Betriebskostenabrechnung: Diese Kosten haben Mieter zu bezahlen

Die beiden Begriffe „Nebenkosten" und „Betriebskosten“ werden im Alltag meist synonym gebraucht. Man sagt im täglichen Sprachgebrauch eher „die Nebenkostenabrechnung“ anstatt „Betriebskostenabrechnung“. Trotz synonymer Nutzung des Begriffs gibt es einen wichtigen Unterschied:

• Der Begriff „Nebenkosten“ wird bei Immobilien oft für die Mietnebenkosten verwendet. Dabei bezeichnet der Begriff eigentlich alle Kosten, die Eigentümer rund um die Immobilie tragen müssen. Diese enthalten also sämtliche Kosten, die bei einem Gebäude anfallen, darunter auch Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten, welche nicht an die Mieter weiter berechnet werden dürfen. Der Begriff Nebenkosten taucht in der Immobilienwelt aber auch noch in einem anderen Kontext auf, beispielsweise bei den Kaufnebenkosten einer Immobilie.
• Der Begriff „Betriebskosten“ dagegen bezeichnet konkret die Aufwendungen, die bei der Bewirtschaftung und dem bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes laufend entstehen. Diese sind durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar definiert. Die dort geregelten Kosten dürfen, nach entsprechender Vereinbarung, an Mieter weiterberechnet werden.

Grundsätzlich zählen zu den Betriebskosten 

• Kosten, die das ganze Gebäude betreffend anfallen (zum Beispiel Hausmeister, Hausreinigung, Aufzug, Versicherung), 
• Kosten wie öffentliche Lasten und Abgaben (zum Beispiel Grundsteuer) und
• Kosten, die durch die Mieter selbst verursacht werden (zum Beispiel Heizung, Wasser, Abfallentsorgung).

Der Begriff „Betriebskosten“ bezeichnet also die laufenden Bewirtschaftungskosten einer Immobilie. Diese dürfen auf Mieter umgelegt und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung) abgerechnet werden.

Die Betriebskosten, die Mieter bezahlen müssen, sind in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) exakt festgelegt und definiert. Die Verordnung kennt dabei siebzehn verschiedene Arten von Betriebskosten. Diese können an Mieter weiterberechnet, also auf sie umgelegt, werden. Dazu muss im Mietvertrag eine Regelung für folgende Punkte getroffen werden:

• Betriebskostenarten, für die Mieter aufkommen, werden meist einzeln aufgeführt. Es ist allerdings auch ausreichend, wenn im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen wird, ohne dass alle Betriebskostenarten einzeln aufgelistet werden. Besondere Betriebskosten, die unter die „sonstigen Betriebskosten“ fallen, müssen explizit benannt werden.
• Der Umlageschlüssel, nach welchem auf die Mieter umverteilt wird. Grundsätzlich sollten die Kosten möglichst verursachungsgerecht, das heißt nach Verbrauch (zum Beispiel Zähler), nach Wohnfläche oder alternativ nach Personenzahl berechnet werden. Ist zum Umlageschlüssel nichts explizit festgehalten, wird meist vereinbart, dass Vermieter die Verteilung selbst festlegen, oder gegebenenfalls den Verteilerschlüssel der Hausverwaltung anwenden.
• Höhe der monatlichen Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, welche die Mieter leisten. Grundlegend lässt sich die Höhe der Vorauszahlung auf circa 2,00 bis 3,50 Euro je m² Wohnfläche ansetzen, abhängig von Zustand und Ausstattung der jeweiligen Immobilie. Bei energieeffizienten Neubauten können die Betriebskosten im Vergleich eher niedrig angesetzt werden, während bei schlecht gedämmten Altbauten mit hohen Decken, Wohngebäuden mit Aufzug, Tiefgarage oder Schwimmbad eher höhere Betriebskosten veranschlagt werden sollten. Die Höhe der monatlichen Vorauszahlung sollte angemessen gewählt werden und nicht völlig überzogen sein.

Zu niedrig sollten die Betriebskosten jedoch auch nicht angesetzt werden, um beispielsweise neue Mieter mit einer günstig erscheinenden „Warmmiete“ zu ködern. Wie in vielen Fällen ist auch hier der goldene Mittelweg der richtige. Vielen Mietern ist es ohnehin lieber, jeden Monat 10 bis 20 Euro mehr Betriebskosten zu bezahlen, anstatt am Ende des Jahres eine stattliche Nachzahlung leisten zu müssen.

Einmal jährlich rechnen Vermieter über die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten ab. In der Betriebskostenabrechnung werden die Vorauszahlungen eines Jahres den im selben Jahr angefallenen Betriebskosten gegenübergestellt. Der Abrechnungszeitraum erstreckt sich üblicherweise auf das Kalenderjahr. Vermieter können im Mietvertrag jedoch alternativ einen individuellen Abrechnungszeitraum festlegen, es muss sich lediglich um volle zwölf Monate handeln. Zudem können Vermieter wählen, ob Sie nach dem Verursachungsprinzip (das Verursachungsprinzip meint alle Kosten, die im Kalenderjahr entstanden sind, unabhängig davon wann sie tatsächlich bezahlt wurden) oder nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (das Zufluss-Abfluss-Prinzip beinhaltet alle Kosten, die zwischen dem 01.01. und 31.12. bezahlt wurden, unabhängig davon zu welchem Jahr diese gehören) abrechnen.

Folgende Kostenarten der Betriebskosten sind von Mietern zu tragen:  

• laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (hauptsächlich die Grundsteuer; erfahren Sie hier mehr zum Thema Grundsteuer umlegen)
• Kosten der Wasserversorgung: Beispielsweise des Wasserverbrauchs, Grundgebühren, Anmietung von Wasserzählern (inkl. Kosten der Verwendung, Eichung, Berechnung und Verbrauchsaufteilung), Wartung von Wassermengenreglern, eigene Wasserversorgungs- und Wasseraufbereitungsanlagen inklusive der Aufbereitungsstoffe
• Kosten der Entwässerung: Dies sind meist die Kanalgebühren, aber auch Kosten für Entwässerungspumpen können hierzu gehören 
• Kosten für Heizung und Warmwasser: Diese werden in einer separaten Heizkostenabrechnung als Teil der Betriebskostenabrechnung berechnet. 
• Fahrstühle: Dazu gehören vor allem Kosten für Betriebsstrom, die Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege der Aufzüge, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, aber auch die Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Reinigung der Anlage. Zudem gehören dazu die Kosten für die wichtige Notruffunktion (Gebühren für den Mobilfunkanschluss im Fahrstuhl und für die Zentrale beziehungsweise den Bereitschaftsdienst)
• Straßenreinigung (Abrechnung üblicherweise durch die Stadt/Gemeinde)
• Müllbeseitigung inklusive aller Extras wie beispielsweise Abfallbehältnisse, Abfallentsorgung, Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen sowie Müllmengen-Erfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung.
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Die Kosten für diese Dienstleistung beinhaltet die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile (beispielsweise Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Dachboden, Waschküchen oder Fahrkorb des Aufzugs).
• Gartenpflege: Zu diesen Kosten gehören vor allem die Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, die Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, die Pflege von Spielplätzen mit Erneuerung von Sand, als auch die Pflege von allen zum Gebäude gehörenden Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen.
• Beleuchtung: Strom für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile (wie zum Beispiel Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Dachboden, Waschküchen).
• Sach- und Haftpflichtversicherung: Die Police schließt üblicherweise die Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden ein. Teils sind auch weitere Versicherungen wie eine Glasversicherung, eine Haftpflichtversicherung für das Gebäude und spezielle Versicherungen wie beispielsweise einen Öltank oder Aufzug inkludiert.
• Hauswart/Hausmeister: Diese Kosten umfassen hauptsächlich die Vergütung mit Sozialbeiträgen als auch das für die Ausführung erforderliche Material. Gewisse Arbeiten dürfen jedoch nicht ausgeführt werden, wie zum Beispiel Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen, Erneuerung oder Schönheitsreparaturen. Darüber hinaus dürfen die Aufgaben nicht einer der anderen Kostenarten zugeschlüsselt sein.
• Kosten einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder einer privaten Breitbandanlage
• Einrichtungen für die Wäschepflege: In gemeinschaftlichen Waschräumen fallen darunter unter anderem Betriebsstrom, Kosten für die Überwachung, Pflege, Reinigung, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie der Wasserversorgung (sofern diese nicht gesammelt unter den Kosten der Wasserversorgung angesetzt wurden).
• Zudem gibt es einen Punkt „sonstige Betriebskosten“, der Raum lässt, um zum Gebäude gehörende regelmäßig anfallende Kosten einzuordnen, welche sich nicht direkt den genannten Punkten zuordnen lassen. Diese sonstigen Betriebskosten müssen jedoch einzeln und explizit im Mietvertrag genannt sein, um auf Mieter umgelegt werden zu können. Das können beispielsweise die Reinigung der Dachrinne, Wartung von Rauchwarnmeldern und Feuerlöschern oder auch die Wartung eines Tiefgaragentors sein.

Erfahrungsgemäß macht die Heizkostenabrechnung den größten Teil der insgesamt zu zahlenden Betriebskosten aus. Dazu gehören alle Kosten zum Betrieb der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, alternativ Wärmelieferungen oder dezentrale Etagenheizungen. Das sind beispielsweise Kosten der verbrauchten Brennstoffe und deren Lieferung, der Betriebsstrom, die Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage sowie die Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft.

Auch die Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes sowie Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz durch einen Schornsteinfeger gehören dazu. Hinzu kommen die Kosten der Anmietung, Eichung und Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung und die Kosten der Berechnung, Aufteilung und Verbrauchsanalyse (mit der Entwicklung der letzten 3 Jahre). 

Die Heizkosten werden dabei wie folgt aufgeteilt: 30 – 50 % Grundkosten, verteilt nach der Wohnfläche in m² und 50 – 70 % Verbrauchskosten, verteilt nach dem gemessenen Verbrauch.

Einige Kostenpunkte in der Bewirtschaftung des Hauses dürfen nicht an die Mieter weiterberechnet werden. Alle Kosten (Nebenkosten), die zum Haus gehörend anfallen und nicht zu den Betriebskosten zählen, sind vom Vermieter selbst zu tragen. Dies sind beispielsweise:

• Kontoführungsgebühren
• Kosten der Hausverwaltung
• Reparaturarbeiten und Instandhaltung
• Kosten für Hausmeister oder Hauswart, die Reparaturarbeiten beinhalten (zum Beispiel den Austausch defekter Glühbirnen, das Streichen von Treppengeländern)
• Reparaturen (oder deren Anteil an Vollwartungsverträgen) bei Fahrstühlen
• Anschaffung oder Miete von Rauchwarnmeldern
• Private Versicherungen von Vermietern (zum Beispiel eine Rechtschutzversicherung von Vermieter)
• Fassadenreinigung
• Austausch von Fenstern
• Nicht vereinbarte sonstige Betriebskosten: Werden die „sonstigen Betriebskosten“ unter §2 (17) BetrKV nicht explizit im Mietvertrag festgehalten und benannt, dürfen diese nicht auf Mieter umgelegt werden und sind folglich vom Vermieter zu tragen.

Die genannten Kostenarten dürfen demnach nicht in Ihrer Betriebskostenabrechnung enthalten sein. Schauen Sie bei der nächsten Abrechnung einmal genauer hin. Erfahrungsgemäß schleichen sich in viele Abrechnungen Fehler ein. Ganz gleich, ob versehentlich oder mit Vorsatz: Sie müssen eine falsche Abrechnung nicht akzeptieren. 

Sie wollen sichergehen, dass Ihre alljährliche Betriebskostenabrechnung korrekt ist – wissen aber vielleicht nicht im Einzelnen, worauf Sie dabei achten müssen? In unserem Wissens-Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung vermitteln wir alles Wissenswerte, um Sie bei der Prüfung Ihrer Abrechnung zu unterstützen.

Im zweiten Teil unseres Ratgebers Betriebskostenabrechnung „Fehlerhafte Betriebskostenabrechnung“ widmen wir uns unter anderem den häufigsten Fehlern in einer Betriebskostenabrechnung, welche Möglichkeiten Sie beispielsweise bei zu hohen oder falsch angesetzten Kosten haben, wie Sie Fehler erkennen und wie Sie vorgehen, um der Abrechnung zu widersprechen.