Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung: Was Mieter und Vermieter wissen müssen
Was ist eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft, wenn sie beispielsweise formelle Fehler oder inhaltlich falsche Angaben enthält. Dazu können falsch berechnete Kosten, nicht umlagefähige Betriebskosten, ein falscher Umlageschlüssel oder fehlende Angaben gehören.
Grundsätzlich muss der Vermieter über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Einwendungen gegen die Abrechnung kann der Mieter grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 BGB).
Welche Fehler können in einer Nebenkostenabrechnung auftreten?
Bei der Prüfung einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung sollten Mieter insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Nicht umlagefähige Kosten: Kosten werden auf den Mieter umgelegt, obwohl sie der Vermieter selbst tragen muss.
- Falscher Verteilerschlüssel: Die Kosten werden beispielsweise nach Wohnfläche verteilt, obwohl im Mietvertrag ein anderer Schlüssel vereinbart wurde.
- Falsche Wohnfläche: Für die Berechnung wird eine falsche Quadratmeterzahl verwendet.
- Rechenfehler: Einzelne Kostenpositionen oder die Gesamtsumme wurden falsch berechnet.
- Doppelte Abrechnung: Eine Kostenart wird mehrfach berücksichtigt.
- Falsche Vorauszahlungen: Bereits geleistete Vorauszahlungen werden nicht oder falsch angerechnet.
- Fehlender Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum ist nicht korrekt angegeben.
- Nicht nachvollziehbare Kosten: Die Abrechnung enthält keine ausreichende Aufschlüsselung der Kosten.
Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
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1. Nicht umlagefähige Kosten Nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen, dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Werden beispielsweise Reparatur- oder Instandhaltungskosten als Betriebskosten angesetzt, kann die Abrechnung fehlerhaft sein. |
2. Falscher Umlageschlüssel Der in der Abrechnung verwendete Umlageschlüssel muss den gesetzlichen Vorgaben und gegebenenfalls den Vereinbarungen im Mietvertrag entsprechen. Beispiel: |
3. Doppelt abgerechnete Kosten Kosten dürfen nicht mehrfach auf den Mieter umgelegt werden. Das kann beispielsweise passieren, wenn Leistungen eines Hausmeisters zusätzlich unter „Gartenpflege“ oder „Winterdienst“ abgerechnet werden, obwohl sie bereits in den Hausmeisterkosten enthalten sind. |
Was passiert bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?
Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung muss nicht automatisch komplett neu erstellt werden. Entscheidend ist, welcher Fehler vorliegt und ob er sich auf die Abrechnung auswirkt.
Stellt der Mieter einen Fehler fest, sollte er zunächst prüfen, welche Position betroffen ist. Bei Unklarheiten kann er vom Vermieter Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen. Dieses Recht ergibt sich aus § 556 Abs. 4 BGB. Ist die Abrechnung tatsächlich falsch, kann eine Korrektur erforderlich sein. Bei einer zu hohen Nachforderung darf der Mieter den zu viel verlangten Betrag grundsätzlich nicht einfach dauerhaft akzeptieren.
Welche Fristen gelten bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?
| Frist | Wer? | Zeitraum |
|---|---|---|
| Abrechnung | Vermieter | spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums |
| Einwendungen | Mieter | grundsätzlich 12 Monate nach Zugang |
| Nachforderung | Vermieter | nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich ausgeschlossen |
Die gesetzliche Grundlage ist § 556 Abs. 3 BGB. Eine Ausnahme von der Ausschlusswirkung für Nachforderungen besteht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Wurde die Betriebskostenabrechnung zu spät erstellt?
Ist als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr festgelegt, muss die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 beispielsweise bis zum 31.12.2026 vorliegen. Erhalten Mieter diese erst später, haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf die Begleichung einer möglichen Nachzahlung. Selbstverständlich sind Mieter gut beraten, die Nachzahlung aus einer korrekt ausgestellten Betriebskostenabrechnung, aus Gründen des Anstandes und der Fairness, zu bezahlen. Bei den in Rechnung gestellten Kosten handelt es sich schließlich um Verbrauchskosten oder um tatsächlich erbrachte Leistungen. Ein Guthaben müssen Vermieter jedoch auf jeden Fall an die begünstigten Mieter ausbezahlen. Hier müssen Vermieter zahlen, selbst wenn sie die Abrechnung erst Jahre später erstellen.
Wie kann man einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Mieter sollten konkrete Fehler möglichst schriftlich gegenüber dem Vermieter beanstanden. Dabei sollte angegeben werden, welche Position betroffen ist und weshalb sie aus Sicht des Mieters fehlerhaft ist.
Ein pauschaler Satz wie „Die Nebenkostenabrechnung ist falsch“ ist wenig hilfreich. Besser ist beispielsweise:
„Die Position Hausmeisterkosten erscheint mir fehlerhaft, da im Mietvertrag die Verteilung nach Wohnfläche vereinbart wurde, in der Abrechnung jedoch nach Wohneinheiten abgerechnet wurde.“
Bei Zweifeln können Mieter außerdem die zugrunde liegenden Belege prüfen. Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren.
Was müssen Vermieter bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung beachten?
Vermieter sollten die Abrechnung vor dem Versand insbesondere auf Umlagefähigkeit, Verteilerschlüssel, Wohnfläche, Vorauszahlungen und Rechenfehler prüfen.
Wichtig ist außerdem die gesetzliche Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Vermieter die verspätete Geltendmachung zu vertreten hat.
Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen
☐ Stimmt der Abrechnungszeitraum?
☐ Sind alle Kostenpositionen nachvollziehbar aufgeschlüsselt?
☐ Wurde der richtige Umlageschlüssel verwendet?
☐ Stimmt die angegebene Wohnfläche?
☐ Sind nur umlagefähige Kosten enthalten?
☐ Wurden Kosten doppelt berechnet?
☐ Wurden die geleisteten Vorauszahlungen richtig berücksichtigt?
☐ Stimmen die einzelnen Rechenbeträge?
☐ Kann ich bei Bedarf die zugrunde liegenden Belege einsehen?
Unser Wissens-Ratgeber für Mieter
Sie wollen sichergehen, dass Ihre alljährliche Betriebskostenabrechnung korrekt ist – wissen aber vielleicht nicht im Einzelnen, worauf Sie dabei achten müssen? In unserem Wissens-Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung vermitteln wir alles Wissenswerte, um Sie bei der Prüfung Ihrer Abrechnung zu unterstützen.
Im ersten Teil unseres Ratgebers Betriebskostenabrechnung - „Diese Kosten haben Mieter zu bezahlen“ widmen wir uns unter anderem den Fragen, welche Kosten Vermieter überhaupt auf Sie umlegen dürfen, gehen der Frage nach, ob der Mietvertrag mit der Betriebskostenabrechnung in Zusammenhang steht und was das gegebenenfalls für Sie als Mieter bedeutet.
FAQ - Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung
Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung ist nicht automatisch strafbar. Fehler können beispielsweise durch Rechenfehler, eine falsche Wohnfläche oder einen falsch angewendeten Umlageschlüssel entstehen. In solchen Fällen geht es grundsätzlich um die zivilrechtliche Korrektur der Abrechnung.
Anders kann es aussehen, wenn ein Vermieter bewusst falsche Angaben macht, um sich einen finanziellen Vorteil zu verschaffen. Ob ein solches Verhalten strafrechtlich relevant ist, hängt von den konkreten Umständen und insbesondere vom Vorsatz ab. Bei einem entsprechenden Verdacht sollte rechtlicher Rat eingeholt werden.
Zunächst sollten die einzelnen Kostenpositionen, der Umlageschlüssel, die Wohnfläche und die Vorauszahlungen geprüft werden. Bei konkreten Fehlern kann der Mieter innerhalb der gesetzlichen Frist Einwendungen erheben.
Einwendungen gegen die Abrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB).
Bei einer fehlerhaften Abrechnung kann der Mieter die betroffenen Positionen beanstanden und eine Korrektur verlangen. Ob und in welchem Umfang eine Zahlung zurückbehalten werden darf, hängt von der Art des Fehlers und der konkreten Situation ab.
Der Mieter kann seine Einwendungen konkretisieren und gegebenenfalls Belegeinsicht verlangen. Bei einem Streit über die Berechtigung einer Nachforderung kann rechtliche Beratung sinnvoll sein.
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