Die Heizkostenabrechnung – ein leidiges Thema trotz eindeutiger Regelungen

Die Heizkostenabrechnung umfasst die Kosten für die gelieferte bzw. verbrauchte Wärmeenergie sowie für die Warmwasserbereitung. Nach der aktuellen Betriebskostenverordnung werden diese Kosten in verbrauchsabhängige Heizkosten und umlagefähige Betriebskosten der Heizungsanlage unterteilt.

Typische umlagefähige Kosten der Heizungsanlage sind:

• Brennstoffkosten (z. B. Gas, Öl, Fernwärme) inkl. Verbrauchsnachweis
• Betriebsstrom der Heizungsanlage
• Bedienung, Überwachung und laufender Betrieb der Anlage
• Wartung und regelmäßige Funktionsprüfung der Heizungsanlage
• Einstellung und Optimierung durch Fachpersonal (im Rahmen der Wartung)
• Messungen nach gesetzlichen Vorgaben (z. B. Immissionsschutz)
• Schornsteinfegergebühren (Reinigung, Mess- und Überprüfungsarbeiten)
• Miete oder Leasing von Verbrauchserfassungsgeräten
• Eichung bzw. Kalibrierung von Messgeräten
• Kosten der Verbrauchserfassung, Ablesung und Abrechnung

Eingeschränkt umlagefähig oder abhängig vom Einzelfall

• Reinigung von Anlagen oder Betriebsräumen → nur laufender Betrieb, keine Instandsetzung
• Öltankreinigung → nur, wenn es sich um laufende Betriebskosten handelt (keine Sanierung)
• Einzelne technische Arbeiten → nur, wenn sie als Wartung und nicht als Reparatur gelten

Wichtig für die Praxis

Heute werden Heizkosten in der Abrechnung in der Regel nicht mehr als viele Einzelpositionen dargestellt, sondern gebündelt ausgewiesen, zum Beispiel als:

• Heizkosten (Brennstoff + Betriebskosten)
• Warmwasserkosten
• Heiznebenkosten

Die genaue Abgrenzung richtet sich nach der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) sowie der Heizkostenverordnung.

• Heizkosten müssen nach der Heizkostenverordnung in verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten aufgeteilt werden.
• Der verbrauchsunabhängige Anteil berücksichtigt bauliche Unterschiede wie Lage der Wohnung oder Anzahl der Außenwände.
• Die Verteilung erfolgt meist nach Wohnfläche und gleicht damit systembedingte Unterschiede aus.
• Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Anteil von 50–70 % verbrauchsabhängig und 30–50 % verbrauchsunabhängig.
• In der Praxis wird häufig die 50/50-Aufteilung verwendet.
• Die Regelung gilt für zentrale Heizungen ebenso wie für wohnungsweise Heizsysteme.

Grundsätzlich müssen Heizkosten nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abgerechnet werden. In bestimmten Ausnahmefällen kann jedoch von dieser Regel abgewichen werden. Dann ist eine pauschale oder vereinfachte Abrechnung möglich.

Eine Ausnahme kommt insbesondere nur in folgenden Fällen in Betracht:

• Gebäude mit maximal zwei Wohneinheiten, von denen eine vom Eigentümer selbst bewohnt wird
• technisch nicht mögliche Verbrauchserfassung, z. B. wenn eine Messung nicht realisierbar ist
• wirtschaftlich unzumutbare Verbrauchserfassung, wenn die Kosten der Messung in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen

Wichtig: Diese Ausnahmen sind eng begrenzt und werden in der Praxis streng geprüft. Es handelt sich nicht um eine freie Wahl des Abrechnungsmodells, sondern um klar definierte gesetzliche Sonderfälle nach der Heizkostenverordnung (§ 11 HeizkostenV).

Auch moderne Heizsysteme wie Wärmepumpen oder Solaranlagen sind nicht automatisch von der verbrauchsabhängigen Abrechnung befreit. Entscheidend ist allein, ob der Verbrauch technisch messbar und wirtschaftlich erfassbar ist.

Für eine rechtssichere und korrekte Heizkostenabrechnung muss der Verbrauch jeder Wohneinheit exakt erfasst werden. Dafür werden geeignete Verbrauchserfassungsgeräte für Heizenergie und Warmwasser benötigt. Die Auswahl und der Betrieb dieser Geräte sind grundsätzlich flexibel möglich.

Viele Eigentümer beauftragen hierfür einen externen Wärmemessdienstleister, der die Erfassung, Ablesung und Abrechnung übernimmt. Die dabei entstehenden Kosten gelten in der Regel als umlagefähige Betriebskosten und können auf die Mieter verteilt werden.

Wichtig: Auch wenn ein Dienstleister die Abrechnung erstellt, bleibt der Vermieter rechtlich immer Ansprechpartner der Mieter. Bei Widersprüchen oder Einsprüchen zur Heizkostenabrechnung muss dieser die Prüfung und Klärung übernehmen.

Berechnung ohne Messgeräte (§ 9 HeizkostenV)

Wenn keine Messgeräte vorhanden sind, erlaubt die Heizkostenverordnung eine rechnerische Ermittlung:

Immer wieder kommt es vor, dass Mieter die Heizkostenabrechnung anfechten, weil sie die eingesetzten Messgeräte – insbesondere ältere Verdunstungsheizkostenverteiler – als ungenau oder unzuverlässig empfinden.

Typische Kritikpunkte sind, dass bereits bei Nichtnutzung eine Verdunstung stattfinden könne oder die Messung insgesamt nicht dem tatsächlichen Verbrauch entspreche.

Wie ist das rechtlich und technisch zu bewerten?

Diese Einwände lassen sich in der Regel gut entkräften:

• Normierte Verdunstung wird berücksichtigt: Die Geräte sind so konstruiert, dass technische Verdunstung durch definierte Füllstände und Skalen berücksichtigt wird.
• Regelmäßiger Austausch: Nach jeder Ableseperiode werden neue Röhrchen eingesetzt, wodurch systematische Fehler reduziert werden.
• Zulässige Messmethode: Verdunstungsgeräte sind weiterhin rechtlich zugelassen und dürfen im Rahmen der Heizkostenverordnung verwendet werden.
• Vergleich mit elektronischen Geräten: Moderne elektronische Heizkostenverteiler sind komfortabler und genauer, aber Verdunstungsgeräte gelten nicht automatisch als unzulässig oder unbrauchbar.

Fällt ein Heizkostenverteiler oder Wärmezähler aus, muss der Verbrauch nach § 9a HeizkostenV geschätzt werden.

Kommt es während der Heizperiode zu einem Mieterwechsel, ist eine Zwischenabrechnung der Heizkosten erforderlich. Dabei reicht es nicht aus, nur den Verbrauch zum Übergabetermin abzulesen – auch die verbrauchsabhängigen Kosten müssen sachgerecht auf Alt- und Neumieter aufgeteilt werden.

Welche Methoden gibt es zur Aufteilung?

In der Praxis kommen zwei anerkannte Verfahren zum Einsatz, die vom Vermieter gewählt werden können:

Der Vermieter hat in diesem Fall ein Zutrittsrecht und der Mieter darf das Betreten der Wohnung zum Zweck der Ablesung nicht verweigern. Allerdings ist angeraten, den Ablesetermin dem Mieter möglichst drei bis vier Wochen vorher mitzuteilen. Ein weiteres Mal etwa eine Woche vor dem Termin zur Erinnerung ist sinnvoll.  Auch im Fall, dass er selbst nicht zugegen sein kann, muss der Mieter für die Zugänglichkeit der Wohnung sorgen. Beispielsweise kann er sich durch eine Person seines Vertrauens vertreten lassen. Steht der Ableser trotz der Anmeldung vor verschlossener Tür, muss der Mieter die Kosten für einen erneuten Besuch des Ablesers bezahlen. Weigert sich der Mieter beharrlich, die Ablesung zuzulassen, sind  nur juristische Schritte hinsichtlich einer einstweiligen Verfügung möglich. 

Wo ein Bedarf ist, da ist in aller Regel auch ein Angebot. In diesem Fall ist es das Wärmecontracting, das mittlerweile immer mehr Vermieter in Anspruch nehmen: Ein darauf spezialisiertes Unternehmen – der Contractor – bietet dem Vermieter an, den gesamten Komplex Heizung und Warmwasser zu übernehmen. Das reicht vom Einbau einer neuen Heizungsanlage über Wartung und Reparatur bis zur Heizkostenabrechnung. Sie als Vermieter brauchen sich um nichts mehr zu kümmern – bis auf eventuelle Reklamationen der Mieter. Denn der Vertragspartner des Mieters bleiben immer noch Sie. Damit sich die Sache für den Contractor rechnet, schließt er einen langfristigen Vertrag mit Ihnen ab, Laufzeit i.d.R. 10 - 15 Jahre.

Voraussetzungen für einen solchen Deal sind, 

• dass im Mietvertrag steht, wonach der Mieter die Heiz- und Warmwasserkosten zu übernehmen hat
• die neu eingebaute Heizungsanlage effizienter arbeitet als die alte Anlage
• die Heiz- und Warmwasserkosten nicht höher sind als zuvor (Prinzip der Kostenneutralität) 

Damit diese neue Dienstleistung eine Chance hat sich durchzusetzen, wurde sie in die Mietrechtsreform 2013 aufgenommen. Hier ist geregelt, dass Sie bei einem laufenden Mietvertrag die Umstellung auf Wärmecontracting vornehmen dürfen, auch gegen den Willen des Mieters.