Die Nebenkostenabrechnung: Nicht immer einfach, aber keine Wissenschaft

Eine Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung muss nicht nur inhaltlich richtig, sondern für den Mieter so angelegt sein, dass er sie ohne Schwierigkeiten nachprüfen kann, ansonsten kann er Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen. Auf den ersten Blick mag das vielleicht nicht einfach sein angesichts der zahlreichen Angaben, die zu berücksichtigen und in logischen Zusammenhang zu bringen sind. Deshalb sollten Sie methodisch vorgehen und vor der Errechnung der anteiligen Nebenkosten eine vollständige Liste vorliegen haben und zwar nach 

• umlagefähigen Nebenkosten und
• nicht umlagefähigen Nebenkosten, 

damit die vorgeschriebene Darstellung der Gesamtkosten möglich ist. Die nicht umlagefähigen Nebenkosten dürfen Sie natürlich nicht weiterberechnen. Zudem müssen Sie unterscheiden in 

• laufende und 
• feste Kosten 

sowie in 

• verbrauchsabhängige und 
• wohnflächenabhängige Kosten. 

Diesen Beträgen müssen Sie die für den Mieter geltenden Verteilerschlüssel zuordnen und dann den Betrag je Position herausrechnen.
    
Für die Abrechnungsübersicht bedienen Sie sich am besten eines der zahlreichen Formulare, die es im Internet zum Herunterladen gibt. Prüfen Sie dabei, ob die aufgeführten Positionen den umlagefähigen Positionen entsprechen, die für Ihre Kostenabrechnung gelten. Weitere Angaben, die normalerweise im Kopf der Abrechnung stehen, betreffen:

• Objekt (z.B. Adresse)
• Name des Vermieters
• Name des Mieters 
• Abrechnungszeitraum 
• Nutzungszeitraum 
• Gesamtwohnfläche in qm (bei Mehrparteien-Objekt)
• Gesamt-Personenzahl (bei Mehrparteien-Objekt) 
• Wohnfläche des Mieters in qm
• Personenzahl in der Mieter-Wohnung 

Im Anschluss folgt die tabellarische Darstellung mit den Spalten:

• Betriebskostenart 
• Gesamt-Jahreskosten je Betriebskostenart in Euro (für das gesamte Wohnobjekt)
• der Verteilerschlüssel (z.B. nach Wohnfläche, Verbrauch oder Rechnungsnachweis)
• Mieter-Anteil (Bruchteil der Gesamtkosten, der auf den Mieter entfällt)

Zur Übersicht gehören auch die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters, die zum Gesamtbetrag summiert werden. Diesem Gesamtbetrag wird die Summe des Nebenkosten-Mieteranteils (letzte Spalte der Tabelle) gegenübergestellt. Daraus ergibt sich der Nachzahlungs- oder Guthaben-Betrag für den Mieter. 

Für den Mieter ist es wichtig zu erkennen, über welchen Zeitraum die Kosten angefallen sind. Der darzustellende Zeitraum liegt daher bei genau 12 Monaten und zumeist vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Das ist nicht zwingend, der Zeitraum kann z.B. auch vom 1. Juni des vergangenen Jahres bis 31. Mai dieses Jahres betragen – Hauptsache auf den Tag genau 12 Monate. 
    
Eine Ausnahme bildet die Endabrechnung, wenn Ihr Mieter zwischenzeitlich auszieht, dann ist die anteilige Berechnung mittels einer Zwischenablesung z.B. von Gemeinschaftsstrom und Heizung erforderlich, ebenso die Berechnung der festen Kosten, z.B. Müllgebühren. 

Um die Nebenkosten-Endabrechnung Ihrem Mieter zu präsentierten , haben sie ein Jahr Zeit. Lassen Sie die Frist verstreichen, können Sie keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Haben Sie hingegen die Abrechnung fristgerecht dem Mieter präsentiert, aus der eine Forderung hervorgeht, ist die Verjährungsfrist 3 Jahre, in der Sie diese Forderung geltend machen können.

Hat dagegen der Mieter Anspruch auf ein Guthaben bzw. eine Rückzahlung, bleibt dieser auch bei verspäteter Rechnungstellung erhalten. 

Für Vermieter gilt, dass Guthabenbeträge der Mieter sofort fällig werden. Als Vermieter sollten Sie daher den Guthabenbetrag zeitgleich mit der Zustellung der Betriebskostenabrechnung überweisen. 

Im Gegenzug hat Ihr Mieter einen Monat Zeit, um die Abrechnung zu prüfen, wenn er eine Nachzahlung zu leisten hat. Das sollten Sie bei Ihrer Zahlungsfrist berücksichtigen. 

Die Widerspruchsfrist des Mieters gegen Ihre Betriebskostenabrechnung beträgt ebenfalls ein Jahr, beispielsweise, wenn er konkrete Gründe nennt, z.B. glaubt, dass eine Position falsch berechnet sei. Dazu hat er das Recht, die bei Ihnen lagernden Belege einzusehen.

Wie bei allen Zahlungsunwilligen können Sie auch gegen einen säumigen Mieter vorgehen, entweder mit einem Mahnbescheid oder durch ein Klage. 

Eine weitere Möglichkeit ist die ordentliche Kündigung. Dafür müssen aber 3 Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Nachforderung der Betriebskosten beträgt mehr als eine Monatsmiete
• Die Zahlungsnachforderung ist älter als ein Monat
• Mindestens einmalige Mahnung auf die ausstehende Zahlung

 Eine fristlose Kündigung ist nur möglich, wenn es sich um Zahlungsrückstände regelmäßig zu entrichtender Beträge handelt – also bei Miete oder  den monatlichen Nebenkosten-Vorauszahlungen. Auch wenn Zahlungsrückstand bei der Kaution besteht. 

Früher galt die Faustregel, dass eine Abweichung zwischen angegebener und tatsächlicher Wohnflächenangabe eine Differenz von maximal 10% toleriert wird. Mit BGH-Urteil aus 2018, Az VIII ZR 220/17, muss nun die Wohnfläche genau berechnet und im Mietvertrag eingetragen sein. Wie diese Vermessung und Berechnung vorgenommen wird, welche Vorgaben dafür gelten und welche Räume mit welchem Anteil in die Wohnfläche einebzogen  werden dürfen, ist ein Kapitel für sich, auf das hier nicht eingegangen werden kann. 

Wichtig ist die exakte Angabe der Wohnfläche in Quadratmeter im Mietvertrag. Denn sie ist die Basis für die Betriebskosten bei den Wohnflächen abhängigen Nebenkosten. Wenn diese Angabe nicht stimmt, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Wohnfläche ist zu groß angegeben. Dann berechnen Sie zu unrecht auch die betreffenden Nebenkosten zu hoch. Wenn der Mieter Einspruch erhebt, müssen Sie zurückzahlen.
2. Die Wohnfläche ist zu klein angegeben und sie berechnen zu wenig Nebenkosten, dann können Sie die Flächenangabe zwar korrigieren, aber nur für die Zukunft die Kosten neu berechnen. Nachforderungen können Sie für vergangene Abrechnungen nicht stellen.

Unser Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Grundflächenangabe im Mietvertrag stimmt, beauftragen Sie am besten einen unabhängigen Sachverständigen, der im Beisein des Mieters das Mietobjekt komplett vermisst.

Wenn Sie die monatlichen Nebenkosten-Vorauszahlungen zu hoch ansetzen, mag sich der Mieter bei der Endabrechnung zwar über den „warmen Regen“ freuen, aber er wird sich vielleicht auch sagen, dass er lieber monatlich geringer belastet würde. Oder er fragt sich im ungünstigen Fall, ob Sie temporär sein Geld nutzen, um es auf seine Kosten gewinnbringend anzulegen. Das könnte seinen Unmut erregen.

Eine zu geringe Vorauszahlung hat den Effekt, dass Ihr Mieter bei der Endabrechnung einen ordentlichen Batzen nachzahlen muss. Das erfreut ihn gewiss nicht. In der Folge könnte er die Abrechnung zerpflücken, Einwände erheben, um den Zahlungstermin hinauszuzögern oder gar die Zahlung verweigern. Ganz schlecht wäre es, wenn er sich für zahlungsunfähig erklärt. Das kostet Sie nur Zeit und Nerven und eventuell auch Geld. 

Deshalb ist die beste Lösung: Die letzte Endabrechnung als Vergleichsmaßstab heranziehen, wenn nötig, eine moderate Anpassung an zu erwartende Preissteigerungen vornehmen und den Mieter darüber mit Übergabe der Endabrechnung informieren. So lassen sich Irritationen leicht vermeiden.