Nebenkostenabrechnung: Welche Fristen gelten für Vermieter?

Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden im deutschen Mietrecht meist synonym verwendet. Eine Nebenkostenabrechnung ist die jährliche, gesetzlich vorgeschriebene Abrechnung der Betriebskosten, die ein Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Sie listet alle angefallenen Kosten (z. B. Heizung, Wasser, Müllentsorgung) für einen Abrechnungszeitraum auf, stellt diese den geleisteten Vorauszahlungen des Mieters gegenüber und ergibt daraus eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Für Sie als Vermieter ist es wichtig zu wissen, welche Kosten Sie überhaupt auf Ihre Mieter umlegen dürfen. Laut § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten alle laufenden Kosten, die Ihnen als Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie laufend entstehen. Nur diese Kosten dürfen Sie per Mietvertrag auf Ihre Mieter umlegen.

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt in der Regel einmal jährlich. Während des Abrechnungszeitraums leisten Mieter monatliche Vorauszahlungen. Nach Ablauf dieses Zeitraums erstellt der Vermieter die detaillierte Nebenkostenabrechnung.

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss folgende Punkte transparent ausweisen:

1. Gesamtkosten: Eine vollständige Auflistung aller tatsächlich angefallenen umlagefähigen Betriebskosten für das gesamte Gebäude im Abrechnungszeitraum.
2. Verteilungsschlüssel: Die Angabe, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien umgelegt wurden. Dies kann nach Quadratmetern, Personenanzahl, Verbrauch (bei Heizung und Wasser) oder Wohneinheiten geschehen. Der Verteilungsschlüssel muss im Mietvertrag explizit vereinbart sein.
3. Anteil des Mieters: Der konkrete Kostenanteil, der auf die jeweilige Mietpartei gemäß dem vereinbarten Verteilungsschlüssel entfällt.
4. Geleistete Vorauszahlungen: Die Summe der Vorauszahlungen, die Ihr Mieter im Abrechnungszeitraum bereits geleistet hat.
5. Nachzahlung oder Guthaben: Die Differenz zwischen dem individuellen Kostenanteil des Mieters und seinen geleisteten Vorauszahlungen. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung, die der Mieter leisten muss, oder ein Guthaben, das Sie als Vermieter dem Mieter erstatten müssen.

Der Abrechnungszeitraum für Betriebskosten beträgt normalerweise zwölf Monate und muss im Mietvertrag vereinbart sein. Oft ist dies das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember), aber auch andere 12-Monats-Zeiträume sind möglich (z.B. 1. Juli bis 30. Juni). Ein längerer Abrechnungszeitraum ist nicht zulässig.

Halten Sie diese Abrechnungsfrist nicht ein, hat das gravierende finanzielle Konsequenzen für Sie als Vermieter:

• Verlust des Nachzahlungsanspruchs: Sie verlieren Ihren Anspruch auf eine eventuelle Nachzahlung der Nebenkosten. Das bedeutet: Selbst wenn Ihr Mieter im Abrechnungszeitraum mehr Betriebskosten verursacht hat, als er über die Vorauszahlungen beglichen hat, können Sie diese Differenz nach Ablauf der Frist nicht mehr einfordern. Dies betrifft direkt die Nachzahlung Nebenkosten Frist und kann erhebliche Einnahmeverluste bedeuten.
• Anspruch auf Nebenkostenrückzahlung bleibt bestehen: Der Anspruch des Mieters auf eine Nebenkostenrückzahlung (Guthaben) bleibt hingegen bestehen. Haben Sie zu viel Vorauszahlungen erhalten, müssen Sie den Überschuss auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist an den Mieter zurückzahlen. Der Mieter kann diesen Anspruch innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren geltend machen. Die Nebenkostenrückzahlung Frist ist hier also mieterfreundlicher.

Sobald Ihr Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat und diese eine Nachforderung ausweist, beginnt für ihn die Zahlungsfrist. Die gängige Zahlungsfrist für die Nebenkostenabrechnung beträgt 30 Tage.

• 30 Tage sind der Standard: Obwohl es keine explizite gesetzliche Regelung im Mietrecht gibt, die eine 30-Tage-Frist festlegt, hat sich diese Frist im Mietrecht etabliert und wird von der Rechtsprechung als angemessen angesehen. Sie orientiert sich an der Frist für die Fälligkeit von Entgeltforderungen gemäß § 286 Abs. 3 BGB.
• Vorsicht bei kürzeren Fristen: Formulierungen wie "Nebenkostenabrechnung Zahlungsfrist 7 Tage" oder "Nebenkostenabrechnung Zahlungsfrist 14 Tage" sind in der Nebenkostenabrechnung zwar manchmal zu finden, können aber unwirksam sein. Eine derart kurze Frist ist in der Regel nicht angemessen und benachteiligt den Mieter unangemessen. Sie sollten sich daher an der 30-Tage-Frist orientieren. Wenn sich Ihr Mieter fragt "Nebenkostenabrechnung Zahlungsfrist 14 Tage oder 30 Tage?", dann ist aus rechtlicher Sicht die 30-Tage-Frist die sicherere Annahme. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mieter weiß, bis wann die Nebenkostenabrechnung bezahlt werden muss – idealerweise innerhalb von 30 Tagen.

Damit Ihr Mieter keinen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegt oder Ihnen Geld verloren geht, sollten Sie Fehler vermeiden. 

Folgende Fehler sind typisch:

1. Warmwasserkosten werden geschätzt, statt genau nach Verbrauch abgerechnet. In diesem Fall darf Ihr Mieter den Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.
2. Es werden Kosten berechnet, die nicht im Mietvertrag stehen.
3. Es werden Kosten auf den Mieter umgelegt, die der Vermieter eigentlich selbst tragen muss, wie zum Beispiel Reparaturkosten, Bank- und Kontoführungsgebühren.
4. Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist wird versäumt. Vom Mieter können dann keine Nachzahlungen mehr verlangt werden.
5. Gewerbeeinheiten werden in die Nebenkosten für die Wohnungen eingerechnet.
6. Es wird ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben. Sie dürfen nur die Monate berechnen, für die Ihr Mieter die Wohnung gemietet hat – nicht für das gesamte Jahr.
7. Beim Verteilerschlüssel Wohnfläche wird eine Quadratmeterzahl zugrunde gelegt, die erheblich (um mehr als zehn Prozent) von der tatsächlichen Größe abweicht.

Die Betriebskostenabrechnung muss klar und verständlich sein. Dazu sollten Sie folgende Angaben in der Abrechnung machen:

• Abrechnungszeitraum
• Umlageschlüssel (Verbrauch, Anzahl der Bewohner oder Quadratmeter; Heizkosten müssen immer nach dem Verbrauch abgerechnet werden)
• Gesamtkosten bei einem Mehrfamilienhaus
• Berechnung des Mieteranteils an den Gesamtkosten
• Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat
• Rückzahlungen oder Nachzahlungen

Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer oder nutzen Sie eine der Wohnungen selbst, müssen Sie die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Den Verteilerschlüssel zu ändern und die Nebenkosten nur auf die vermietete Wohnung umzulegen, ist unzulässig. Die Nebenkosten für die leerstehende Wohnung müssen Sie selbst übernehmen.

Befindet sich auch eine Gewerbeeinheit in dem Mietshaus, müssen Sie die Kosten für diese gesondert abrechnen, wenn der Wohnungsmieter durch eine gemeinsame Abrechnung deutlich höhere Nebenkosten zu zahlen und dadurch erheblich benachteiligt würde.

Ergibt Ihre Nebenkostenabrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter dieses unverzüglich an Sie auszahlen. Auch hier gibt es keine feste gesetzliche Frist, aber eine Auszahlung innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung gilt als angemessen. Eine längere Verzögerung kann Verzugszinsen für Sie bedeuten.

Die Kenntnis der Fristen zur Nebenkostenabrechnung ist sowohl für Vermieter als auch für Mieter unerlässlich. Vermieter müssen die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten unbedingt einhalten, um ihren Anspruch auf Nachzahlungen nicht zu verlieren. Mieter sollten die Abrechnung innerhalb der 30-tägigen Zahlungsfrist begleichen und ihre 12-monatige Einwendungsfrist nutzen, um die Richtigkeit der Abrechnung sorgfältig zu prüfen. Durch Einhaltung dieser Fristen und das frühzeitige Klären von Unstimmigkeiten können beide Parteien Zeit, Nerven und unnötige Kosten sparen.