Abrechnungsarten für Nebenkosten: Vorauszahlung, Pauschale oder Teilinklusivmiete. Was ist am besten?

Miete bleibt Miete. Sie ist ein fester Betrag, der im Mietvertrag festgeschrieben ist. Anders verhält es sich mit den Nebenkosten, die auch Betriebskosten genannt werden. Bei den Neben- oder Betriebskosten gibt es variable, zumeist verbrauchsabhängige Kosten und  feste Beträge, die als Fixkosten berechnet werden. Betriebskosten setzen sich also aus variablen und unveränderlichen Kosten zusammen. Wenn Sie diese als Umlage an Ihre(n) Mieter weiterberechnen wollen, stehen Ihnen dafür diese drei Abrechnungsarten zur Auswahl:

• Vorauszahlung. Die verbreitetste Abrechnungsart mit einem monatlichen, festen Betrag und einmal jährlich der exakten Nebenkostenabrechnung. 
• Monatspauschale. Die bequemste, aber nicht immer vorteilhafte Art der Nebenkostenberechnung
• Teilinklusivmiete. Mischform aus Vorauszahlung und Monatspauschale. 

Bei dieser Nebenkosten-Regelung bezahlt Ihr Mieter einen monatlichen Näherungsbetrag als Vorauszahlung für die Nebenkosten. Die tatsächlichen, jährlichen Gesamtnebenkosten rechnen Sie einmal jährlich zum Stichtag ab. Die errechneten Gesamtnebenkosten sorgen dann beim Mieter regelmäßig für Spannung. Denn die Differenz aus der Summe der monatlichen Vorauszahlungen und der finalen Betriebskostenabrechnung entscheidet über eine Nachzahlung oder Rückerstattung. 

Im Mietvertrag sollten Sie eine eindeutige Formulierung für diese Regelung wählen, z.B. „Der Mieter trägt die Betriebskosten in Form von monatlichen Vorauszahlungen und einer pro Jahr einmaligen Nebenkostenabrechnung zum Stichtag (...Datum...).“ Vermeiden Sie die Begriffe „pauschal“ und „Pauschale“. Diese sollten der Monatspauschale vorbehalten sein und führen im Kontext der Vorauszahlung nur zu Irritationen.

Nun könnten Sie sagen: „Vorauszahlung ja, aber keine jährliche Nebenkostenabrechnung. Den Aufwand spare ich mir.“ Da ist größte Vorsicht angeraten! Wenn im Mietvertrag die Vorauszahlung vereinbart ist, folgt daraus zwingend die jährliche Abrechnung, auch wenn der Mieter sich jahrelang nicht rührt. Es ergibt sich keine „stillschweigende Vereinbarung“ wie ein Urteil des Landgerichts Stuttgart aus dem Jahr 1991 zeigt. Am Ende könnten Sie sogar gezwungen sein, alle versäumten Abrechnungen nachzuholen. Dann haben sie wirklich Stress.

Im ersten Moment scheint die Sache mit einem  monatlichen Pauschbetrag verlockend zu sein: Die lästige Nebenkostenabrechnung mit der exakten und für den Mieter transparenten Auflistung aller  angefallenen Kosten entfällt. Aber: Wenn diese Kosten steigen, z.B. Müll- und Abwassergebühren, Hausmeisterkosten, Versicherungen und Grundsteuer, geraten Sie leicht ins Defizit. Das auszugleichen, geht nur über eine Mieterhöhung in dem Rahmen, den die Mietgesetze erlauben – Stichworte: Mietpreisbremse oder Kappungsgrenze. Auch könnte der Mieter leicht auf den Gedanken kommen, z.B. ein Strom fressendes Klimagerät anzuschaffen mit dem Argument: „Ist ja alles schon mit der Pauschale bezahlt.“    

Es gibt eigentlich nur einen Fall, bei dem die Nebenkostenpauschale Sinn macht: bei Kurzfrist-Mietverträgen, die absehbar nur auf Monate oder auf ein oder zwei Jahre angelegt sind, beispielsweise bei Studenten-Appartements oder Untervermietung von Einzelzimmern mit hoher Fluktuation. Beachten Sie jedoch bei Kurzfrist-Mietverträgen, bei denen Sie die Mietdauer festlegen, dass es auch hier klare gesetzliche Regelungen gibt hinsichtlich der Voraussetzungen einer solchen Befristung. 

Unter diesem Begriff versteht man, dass Teile der Nebenkosten in den festen, monatlichen Mietbetrag pauschal einbezogen sind (in der Regel die monatlichen Fixkosten, z.B. Gemeinschaftsantennenanlage, Müllabfuhr), andere Teile (zumeist die verbrauchsabhängigen Kosten) als Extra-Posten monatlich zu bezahlen sind und auf die zum jährlichen Stichtag die genaue Endabrechnung der Nebenkosten wartet. 

Mit Recht ist die Teilinklusivmiete die seltenste Form einer Abrechnungsart von Nebenkosten. Denn auf den ersten Blick erschließen sich dem Mietinteressenten die Vorteile nicht – eher ein gewichtiger Nachteil: die mangelnde Vergleichbarkeit mit anderen Mietobjekten, die in aller Regel als Kaltmietobjekte ausgewiesen werden. Auch der Mietspiegel, mit dem die ortsübliche Durchschnittsmiete ausgewiesen wird, basiert auf der Kalt- bzw. Netto-Miete. Zudem kann es bei Mieterhöhungen während eines Mietverhältnisses Schwierigkeiten geben, weil die inkludierten Nebenkosten erst herausgerechnet werden müssen, um dem Mieter Transparenz über die tatsächliche Erhöhung der Nettomiete zu verschaffen, auf die er ein Anrecht hat. Denn in die Miete inkludierte Nebenkosten dürfen nicht pauschal mit erhöht werden. 
    
Gut – der Vermieter hat etwas weniger Buchhaltungsaufwand, indem er nur die nicht inkludierten Nebenkosten berechnen und ausweisen muss. Aber für das bisschen weniger Aufwand den Nachteil in Kauf nehmen, dass das Mietobjekt wegen der fehlenden Vergleichbarkeit schwieriger zu vermieten ist...? 

Hinweis: Ein Wechsel zwischen den drei hier beschriebenen Abrechnungsarten der Neben-/Betriebskosten ist während eines laufenden Mietverhältnisses nicht möglich. Das heißt, Sie müssen sich an die Regelungen der jeweiligen Abrechnungsform bis zu einer Neuvermietung halten. Und diese Abrechnungsart muss – wie schon erwähnt – im Mietvertrag schriftlich niedergelegt sein.