Wie prüfe ich meine Betriebskostenabrechnung?

10.02.2021

Marcus Wellhöner

Wellhöner Immobilienmanagement GmbH & Co. KG

Die jährliche Betriebskostenabrechnung kann Mietern manchmal wie ein Brief mit sieben Siegeln erscheinen. Welche Nebenkosten sind hier eigentlich aufgeführt, woraus ergibt sich der Kostenanteil für meine Wohnung und ist die Nachzahlung tatsächlich gerechtfertigt? Wer einmal weiß, worauf er achten muss, kann seine Nebenkostenabrechnung problemlos selbst prüfen.

Inhaltsverzeichnis

1. Betriebskostenabrechnung oder Nebenkostenabrechnung?

Häufig wird Nebenkostenabrechnung als Synonym für die Betriebskostenabrechnung verwendet. Das ist jedoch nicht ganz richtig, denn es gibt einen kleinen Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten. Nebenkosten sind alle Kosten, die für einen Vermieter im Zusammenhang für die Immobilie entstehen. Davon kann er nicht alle Kosten auf den Mieter umlegen. Die Kosten, die der Mieter in Form eines Aufschlags auf die monatliche Kaltmiete mittragen muss, sind die Betriebskosten.

Kurz: Betriebskosten sind immer Nebenkosten, Nebenkosten hingegen nicht immer Betriebskosten.

2. Warum gibt es eine Betriebskostenabrechnung?

Bei einem Mietverhältnis erhebt der Vermieter die Betriebskosten zunächst mit einem kalkulatorischen Betrag als Vorauszahlung. Erst nach dem Abrechnungszeitraum werden die tatsächlichen Kosten mit der Höhe der bereits geleisteten Zahlungen verglichen. Hat der Mieter mehr gezahlt als er verbraucht hat, erhält er die Differenz als Guthaben erstattet. Verhält es sich genau andersherum, ist eine Nachzahlung fällig. Für den nächsten Abrechnungszeitraum des kommenden Jahres wird dann eine monatliche Vorauszahlung festgelegt, die dem Verbrauch des bereits abgerechneten aktuellen Jahres entspricht.

3. Welche Punkte muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten?

Eine Betriebskostenabrechnung muss gemäß §259 BGB einige formale Vorgaben erfüllen, damit sie gültig ist. Folgende Kostenpositionen sollten daher leicht verständlich und übersichtlich aufgeführt sein:

die Gesamtkosten
Aufführung der Betriebskosten
der Umlage- beziehungsweise der Verteilerschlüssel
der Kostenanteil des Mieters
die Höhe der bereits geleisteten Vorauszahlungen
die Höhe der Nachzahlung beziehungsweise des Guthabens

Fehlt eine Angabe oder weist sie Fehler auf, ist die Betriebskostenabrechnung unwirksam. Für eine Korrektur hat der Vermieter zwölf Monate Zeit. Verstreicht dieser Zeitraum ohne eine Nachbesserung, erlischt sein Anspruch auf eine Nachzahlung. Das Anrecht auf die Auszahlung eines Guthabens bleibt für die Mieter jedoch erhalten.

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4. Welche Betriebskosten dürfen abgerechnet werden?

Zu den Betriebskosten, die der Vermieter auf seine Mieter umlegen darf, gehören laufende Kosten, die ihm für sein Eigentum sowie für den Gebrauch der Liegenschaft entstehen. Dazu gehören im Wesentlichen:

die Grundsteuer
die Heizkosten
Wasser (Versorgung und Entwässerung)
die Versorgung mit Warmwasser
die Müllabfuhr und Straßenreinigung
die Pflege der Außenanlagen
Versicherungen (Wohngebäude-, Feuer- und Haftpflichtversicherung)
der Hausmeister
Leistungen des Schornsteinfegers
die Beleuchtung im Keller und im Treppenhaus
der Kabel-, Sat- oder Glasfaseranschluss

Explizit nicht zu den Nebenkosten zählen dagegen

sämtliche Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen,
Verwaltungskosten,
Steuern,
Zinsen bei einer Immobilienfinanzierung.

Hinweis:	Betriebskosten darf ein Vermieter nur dann abrechnen, wenn dies im Mietvertrag schriftlich vereinbart wurde. Üblicherweise werden die einzelnen Betriebskostenpositionen explizit im Mietvertrag genannt, eine allgemeine Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ ist aber auch zulässig. Spätestens in der Abrechnung ist es jedoch zwingend erforderlich, die Betriebskosten konkret aufzuführen.

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5. Was bedeutet Abrechnungszeit bei der Betriebskostenabrechnung?

Der Abrechnungszeitraum bei der Nebenkostenabrechnung entspricht immer exakt einem Zeitraum von zwölf Monaten. Dieser kann (muss aber nicht) deckungsgleich mit einem Kalenderjahr sein. Rechnet der Vermieter für einen längeren Zeitraum ab, liegt ein Formfehler vor und die Abrechnung ist ungültig. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Zeitraum jedoch kürzer ausfallen. Das ist dann der Fall, wenn eine Person beispielsweise im Juni eine Wohnung bezieht und der Vermieter nach dem Kalenderjahr abrechnet.

6. Welche Frist gilt bei der Zustellung der Betriebskostenabrechnung?

Die Frist, innerhalb derer die Betriebskostenabrechnung an den Mieter zugestellt sein muss, ist ebenfalls im Bürgerlichen Gesetzbuch (§556.3) festgehalten. So steht der Vermieter in der Pflicht, die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums diese den Mietern zuzustellen – maßgeblich ist hier das Datum des Empfangs und nicht der Poststempel.

Gut zu wissen:	Nach Ablauf der Zustellungsfrist sind Sie nicht mehr zu einer Nachzahlung verpflichtet. Ihr Anspruch auf ein Guthaben bleibt dagegen weiterhin bestehen.

7. Welcher Verteilerschlüssel wurde verwendet?

Um die Kosten der Betriebskosten auf die Mieter im richtigen Verhältnis umzulegen, gibt es verschiedene Verteilerschlüssel. Zu den gängigen Varianten gehören die Verteilung nach Verbrauch oder nach Wohnfläche. Die Betriebskosten können aber auch nach Personenanzahl oder nach Wohneinheiten aufgeschlüsselt werden. Auch Mischformen beziehungsweise Kombinationen sind möglich. Wichtig ist es hierbei, bereits im Mietvertrag den jeweiligen Verteilerschlüssel festzulegen. Mieter sollten daher immer prüfen, ob nach dem vereinbarten Schlüssel abgerechnet wurde.

Gut zu wissen:	Im Hinblick auf die Heizkosten gelten gesetzliche Vorgaben. Gemäß Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten in Abhängigkeit zum tatsächlichen Verbrauch verteilt werden.

8. Ist die Höhe der Betriebskosten angemessen?

Vor allem dann, wenn eine hohe Nachzahlung verlangt wird, stellen sich Mieter schnell die Frage, ob die Kosten tatsächlich angemessen sind. Hier gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Der Vermieter steht demnach in der Verpflichtung, bei allen Maßnahmen darauf zu achten, dass sie in einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis stehen. Grundsätzlich sind aber auch hohe Nachzahlungen rechtsgültig. Erscheinen Ihnen diese zu hoch, müssen sie dies dem Vermieter nachweisen. Dafür haben Sie das Recht auf eine Belegeinsicht. Anhand dieser kann zum Beispiel geprüft werden, ob die geleisteten Vorauszahlungen für die vereinbarten Nebenkosten verwendet wurden.

Hinweis:	Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Kopien der Belege anzufertigen. Sie können sich aber die Originale beim Vermieter beziehungsweise bei der Hausverwaltung anschauen. Nur in Ausnahmefällen (zum Beispiel bei einer zu großen räumlichen Entfernung) besteht ein Anrecht auf die Zusendung von Kopien. Die Kosten dafür trägt jedoch der Mieter.

9. Was passiert bei Fehlern in der Abrechnung?

Haben Sie einen Fehler zum Beispiel im Hinblick auf die Höhe einer Nachzahlung oder die Art der abgerechneten Betriebskosten in Ihrer Nebenkostenabrechnung entdeckt, können Sie Widerspruch bei Ihrem Vermieter oder der Hausverwaltung einlegen. Die Frist dafür beträgt genau zwölf Monate ab Eingang der Abrechnung. Wenn auch nicht gesetzlich vorgeschrieben, lohnt es sich, den Widerspruch schriftlich und im besten Fall per Einschreiben einzureichen.