Umlagefähige Betriebskosten – welche Nebenkosten Sie an den Mieter weiterberechnen dürfen

Leider macht sich nicht jeder Mieter klar, dass die Gesetzgebung ein scharfes Auge auf die Rechte- und Pflichtenverteilung zwischen Vermieter und Mieter hat – also darüber wacht, dass sich keine Partei übervorteilt zu fühlen braucht. Das gilt auch für die Regelung der Betriebs- bzw. Nebenkosten, die eindeutig festgelegt sind und an die sich die Vermieter halten müssen. Deshalb ist es natürlich auch für Sie als Vermieter von Interesse zu wissen, was an Kosten umlagefähig ist:

• Kosten für Wasserverbrauch und Grundstücksentwässerung
• Gegebenenfalls gesplittete Abwassergebühr: bei vielen Kommunen getrennte Berechnung von Schmutz- und Niederschlagswasser. 
• Gebühren für Miete oder Leasing von Wasserzählern, Kosten für den Betrieb hausinterner Wasseraufbereitungs- und/oder Wasserversorgungsanlagen. 
• Nicht umlegbar sind Reparaturen an den Wasserleitungen (z.B. Korrosionsschutz)

Gebühren für die regelmäßige Müllentsorgung (i.d.R. getrennt nach Müllart) sowie Straßenreinigung im Grundstücksbereich. Nicht umlegbar: Anschaffungskosten der Müllbehälter (Tonnen, Container)

Die erste Position der Heizkostenabrechnung betrifft die Kostenaufstellung der gelieferte(n) Energiemenge(n),  z.B. Öl oder  Gas. Weitere Kostenpositionen sind Bedienung, Wartung, Anlagenreinigung, Betzriebsstrom zum Betreiben der Heizungsanlage, ggf. Miete/Leasing der Erfassungsgeräte. Diese Kosten können alle umgelegt werden. Die Besonderheit: Laut Heizkostenverordnung dürfen nur zwischen  50 und 70% verbrauchsabängig abgerechnet werden, der Rest nach beheizbarer Wohnfläche bzw. nach umbautem Raum.

Nicht umlagefähig sind Reparaturkosten an der Heizungsanlage - auch nicht, wenn sie im Rahmen von Wartungsarbeiten durchgeführt wurden.

Die Reinigung der hausinternen Gemeinschaftsanteile, z.B. Treppenhaus (inkl. Fenster), Aufzugskabine, Waschküche. Auch der eventuelle Einsatz eines Kammerjägers im Bereich der Gemeinschaftsanteile ist umlegbar.

Nicht alle Hausmeisterarbeiten sind umlagefähig. 
Umlagefähig: Reinigungs- und Kontrollarbeiten
Nicht umlagefähig: Reparatur- und allgemeine Verwaltungsarbeiten 

Tipp: Zur besseren Unterscheidung bei der Betriebskostenabrechnung ist der Abschluss von zwei Verträgen mit dem Hausmeister über umlegbare und nicht umlegbare Arbeiten empfohlen.

Die Schornsteinreinigung und die gesetzliche Immissionsmessung sind separat umlegbar, wenn der Mieter die Heizkosten direkt mit dem Energielieferanten (z.B. Statdwerke) abrechnet, ansonsten sind sie Teil der Heizkostenabrechnung.

Aufzugskosten für Pflege/Reinigung, technische Kontrolle der Betriebsbereitschaft und -sicherheit, Beaufsichtigung, Bedienung, Betriebsstrom sind umlegbar auf alle Mieter – unabhängig von Stockwerk und Nutzung. Es gibt jedoch vereinzelt Gerichtsurteile, die den Erdgeschossmieter unter bestimmten Voraussetzungen von den Aufzugskosten befreien.

Stromkosten für alle gemeinschaftlich genutzten Beleuchtungsanlagen im Grundstücksaußenbereich und im Innern: z.B. Hausflur, Treppenhaus, Kellerbereich

Lange Zeit waren die Kabelgebühren auf den Mieter umlegbar, egal ob er Kabelfernsehen nutzte oder nicht. Ab 1. Juli 2024 ist das nicht mehr möglich, die Kabelfernsehgebühren gehören dann endgültig nicht mehr in den Mietvertrag und die Nebenkostenabrechnung. Die Regelung gilt allerdings nur für die Kosten für das TV-Signal. Die Kosten für den Betriebsstrom der Anlagen und die Wartungskosten bei Gemeinschaftsantennenanlagen sind auch nach dem 1. Juli 2024 weiterhin umlagefähig. 

Mehr Informationen hier: Kabelfernsehen Mietwohnung.

das Schneiden, Bewässern und Harken zur Pflanzenpflege, auch die Pflege des privaten Spielplatzes ist umlagefähig. Die Umlage für die alljährliche Beschaffung von Pflanzen zur Erneuerung beispielsweise im Winter abgestorbener Pflanzen ist möglich. Allzu umfangreiche Neubepflanzungen kann hingegen vom Mieter zumindest infrage gestellt werden. 

Kosten für den Betrieb eines Waschkellerraum können umgelegt werden.

Diverse Versicherungen die das Risiko von Sachschäden und der Haftpflicht (z.B. Wasserrohrbruch, Brand, Glasbruch, Aufzugnutzung) im direkten Zusammenhang mit dem Mietobjekt abdecken, sind umlagefähig.

Die Grundsteuer ist umlegbar. Die Erläuterung der Berechnung der Grundsteuer und wie sie auf die Mieter umgelegt wird, ist sehr umfangreich und kann an anderer Stelle ausführlich nachgelesen werden.

Unter Sonstige Betriebskosten zählen laufende Nebenkosten, die in den o.g. Auflistung nicht genannt sind z.B. Pflege einer Gemeinschaftssaunaanlage, Wartung der Rauchmeldersysteme, Dachrinnenreinigung. Alle Arbeiten und Maßnahmen müssen jedoch einzeln im Mietvertrag aufgeführt sein.

Im Folgenden wird auf ein paar „Spezialitäten“ hingewiesen, die dem besseren Verständins der o.g. Positionen der Nebenkosten dienen. 

Sie können die Kosten für alle Arbeiten und Maßnahmen die im Zusammenhang mit Instandsetzung und Reparatur nicht an den Mieter weitergeben. Wenn also beispielsweise eine gemeinsam genutzte Profi-Waschmaschine kaputtgeht, gehen die Kosten dafür auf Ihre Kappe.

In vielen Städten und Gemeinden ist man zur Trennung der Gebührenberechnung von Schmutzwasser- und Niederschlagswasser übergegangen. Für Schmutzwasser bezahlen Sie als Vermieter auf der Grundlage, wie viel Sie an Frischwasser bezogen haben – also verbrauchsabhängig. Die Berechnung der Kosten für Niederschlagswasser richtet sich nach dem versiegelte Flächenanteil des Grundstücks.

Wenn sich herausstellt, dass plötzlich der Wasserverbrauch Ihrers Mietobketes überdurchschnittlich angestiegen ist, kann der Mieter die Bezahlung der dafür berechneten Kosten verweigern. Dann ist es Ihre Aufgabe, den Sachverhalt aufzuklären und gegebenenfalls die Ursachen zu beseitigen. So können z.B. bei einem Wasserrohrbruch im Haus weder die Reparaturarbeiten noch der erhöhte Wsserverbrauch auf den Mieter umgelegt werden.

Treppenhaus, Flure, Hobby- und Wäschetrockenräume etc. werden zwar oft mitgeheizt, deren Verbrauch aber ist aber schwer festzustellen. Deshalb gilt hier die Regelung, dass nach Berechnung und Umlage aller Heizkosten auf die Einzelwohnungen ein Rest bleibt, der dann wiederum nach dem Verbrauch der jeweiligen Wohnungen umgelegt wird. Hierbei gilt jedoch die Saunaanlge nicht. Die Kostenumlage dafür sollte unter „Besondere Betriebskosten“ im Mietvertrag ausdrücklich genannt sein.

Mit dem Argument der Rundum-Sicherheit schließen Wartungsfirmen für Aufzüge gerne Vollwartungsverträge ab. Das nimmt Ihnen zwar eine Sorge ab und aus Sicht der Sicherheitsanforderungen ist ein solcher Vertrag auch sinnvoll, aber bei der Betriebskostenabrechnung lauert der Pferdefuß: die Reparaturkosten, denn diese sind nicht umlagefähig. Reine Wartungsarbeiten hingegen können Sie auf die Mieter umlegen.