zum Termin einer Sitzung des Verwaltungsbeirats verhindert, kann dieser die Verlegung des Termins verlangen. 
• Konnte ein Verwaltungsbeirat tatsächlich nicht teilnehmen, und es war kein Protokoll angefertigt worden, haben ihn die übrigen Verwaltungsbeiräte umfassend über Inhalt und Verlauf der Sitzung zu informieren.
• Sofern die Wohnungseigentümer nichts anderes bestimmt haben, besteht für einen Verwaltungsbeirat keine Möglichkeit, sich durch einen Dritten auf einer Sitzung vertreten zu lassen.

Willensbildung der Verwaltungsbeiräte

• Bei der Willensbildung des Verwaltungsbeirats hat jeder Verwaltungsbeirat das selbe Stimmgewicht, sofern die Wohnungseigentümer nichts anderes bestimmt haben. 
• Der Verwaltungsbeirat führt Entscheidungen mit einer einfachen Mehrheit herbei. 

Anfechtung der Willensbildung

• Über die Möglichkeit, die Beschlüsse des Verwaltungsbeirats anzufechten, verfügt weder ein Wohnungseigentümer noch ein Verwaltungsbeirat.
• Nach aktuellem Stand sollen Entscheidungen unwirksam werden, die einer ordnungsmäßigen Verwaltung widersprechen. Es bleibt lediglich die Möglichkeit, eine Entscheidung für unwirksam zu erklären, indem auf Feststellung geklagt wird.