Nebenkosten Nachzahlung: Höhe, Fristen und Verjährung einfach erklärt
- Eine Nachzahlung entsteht, wenn die tatsächlichen Nebenkosten höher sind als die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.
- Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden, sonst kann der Anspruch auf Nachzahlung entfallen.
- Ergibt sich eine Nachzahlung, ist diese in der Regel innerhalb von etwa 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung fällig.
- Bei finanziellen Schwierigkeiten oder Unklarheiten sollten Mieter das Gespräch mit dem Vermieter suchen und ggf. Widerspruch einlegen oder Ratenzahlung vereinbaren.
Was ist eine Nebenkosten Nachzahlung?
Eine Nebenkosten Nachzahlung entsteht, wenn die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters nicht ausreichen, um die tatsächlich angefallenen Betriebskosten zu decken. Der Vermieter erstellt dafür jährlich eine Nebenkostenabrechnung.
Fallen die tatsächlichen Kosten höher aus als die geleisteten Abschläge, muss der Mieter die Differenz nachzahlen. Waren die Vorauszahlungen hingegen zu hoch, erhält der Mieter eine Rückerstattung. Da Mieter über Nachzahlungen im Allgemeinen nicht erfreut sind und mitunter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einwenden, sollten Vermieter wissen, wie am besten vorzugehen ist, wenn
- auf Mieter Nachzahlungen zukommen
- Erstattungen vom Vermieter zu leisten sind
- ein neuer Vorauszahlungsbetrag erforderlich ist
Nebenkostenabrechnung verstehen: So erkennen Mieter Nachzahlung oder Guthaben
Für Mieter ist vor allem entscheidend, ob sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt. Damit die Abrechnung nachvollziehbar ist, müssen alle relevanten Kosten transparent aufgeführt werden.
Übersichtlich ist eine tabellarische Darstellung mit folgenden Angaben:
- Nebenkostenpositionen (z. B. Müllabfuhr, Heizung, Wasser, Treppenhausreinigung)
- Gesamtkosten der Immobilie je Kostenart
- verwendeter Umlage- bzw. Verteilerschlüssel
- Anteil der jeweiligen Wohnung
- bereits geleistete Vorauszahlungen
- resultierende Nachzahlung oder Erstattung
Am Ende der Abrechnung sollte die Gesamtsumme klar erkennbar sein. Wichtig ist außerdem eine deutliche Kennzeichnung, ob ein Guthaben oder eine Nachzahlung besteht.
Bei einer Nachforderung setzen Vermieter üblicherweise eine Zahlungsfrist von etwa zwei bis vier Wochen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung.
Wie viel Nebenkosten Nachzahlung ist normal?
Wie hoch eine normale Nebenkosten Nachzahlung ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab:
- Größe der Wohnung
- Anzahl der Bewohner
- Heizverhalten
- Energiepreise
- Zustand des Gebäudes
- Höhe der monatlichen Vorauszahlungen
Pauschal lässt sich keine feste Summe nennen. Nachzahlungen von einigen hundert Euro pro Jahr gelten jedoch besonders bei steigenden Heizkosten nicht als ungewöhnlich.
Nebenkosten Nachzahlung: Welche Frist gilt?
Für Vermieter gilt bei der Nebenkostenabrechnung eine gesetzliche Frist. Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.
Beispiel:
- Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2025
- Die Abrechnung muss spätestens bis zum 31.12.2026 beim Mieter eingehen
Wird diese Frist versäumt, darf der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.
Frist für die Zahlung der Nachforderung
Erhält der Mieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung, muss die Nachzahlung grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Bei Zweifeln an der Abrechnung sollten Mieter die Forderung prüfen lassen und gegebenenfalls Widerspruch einlegen.
Was ist Ihre Immobilie wert?
Erfahren Sie sofort und unkompliziert, wie viel Ihre Immobilie wert ist. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Immobilie bewerten lassen und bekommen die individuelle Analyse direkt per E-Mail zugesandt.
Wann verjährt die Nebenkosten Nachzahlung?
Auch für Nebenkosten Nachzahlungen gelten gesetzliche Verjährungsfristen. Die Forderung aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt grundsätzlich nach drei Jahren. Nach Ablauf der Verjährung kann die Forderung in der Regel nicht mehr erfolgreich eingefordert werden.
Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem:
- die Abrechnung erstellt wurde und
- die Forderung entstanden ist
Beispiel: Eine Nebenkostenabrechnung wird im Jahr 2026 erstellt. Die Verjährung beginnt am 31.12.2026 und endet nach drei Jahren zum 31.12.2029.
Wie eine Anpassung des Vorauszahlungsbetrags vorgenommen wird
Vorauszahlungen sind geschätzte Beträge, die aufgrund der bisherigen Abgaben festgelegt werden. Da diese z.B. durch Gebührenerhöhungen oder besonders sparsames Heizen sowohl eine Nachzahlung als auch einen Erstattungsbetrag ergeben können, ist nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung eine Korrektur der monatlichen Vorauszahlungen ohne weiteres möglich und sinnvoll. Allerdings sollte bei geringfügigen Änderungen der Nachzahlungs- bzw. Erstattungsbeträgen keine Anpassung vorgenommen werden.
Rechtliche Voraussetzungen
- Anpassung erst nach ordnungsgemäßer Nebenkostenabrechnung (BGH VIII ZR 245/11)
- reine Prognosen oder angekündigte Preiserhöhungen reichen nicht aus
- Vermieter muss Kosten zunächst korrekt abrechnen
Beispiel
- bisherige monatliche Vorauszahlung: 200 €
- jährliche Nebenkosten-Nachzahlung: 360 €
360 € ÷ 12 Monate = 30 € Anpassung pro Monat
Neue Vorauszahlung: 200 € + 30 € = 230 € monatlich
Was, wenn der Mieter zu viel vorausbezahlt hat?
Ergibt die Nebenkostenabrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter diesen Betrag grundsätzlich an den Mieter zurückzahlen. In der Praxis gilt dafür in der Regel eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung. Erfolgt keine fristgerechte Auszahlung, kann der Vermieter in Zahlungsverzug geraten (§ 286 BGB). Der Mieter hat dann das Recht, den Erstattungsbetrag nach einer Mahnung einzufordern oder ihn unter Umständen mit künftigen Vorauszahlungen zu verrechnen.
Der Anspruch auf Rückzahlung eines Guthabens verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Mieter die Abrechnung erhalten hat.
Beispiel:
- Zugang der Abrechnung: 07.03.2022 (Abrechnungsjahr 2021)
- Beginn der Verjährung: 01.01.2023
- Ende der Verjährung: 31.12.2025
- Der Mieter kann das Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung 2021 also bis Ende 2025 rechtlich einfordern.
Zustellung der Nebenkostenabrechnung im Ernstfall mit Beweiskraft
Wie unter anderem schon in dem Beitrag Warum eine korrekte Nebenkostenabrechnung so wichtig ist beschrieben, gibt es kein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes Zustellverfahren. In den allermeisten Fällen geschieht die Zusendung per einfacher Postzustellung – evtl. mit gleichzeitigem E-Mail-Versand. Jedoch kann der Nachweis einer ordnungsgemäßen Zustellung der Nebenkostenabrechnung in gerichtlichen Auseinandersetzungen zum Problem werden, da das Gericht vom Vermieter in der Regel den Nachweis einer Zustellung fordert. Deshalb sollte der Vermieter bei potenziell "schwierigen" Mietern dafür sorgen, dass er im Fall der Fälle einen gerichtsfesten Beweis vorlegen kann, welcher den ordnungsgemäßen Empfang der Abrechnung durch den Mieter dokumentiert. Die härteste Gangart diesbezüglich ist die (kostenpflichtige) Beauftragung eines Gerichtsvollziehers, der die Zustellung vornimmt.
FAQ - Nebenkosten Nachzahlung
Eine „normale“ Nachzahlung hängt von Wohnungsgröße, Energieverbrauch, Heizkosten und Vorauszahlungen ab. Nachzahlungen im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich sind häufig, besonders bei steigenden Energiepreisen.
Eine Nachzahlung entsteht, wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher sind als die monatlich gezahlten Vorauszahlungen des Mieters.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Die Zahlung der Nachforderung ist meist innerhalb von 2 bis 4 Wochen fällig.
Der Anspruch auf eine Nebenkosten-Nachzahlung verjährt in der Regel nach 3 Jahren zum Jahresende.
Mieter müssen eine Nachzahlung nicht immer automatisch akzeptieren. Eine Zahlung kann unter anderem verweigert werden, wenn:
- die Abrechnungsfrist überschritten wurde
- die Abrechnung formale Fehler enthält
- Kosten falsch umgelegt wurden
- die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist
- unzulässige Kosten enthalten sind
In vielen Fällen ist eine Ratenzahlung mit dem Vermieter verhandelbar, wenn die Nachzahlung finanziell nicht sofort möglich ist.
Was ist Ihre Immobilie wert?
Erfahren Sie sofort und unkompliziert, wie viel Ihre Immobilie wert ist. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Immobilie bewerten lassen und bekommen die individuelle Analyse direkt per E-Mail zugesandt.
