Nebenkostenabrechnung unter Berücksichtigung einer Mietminderung

Im Rahmen einer Mietminderung spielt die Nebenkostenabrechnung eine wichtige Rolle, wenn es um die korrekte Berechnung der Mietminderung im Rahmen der jährlichen Endabrechnung geht.

Mietminderung ist für Vermieter und Mieter zumeist ein Stressfaktor. Denn es sind stets Mängel, die einerseits beim Mieter für Unmut sorgen, andererseits für den Vermieter eine potenzielle Mietmindereinnahme und Kosten für die Beseitigung des Mangels bedeuten.

Leider gibt es weder eine allgemeinverbindliche Definition, ab wann eine Beeinträchtigung der Wohnqualität erheblich ist, noch einen anerkannten Katalog für Minderungssätze. Vielmehr ist jeder Fall gegebenenfalls individuell und einzeln vor Gericht auszufechten. Gleichwohl sind im Internet zahlreiche Mietminderungstabellen zu finden, die aufgrund von Gerichtsurteilen zusammengestellt wurden. Sie listen zumeist auf:

• den Grund der Mietminderung
• die Höhe der Minderung in Prozent
• das für das Urteil zuständige Gericht
• die Fundstelle mit näheren Informationen 

Diese Tabellen sind demnach Sammlungen von Gerichtsurteilen, die auf Quellen mit weiteren Informationen zu den Sachverhalten verweisen. Sie bieten eine Orientierung, welche Gründe der Mietminderung bisher verhandelt wurden und welche Minderungssätze dabei zum Tragen kamen. Auf dieser Grundlage lässt sich im Fall eines Mietminderungsbegehrens zwischen dem Mieter und dem Vermieter eine außergerichtliche Einigung erzielen.

Wie lässt sich nun eine Mietminderung korrekt errechnen? Denn allein mit dem Abzug eines Minderungsbetrags von der monatlichen Bruttomiete (Grundmiete + Nebenkosten-Vorauszahlung) ist es nicht getan.

Angenommen, ein Mieter macht wegen länger andauernder Umbauarbeiten im Haus und der damit verbundenen Lärm- und Schmutzbelastung  eine Mietminderung geltend. Er ist berechtigt, den Minderungsbetrag von der monatlichen Bruttomiete abzuziehen – also von dem Betrag, den der Mieter an den Vermieter überweist.

Nun beginnt aber ein kleiner denksportlicher und rechnerischer Hürdenlauf, der mit einem Beispiel veranschaulicht und bewältigt werden soll:

1. Der Mieter Mustermann bezahlt monatlich eine Grundmiete von 1000 Euro. Dazu kommt eine Vorauszahlung von 300 Euro. Macht zusammen eine so genannte vereinbarte Bruttomiete von monatlich 1300 Euro. Davon zieht der Mieter 6 Monate lang 40 % als Minderungsbetrag ab – nämlich so lange, bis die Bauarbeiten abgeschlossen sind. Das sind monatlich 520 Euro. Er bezahlt demnach 6 Monate lang nur 780 Euro Miete im Monat: Mtl. Bruttomiete – Minderungsbetrag in % = geminderte Bruttomiete  
2. Die Mietminderung hat jedoch auch Auswirkungen auf die Nebenkosten. Diese können aber erst als endgültige Beträge mit der Nebenkostenabrechnung ermittelt werden. Daher müssen die Berechnungen den Abrechnungszeitraum von 12 Monaten berücksichtigen. Insgesamt bezahlt der Mieter für 12 Monate also anstatt der vollen, vereinbarten Brutto-Jahresmiete von 15.600 Euro nur die geminderte Miete von 12.480 Euro (Differenz von 6 x 520 Euro = 3.120 Euro): Jahres-Bruttomiete – geminderte Jahres-Bruttomiete = Jahres-Minderungsbetrag  
3. Nun kommen die schon erwähnten Nebenkosten ins Spiel, die ebenfalls durch den Mietminderungsgrund beeinträchtigt werden: Um wie viel werden die Nebenkosten durch die geminderte Nutzungsqualität reduziert? Dazu muss zunächst der Minderungsfaktor ermittelt werden: Von der vereinbarten Brutto-Jahresmiete von 15.600 Euro hat Herr Mustermann nur 12.480 Euro bezahlt. Diesen Betrag dividiert der Vermieter durch 15.600 und erhält den Minderungsfaktor 0,80.  geminderte Jahres-Bruttomiete : Jahres Bruttomiete = Minderungsfaktor 
4. Den Minderungsfaktor 0,80 multipliziert der Vermieter mit der Endsumme der Nebenkostenabrechnung. Bei einem Nachzahlungsbetrag von beispielsweise 480 Euro, den der Mieter noch zu entrichten hat, resultiert daraus der geminderte Nachzahlungsbetrag von 480 x 0,80 = 384 Euro. Nachzahlungsbetrag der Nebenkostenabrechnung x Minderungsfaktor = geminderter Nachzahlungsbetrag    

Per Saldo ergibt sich für Herrn Mustermann aufgrund der Mietminderung von 40 % während 6 Monaten und einem Nebenkosten-Minderungsfaktor von 0,8 eine Mietgesamtbelastung von 12.864 Euro anstatt der (ungeminderten) tatsächlichen Bruttomiete von 16.080 EURO (12 x 1.300 + 480). 

Besitzt ein Vermieter eine Eigentumswohnung in einer Wohnimmobilie, die von einer Hausverwaltung betreut wird, stellt sich die Abrechnungssituation im Fall einer Mietminderung durch seinen Mieter etwas anders dar. Denn in der Regel erhält der Vermieter von der Hausverwaltung eine Hausgeld-Abrechnung. Darin enthalten sind

umlagefähige Nebenkosten (Betriebskosten) wie z.B.:

• Heizung
• Wasser
• Abwasser
• Müllentsorgung
• Hausmeister
• Reinigung
• Fahrstuhlwartung
• Grundsteuer

nicht umlagefähige Kosten

• Ausgaben für die Instandhaltung der Wohnung bzw. Instandhaltungsrücklage
• Verwaltungskosten 

Die Hausgeldabrechnung ist zwar die Basis bei der Nebenkostenabrechnung, der Vermieter muss aber die nicht umlagefähigen Nebenkosten aus der Hausgeld-Abrechnung herausrechnen. Im Allgemeinen macht die Hausverwaltung kenntlich, welche Nebenkosten der Vermieter an seinen Mieter weitergeben kann. 
Eine weitere Problematik stellt der Widerstreit von Leistungsabrechnung und Ausgabenrechnung dar. 

Die Leistungsabrechnung besagt, dass der Vermieter nur umlagefähige Kosten weitergeben kann, die auch im Abrechnungszeitraum entstanden sind. Es gibt jedoch auch die Ausgabenrechnung, bei dem das Abflussprinzip zum Tragen kommt. Hierbei ist der Zeitpunkt entscheidend, an dem die Rechnung bezahlt wurde. Sind Kosten entstanden, die erst nach dem Abrechnungszeitraum vom Vermieter bezahlt wurden – beispielsweise die Heizölrechnung – käme das Abflussprinzip zum Tragen. Das wäre jedoch im strengen Sinne des Gesetzes keine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung und ist auch von manchen Gerichten in der Vergangenheit nicht anerkannt worden. Es gibt jedoch mittlerweile auch Gerichtsurteile, die eine Karenzzeit von einigen Wochen einräumen. 

Sogar der BGH hat 2008 in seinem Urteil (Az VIII ZR 49/07) grundsätzlich einer Abflussregelung zugestimmt mit der Begründung, dass es dem Eigentümer einer Eigentumswohnung nicht zuzumuten ist, dass er die Abrechnung der Hausverwaltung in eine mietergerechte Leistungsabrechnung umrechnet.

Besitzer einer vermieteten Eigentumswohnung haben wie Hausbesitzer die Verpflichtung, nach Ablauf des Geschäftsjahres  innerhalb von 12 Monaten die Nebenkostenabrechnung dem Mieter vorzulegen. Das Geschäftsjahr richtet sich nach dem Beginn des Mietvertrags und dauert 12 Monate. Häufig wird aus organisatorischen Gründen zwischen Vermieter und Mieter eine Zwischenabrechnung vereinbart, wenn beispielsweise die gemeinsame Hausverwaltung aller Wohnungsbesitzer der Immobilie ein abweichendes Geschäftsjahr für die Nebenkostenabrechnung ansetzt. Dieses kann, muss aber nicht identisch mit dem Kalenderjahr sein.

In jedem Fall muss der Vermieter der Eigentumswohnung warten, bis er von der Hausverwaltung die Hausgeld-Abrechnung erhält. Denn sie ist, wie oben beschrieben, die Grundlage für die Nebenkostenabrechnung an den Mieter und erfordert daher noch ein wenig Bearbeitungszeit. 

Eine weitere Verzögerung ergibt sich daraus, dass die Hausverwaltung bei der nächsten Eigentümerversammlung entlastet werden muss. Das heißt, dass die Hausgeldabrechnungen von den Eigentümern als richtig bestätigt werden. Ob schon vor der Eigentümerversammlung der Wohnungsbesitzer berechtigt ist, seinem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorzulegen, ist rechtlich nicht eindeutig geregelt. 

Daher der Tipp: Wenn der Termin der Eigentümerversammlung genügend Spielraum bietet, um vor Ablauf der 12-monatigen Abrechnungsfrist die Nebenkostenabrechnung für den Mieter zu erstellen, ist es am besten, so lange warten. Sollte es sehr knapp werden mit der Einhaltung der zwölfmonatigen Berechnungsfrist, dann lieber beizeiten den Mieter über eine allfällige Verzögerung und ihre Gründe informieren, so dass der Nachforderungsanspruch bei Überschreitung der 12 Monate trotzdem erhalten bleibt.

Es sollte nicht vorkommen, trotzdem passiert es zuweilen: Die Abrechnung der Hausverwaltung ist fehlerhaft. Deshalb hat der Vermieter einer Eigentumswohnung die Pflicht, die Hausgeld-Abrechnung kritisch auf Fehler zu prüfen. Erst wenn er sicher ist, dass alles eine Richtigkeit hat, sollte er für seinen Mieter die Nebenkostenabrechnung erstellen. 

Findet sich ein Fehler, ist der Vermieter in der Pflicht, diesen bei der Hausverwaltung anzumahnen und auf Berichtigung hinzuwirken.

Was nicht geht, ist, den Mieter an die Hausverwaltung zu verweisen. Denn der wird sagen, dass nicht die Hausverwaltung, sondern der Vermieter sein Vertragspartner ist und damit für die Fehlerkorrektur zuständig. Sollte sich daraus ein materieller Schaden für den Mieter ergeben, wird er diesen dem Vermieter anlasten. Der Vermieter hat dann das Recht, die Hausverwaltung ggf. auf Schadenersatz zu verklagen.