Fehlerhafte Betriebskostenabrechnung? Was Sie wissen müssen

Häufig finden sich neben Flüchtigkeitsfehlern auch systematisch falsch abgerechnete Kosten. Schnell ist eine Betriebskostenabrechnung dann für Mieter nicht mehr nachvollziehbar oder inhaltlich schlichtweg falsch. Solche Missgeschicke passieren, wenn Vermieter die Abrechnung selbst vornehmen, obwohl sie sich mit der Materie nicht richtig auskennen. Manche Messdienstunternehmen bieten Vermietern neben der Heizkostenabrechnung auch das Erstellen der gesamten Hausnebenkostenabrechnung an. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten, denn diese Anbieter können die Abrechnung auch nur auf Basis der Daten erstellen, die Vermieter übermitteln. Werden also falsche Beträge oder unzulässige Kosten übermittelt, können dadurch falsche Ergebnisse entstehen. Darüber hinaus muss zum Erstellen der Betriebskostenabrechnung auch der Mietvertrag der jeweiligen Mieter mit einbezogen werden. Liegt dieser nicht vor, entstehen an dieser Stelle eventuell neue Fehler.

In der Praxis zeigt sich, dass es immer wieder die gleichen Fehler sind, die sich in Betriebskostenabrechnungen einschleichen. Die folgenden drei Fehler finden sich in vielen Abrechnungen und sind daher mit besonderer Aufmerksamkeit zu prüfen: 

Nicht selten kommt es vor, dass in Betriebskostenabrechnungen einzelner Mieter Kosten auftauchen, die diese überhaupt nicht zu tragen haben, da speziell diese Kosten nicht umlagefähig sind. Dies geschieht beispielsweise aus fehlender Fachkenntnis oder Flüchtigkeit, sodass letztlich generell nicht umlagefähige Kostenarten wie „Kontoführungsgebühren“ oder „Rechtschutzversicherung“ auf der Abrechnung auftauchen.

Fehler können sich auch einschleichen, ziehen Vermieter einer Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung der Hausverwaltung heran und lassen die in dieser Abrechnung nicht genauer aufgeschlüsselten Kosten für den Hausmeister einfließen. Der Kostenanteil, der auf Reparaturen und Instandhaltungen entfällt, die vom Hausmeister ausgeführt wurden, darf nicht auf Mieter umgelegt werden. Diese Kosten sind ausschließlich vom Vermieter selbst zu tragen.

Werden die Betriebskosten korrekt angesetzt, können sich im nächsten Schritt ebenso leicht Fehler einschleichen: Der Verteilung auf die Mieter. Um eine fehlerlose Umverteilung der Kosten auf alle Mieter zu gewährleisten, wird ein Umlageschlüssel definiert. Der Umlageschlüssel kann sich an der Wohnfläche (in m²) oder an der Personenanzahl (beispielsweise Personen x Tage) orientieren. Die Umlageschlüssel für die einzelnen Kostenpositionen der Betriebskostenabrechnung werden in der Regel im Mietvertrag bereits verbindlich festgelegt. Diese ist dann auch verpflichtend anzuwenden. Doch schnell ist dies am Jahresende wieder vergessen, und der Vermieter verwendet dann doch einen beliebigen Verteilerschlüssel. Prüfen Sie daher immer, ob für die Abrechnung der jeweiligen Kosten auch der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel herangezogen wurde. Eine Korrektur einer Betriebskostenabrechnung gemäß Umlageschlüssel kann das Ergebnis erheblich beeinflussen.

Beispiel
Die Umlage der Kostenposition „Hausmeister“ soll gemäß Mietvertrag entsprechend der Wohnfläche erfolgen. In der Betriebskostenabrechnung wurde vom Vermieter jedoch fälschlicherweise der Verteilerschlüssel „Anzahl Wohnungen“ verwendet. Dies kann bei unterschiedlichen Wohnungsgrößen einen spürbaren Unterschied machen. Nehmen wir als Beispiel ein Musterhaus mit insgesamt drei Wohnungen, die 30, 50, und 80 m² Wohnfläche haben, also in Summe 160 m². Hier sieht die Umlage der Kosten folgendermaßen aus:

Für den Mieter Mustermann in einer kleinen Wohnung von 30 m² entstehen dabei dieselben Kosten wie für die benachbarte größere Wohnung mit 80 m². Wird der korrekte Umlageschlüssel angewandt, reduzieren sich die Kosten für den Mieter Mustermann deutlich.

Ein weiterer häufiger Fehler ist, Kostenpositionen in derselben Betriebskostenabrechnung doppelt aufzuführen. Besonders häufig passiert das bei den Kosten für den Hausmeister, Hausreinigung und Gartenpflege beziehungsweise Winterdienst. Gibt es für das Objekt beispielsweise einen Hausmeister, der neben kleineren Aufgaben rund ums Haus auch im Winter den Schnee räumt und im Sommer im Garten den Rasen mäht?

Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung müssen Mieter natürlich nicht hinnehmen. Sie haben in diesen Fällen einen Anspruch auf Korrektur der Abrechnung durch den Vermieter, wozu zwölf Monate Zeit bleiben. Dieselbe Frist haben übrigens auch Mieter: Sie müssen die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt prüfen und können dieser innerhalb dieses Zeitraumes gegebenenfalls widersprechen.

In diesem Zusammenhang gilt es, eine weitere wichtige Frist zu beachten: Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes vorlegen.

Ist als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr festgelegt, muss die Betriebskosten -abrechnung für das Jahr 2020 beispielsweise bis zum 31.12.2021 vorliegen. Erhalten Mieter diese erst später, haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf die Begleichung einer möglichen Nachzahlung. Selbstverständlich sind Mieter gut beraten, die Nachzahlung aus einer korrekt ausgestellten Betriebskostenabrechnung, aus Gründen des Anstandes und der Fairness, zu bezahlen. Bei den in Rechnung gestellten Kosten handelt es sich schließlich um Verbrauchskosten oder um tatsächlich erbrachte Leistungen. Ein Guthaben müssen Vermieter jedoch auf jeden Fall an die begünstigten Mieter ausbezahlen. Hier müssen Vermieter zahlen, selbst wenn sie die Abrechnung erst Jahre später erstellen.

Weist Ihre Betriebskostenabrechnung Fehler auf, sollten Sie aktiv werden. Kontaktieren Sie Ihren Vermieter und bitten Sie um Korrektur. Beachten Sie dabei stets die Art und Weise, wie Sie dies an Ihren Vermieter herantragen. Bleiben Sie sachlich: Vorwürfe oder wütende Vorhaltungen bringen Sie hier keinen Schritt weiter. Zumal die meisten Fehler in den Abrechnungen nicht mit Vorsatz sondern schlicht aus Unwissenheit oder Unaufmerksamkeit heraus entstehen. Um das Vertrauensverhältnis nicht zu beschädigen, sollte selbst bei gravierenden Fehlern ein respektvoller und höflicher Umgang gewahrt bleiben, auch von Seiten des Vermieters.

Je nachdem, wie gut Ihr persönliches Verhältnis zu Ihrem Vermieter ist, kann ein klärendes Gespräch und ein Schreiben, in dem Sie die beanstandeten Aspekte aufzeigen, schon ausreichen, um den Sachverhalt zu klären. Stellen sich Vermieter jedoch quer und weisen die Fehler strikt von sich, sollten Sie nachdrücklicher werden. Es kommt auch vor, dass diese die Verantwortung auf die Hausverwaltung oder den Dienstleister abwälzen wollen und Sie an diese verweisen. Lassen Sie sich in einem solchen Fall die Belege von der zuständigen Hausverwaltung zeigen, beachten Sie jedoch stets, dass Ihr Vermieter Ihre erste Anlaufstelle bleibt. 

Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung in schriftlicher Form an den Vermieter zu übermitteln. Am besten schicken Sie dieses Schreiben aus Gründen der Nachweisbarkeit per Einschreiben. Erklären und begründen Sie in Ihrem Schreiben explizit, welche Kosten und Positionen Sie beanstanden. 

Im Fall einer Nachzahlung sollten Sie, wenn Sie diese innerhalb der vom Vermieter gesetzten Frist begleichen, sicherheitshalber den Vermerk „unter Vorbehalt“ in der Überweisung mit eintragen, und unbedingt den Dialog mit dem Vermieter suchen.

Melden sich beim Prüfen der Abrechnung erste Zweifel an oder sind Sie unsicher über das weitere Prozedere: Holen Sie sich professionelle Unterstützung. Es gibt verschiedene Stellen, die Mieter kontaktieren können. Dies können neben Mietervereinen und -verbänden, die meist auf bezahlte Mitgliedschaften setzen, auch Fachanwälte im Bereich Mietrecht sein. Damit sind jedoch oft hohe Kosten verbunden, was Mieter bei reiner Unsicherheit über die Richtigkeit der Abrechnung eventuell eher abschreckt. Des Weiteren gibt es auch Online-Anbieter, die eine schnelle Prüfung der Abrechnung versprechen. Dabei sollte man den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren, wenn aufgefordert wird, Betriebskostenabrechnung und Mietvertrag hochzuladen und diese von einem Algorithmus überprüft werden.

Alternativ können sich Mieter auch gezielt an eine beliebige Hausverwaltung wenden, die häufig das Erstellen von Betriebskostenabrechnungen neben anderen Leistungen anbieten und somit über das notwendige Know-How verfügen. Es gibt letztlich also viele Möglichkeiten für Mieter, unbürokratische und fachlich fundierte Unterstützung einzuholen, soll die Betriebskostenabrechnung überprüft und ein Widerspruch in die Wege geleitet werden.

Sie wollen sichergehen, dass Ihre alljährliche Betriebskostenabrechnung korrekt ist – wissen aber vielleicht nicht im Einzelnen, worauf Sie dabei achten müssen? In unserem Wissens-Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung vermitteln wir alles Wissenswerte, um Sie bei der Prüfung Ihrer Abrechnung zu unterstützen.

Im ersten Teil unseres Ratgebers Betriebskostenabrechnung - „Diese Kosten haben Mieter zu bezahlen“ widmen wir uns unter anderem den Fragen, welche Kosten Vermieter überhaupt auf Sie umlegen dürfen, gehen der Frage nach, ob der Mietvertrag mit der Betriebskostenabrechnung in Zusammenhang steht und was das gegebenenfalls für Sie als Mieter bedeutet.