Aufgaben und Pflichten eines Wohnungseigentumsverwalters
Was macht ein Wohnungseigentumsverwalter?
Der Wohnungseigentumsverwalter vertritt die Interessen der Eigentümergemeinschaft und übernimmt die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Dazu gehören unter anderem:
- Organisation und Verwaltung der Wohnanlage
- Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
- Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben
- Betreuung von Dienstleistern und Handwerkern
- Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
- Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
Der Verwalter ist damit zentrale Ansprechperson für Eigentümer, Behörden, Versicherungen und Dienstleister.
Ein Wohnungseigentumsverwalter kann bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 WEG) mitunter ganz schön in Bedrängnis geraten. Einerseits benötigt er ein gewisses Maß an Handlungsfreiheit, die lediglich dadurch garantiert ist, dass ihm gewisse Mindestbefugnisse eingeräumt werden und auf der anderen Seite steht die Eigenverwaltung durch die Wohnungseigentümer. Nicht selten kommt es auf der jährlichen Eigentümerversammlung zu Spannungen, die sich aus dem Zwiespalt, in dem der Verwalter steckt, zwangsläufig ergeben.
Die alljährliche Eigentümerversammlung wird vom Verwalter vorbereitet und er lädt auch die Eigentümer dazu ein. Er muss mit den für die Gemeinschaft geltenden Gemeinschaftsordnung Regeln und Formalien vertraut sein und darauf achten, dass diese eingehalten werden. Beschlussfassungen obliegen jedoch ausschließlich den Miteigentümern.
Welche Aufgaben fallen rund um die Eigentümerversammlung an?
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier entscheiden die Eigentümer über Verwaltungsmaßnahmen, Instandhaltungen, Modernisierungen und finanzielle Fragen – etwa die Sanierung von Balkonen oder größere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Mindestens einmal pro Jahr findet die ordentliche Eigentümerversammlung statt. Zusätzlich können außerordentliche Versammlungen einberufen werden, wenn dringende Entscheidungen getroffen werden müssen oder mindestens ein Viertel der Eigentümer dies verlangt.
Einladung und Tagesordnung: Die Einladung erfolgt schriftlich und muss den Eigentümern in der Regel mindestens zwei Wochen vor dem Termin zugehen. Gleichzeitig verschickt der Verwalter die Tagesordnung mit allen Beschlusspunkten (TOPs), damit sich die Eigentümer vorbereiten können.
Teilnahme und Vertretung: Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Wer verhindert ist, kann sich häufig vertreten lassen – abhängig von den Regelungen der Gemeinschaftsordnung.
In der Eigentümerversammlung wird unter anderem beschlossen über:
- Instandhaltungen und Sanierungen
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
- Hausordnung und Gemeinschaftsregeln
- Modernisierungen
- Verteilung von Kosten
- Wahl oder Abberufung des Verwalters
Die Eigentümerversammlung bildet damit die Grundlage für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Wohnanlage.
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Vorsitz und Stimmrecht in der Eigentümerversammlung
Den Vorsitz der Eigentümerversammlung übernimmt in der Regel der WEG-Verwalter oder ein zuständiger Mitarbeiter der Hausverwaltung. In bestimmten Fällen – etwa bei Diskussionen über den Verwaltervertrag oder bei Konflikten innerhalb der Gemeinschaft – kann auch der Verwaltungsbeirat oder ein neutraler Dritter den Vorsitz übernehmen.
Der Versammlungsleiter sorgt dafür, dass die Eigentümerversammlung ordnungsgemäß abläuft, Beschlüsse korrekt gefasst werden und die geltenden Regeln eingehalten werden. Dazu gehören unter anderem Abstimmungsverfahren, Redezeiten oder die Teilnahme von Vertretern und Gästen.
Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung
Damit Beschlüsse wirksam gefasst werden können, muss die Eigentümerversammlung beschlussfähig sein. Grundsätzlich ist dies der Fall, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten ist – persönlich oder durch Vollmacht. In vielen Gemeinschaftsordnungen gelten jedoch abweichende Regelungen. Ist die Versammlung nicht beschlussfähig, kann eine Wiederholungsversammlung einberufen werden. Diese ist meist unabhängig von der Teilnehmerzahl beschlussfähig, sofern darauf bereits in der Einladung hingewiesen wurde.
Stimmrecht der Wohnungseigentümer
Wie abgestimmt wird, richtet sich nach der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung. Häufig gelten folgende Modelle:
- Kopfprinzip: Jeder Eigentümer hat eine Stimme
- Objektprinzip: Jede Einheit zählt als Stimme
- Wertprinzip: Das Stimmrecht richtet sich nach den Miteigentumsanteilen
Gemeinsame Eigentümer einer Wohnung, etwa Ehepartner, können ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben.
Wann Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen sind
In bestimmten Situationen besteht ein Stimmrechtsverbot, beispielsweise wenn ein Eigentümer persönlich von einem Beschluss profitiert. Das ist etwa der Fall bei:
- Vergabe eines Auftrags an die eigene Firma
- Abstimmung über die Entlastung des Verwalters
- Beschlüssen zu rechtlichen Maßnahmen gegen den betreffenden Eigentümer
So sollen Interessenkonflikte vermieden und faire Entscheidungen innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft sichergestellt werden.
Worauf ist beim Protokoll der Eigentümerversammlung zu achten?
Über jede Eigentümerversammlung muss der Verwalter ein Protokoll erstellen. Dieses dokumentiert alle wichtigen Beschlüsse und dient Eigentümern als rechtliche Grundlage.
Folgende Inhalte sollten im Versammlungsprotokoll enthalten sein:
- Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
- Name des Versammlungsleiters
- Tagesordnungspunkte und gefasste Beschlüsse
- Teilnehmer und vertretene Eigentümer
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Abstimmungsergebnisse mit Ja-, Nein-Stimmen und Enthaltungen
Zusätzlich gehören Vollmachten, Teilnehmerlisten sowie gegebenenfalls Angebote, Gutachten oder Skizzen zum Protokoll. Unterzeichnet wird es in der Regel vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und dem Verwaltungsbeirat.
Das Protokoll sollte zeitnah nach der Eigentümerversammlung zur Verfügung stehen – heute häufig digital per E-Mail oder über ein Eigentümerportal. Für Eigentümer ist das besonders wichtig, da Beschlüsse innerhalb gesetzlicher Fristen angefochten werden können.
Wie wird eine Beschlusssammlung (durch-) geführt?
Seit der WEG-Reform gehört die Führung einer Beschlusssammlung zu den gesetzlichen Pflichten des Verwalters. Darin werden alle gefassten Beschlüsse der Eigentümerversammlung sowie gerichtliche Entscheidungen dokumentiert. Zusätzlich muss vermerkt werden, ob ein Beschluss angefochten wurde. Die Beschlusssammlung muss zeitnah nach der Eigentümerversammlung aktualisiert werden. Kommt der Verwalter dieser Pflicht nicht nach, kann dies sogar seine Abberufung rechtfertigen. Für Wohnungseigentümer hat die Beschlusssammlung eine große Bedeutung, da sie einen vollständigen Überblick über frühere Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft bietet – etwa zu Kostenverteilungen, Sanierungen oder Hausordnungen. Grundsätzlich sind gefasste Beschlüsse für alle Eigentümer verbindlich. Nur wenn ein Beschluss erfolgreich vor Gericht angefochten oder wegen eines Gesetzesverstoßes als nichtig eingestuft wird, verliert er seine Wirkung.
Vor allem Käufer von Eigentumswohnungen sollten die Beschlusssammlung prüfen, um sich über laufende Streitigkeiten, angefochtene Beschlüsse oder geänderte Kostenverteilungsschlüssel zu informieren.
Was beinhalten Abrechnung und Wirtschaftsplan?
Zwei Hauptaufgaben des Verwalters sind gemäß § 28 Abs. 1 und 3 WEG:
- Die jährliche Abrechnung
- Die Aufstellung eines Wirtschaftsplans für ein Kalenderjahr
Folgende Angaben muss der Wirtschaftsplan enthalten:
- Prognostizierte Kosten und Erträge durch die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.
- Die zur Zuführung zur Instandhaltungsrückstellung, gemäß § 28 Abs. 1 WEG, separat aufzuführende Beitragsleistung.
- Die Soll-Hausgeldzahlungen, die sich aus der Kostenverteilung gemäß der für die Gemeinschaft festgeschriebenen Verteilerschlüssels und den voraussichtlichen Ausgaben und Einnahmen ergeben.
Im Gesamtwirtschaftsplan müssen die Einnahmen zukünftiger Hausgeldvorschüsse der Wohnungseigentümer nicht angegeben werden.
Was ist bei der Erstellung der Jahresabrechnung zu beachten?
Die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft richtet sich heute insbesondere nach § 28 WEG (WEG-Reform 2020) sowie der hierzu ergangenen aktuellen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs. Sie dient der transparenten und nachvollziehbaren Darstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft eines Wirtschaftsjahres sowie der Ermittlung der individuellen Abrechnungsergebnisse der Eigentümer.
Anforderungen an die Darstellung:
- Nachvollziehbarkeit für einen durchschnittlichen Eigentümer
- Klare Struktur und eindeutige Zuordnung aller Kosten
- Transparente Kostenverteilung nach vereinbartem Schlüssel
- Prüffähige Darstellung der Abrechnungsergebnisse
- Beschlussfassung der Eigentümer über die Jahresabrechnung und die sich ergebenden Nachschüsse/Guthaben
Zentrale Inhalte der Jahresabrechnung:
- Gesamtabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Darstellung aller tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
- Zuordnung zum jeweiligen Wirtschaftsjahr
- Einzelabrechnungen je Sonder- oder Teileigentum
- Verteilung der Kosten nach vereinbartem Kostenverteilerschlüssel
- Ermittlung von Guthaben oder Nachzahlungen (Abrechnungsspitze)
- Darstellung von Soll- und Ist-Zahlen
- Soll: laut Wirtschaftsplan geschuldete Hausgeldzahlungen
- Ist: tatsächlich geleistete Zahlungen der Eigentümer
- Vergleich zur Ermittlung von Abweichungen
- Instandhaltungsrücklage
- Ausweis der tatsächlichen Zuführungen
- Darstellung der Entwicklung als separates Bestandskonto
- Keine Behandlung als Aufwand in der Erfolgsrechnung
- Vermögensübersicht der Gemeinschaft (empfohlen / üblich)
- Bankkontenbestände
- Rücklagenkonten
- Transparente Darstellung der Liquidität
FAQ - Wohnungseigentumsverwalter
Ein WEG-Verwalter ist die von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellte Person oder Firma, die die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums übernimmt. Er sorgt für Organisation, Finanzen und die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümer.
Die wichtigsten Aufgaben eines WEG-Verwalters sind:
- Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen
- Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
- Organisation von Eigentümerversammlungen
- Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
- Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern und Dienstleistern
- Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
Die Pflichten eines WEG-Verwalters ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG):
- ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
- wirtschaftliche und transparente Buchführung
- Einhaltung der Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Sorgfaltspflicht bei der Verwaltung der Gelder
- regelmäßige Information der Eigentümergemeinschaft
Ein WEG-Verwalter hat im Rahmen seiner Bestellung folgende Rechte:
- Abschluss von Verträgen für die Eigentümergemeinschaft
- Durchführung von Maßnahmen der laufenden Verwaltung
- Zugriff auf das gemeinschaftliche Vermögen im Rahmen der Verwaltung
- Einberufung und Leitung von Eigentümerversammlungen (je nach Beschlusslage)
Ein WEG-Verwalter ist in der Regel gesetzlich vorgesehen, wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft besteht. Die Eigentümer können die Verwaltung entweder selbst übernehmen oder einen externen Verwalter bestellen
Ein WEG-Verwalter ist speziell für Wohnungseigentümergemeinschaften zuständig. Ein Hausverwalter kann zusätzlich auch Mietobjekte oder einzelne Immobilien im Auftrag eines Eigentümers verwalten.
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