Die Heizkostenabrechnung – ein leidiges Thema trotz eindeutiger Regelungen

Die Heizkostenabrechnung umfasst die Aufstellung über die gelieferte bzw. verbrauchte Wärmeenergie und das Warmwasser. Hierfür werden die Kosten in folgende Einzel-Positionen aufgeteilt:

• Betrieb der zentralen Heizung
• Betriebsstrom
• Bedienung, Pflege und Überwachung der Anlage 
• Regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit
• Einstellung/Justierung durch einen Heizungsfachmann
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraums 
• Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz 
• Miete oder Leasing von Verbrauchserfassungsgeräten 
• Eichung der Erfassungsgeräte
• Kosten für die Analyse, Berechnung und Aufteilung des Verbrauchs
• Bereitstellung/Lieferung und Verbrauch der Brennstoffe mit Datums- und Mengenangabe
• Öltankreinigung
• Die Kosten der Schornsteinreinigung können entweder als Position in die Heizkostenabrechnung oder die Nebenkostenabrechnung aufgenommen und auf die Mietparteien umgelegt werden

Hinweis: Trennen Sie die Betriebskosten von eventuell angefallenen Reparaturkosten. Denn diese sind nicht umlagefähig.

Nach der seit 1981 bestehenden Heizkostenverordnung sind Heizkosten anteilig verbrauchsabhängig und verbrauchsunabhängig abzurechnen. 

Warum diese Zweiteilung? – Die verbrauchsunabhängige Heizkostenberechnung bezieht sich in der Regel auf die Fläche der Wohnung  oder auf die Kubikmeter des umbauten Raums der Wohnung. Denn Wohnungen verbrauchen aus baulichen Gründen unterschiedliche Wärmeenergiemengen, die die Mieter nicht beeinflussen können. Beispielsweise wegen der unterschiedlichen Anzahl an Außenwänden oder weil sie „im Sandwich“ von beheizten Wohnungen umgeben sind. 

Um hier einen Ausgleich zu schaffen, schreibt der Gesetzgeber vor, dass (abgesehen von sehr seltenen Ausnahmen) mindestens 50% und höchstens 70% der Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Der Rest – 30% bis 50% – wird verbrauchsunabhängig nach Wohnflächenanteil umgelegt. Die gängigste Lösung ist die gleichmäßige Einteilung und Abrechnung von 50% verbrauchsabhängig und 50% nach Flächenanteil. Dies gilt sowohl für Zentralheizungsanlagen wie auch für separate, wohnungseigene Heizungen (z.B. Gas-Etagenheizung, Gastherme).

...aber Ausnahmen bestätigen bekanntlich die Regel. Denn nur dann, wenn einer dieser 5 Sachverhalte vorliegt, kann die verbrauchsabhängige Abrechnung durch einen Pauschalbetrag ersetzt werden:

1. Ihr Mieter und Sie wohnen im selben Haus mit nur zwei Wohnungen.
2. Die Wohnung verfügt über eine Heizung, die sich vom Mieter nicht regeln lässt.
3. Es ist ein Appartement in einem Wohnheim, z.B. für Studenten, Senioren oder Pflegebedürftige.   
4. Die Heizung wird über eine besonders energiesparende Wärmepumpen- oder Solaranlage betrieben.
5. Der Verbrauch kann aus technischen Gründen nicht erfasst werden oder die Erfassung wäre wirtschaftlich unzumutbar.

    
Zur Verdeutlichung noch einmal: Sofern keiner dieser 5 Gründe vorliegt, ist eine Kombination aus verbrauchsabhängiger und verbrauchsunabhängiger Abrechnung der Heizkosten zwingend vorgeschrieben. 

Um den Verbrauch je Wohneinheit zu messen, bedarf es Verbrauchserfassungsgeräte für Heizenergie und Warmwasser. Die Wahl der Geräte steht Ihnen frei. Es steht Ihnen auch frei, eine Wärmemessdienstfirma für die Datenerfassung und Berechnung zu engagieren. Die Kosten für die Dienstleistung können Sie ebenfalls auf die Mieter umlegen. Wenn jedoch Ihr Mieter gegen die Heizkostenabrechnung Einspruch einlegt, sind Sie sein Ansprechpartner und nicht die Wärmemessdienstfirma. Sie als Mietvertragspartner des Mieters müssen sich mit der Berechtigung des Einspruchs befassen.   

Für die Messung der verbrauchten Heizenergie gibt es:

• Wärmezähler (Wärmemengenzähler)
• Heizkostenverteiler (Verdunstungsgeräte oder elektronische Verteiler)

Je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart ist, schlagen Sie die erfassten Werte zu 50% - 70% dem verbrauchsabhängigen Anteil zu. Der Rest – also 30% - 50% – ergibt den verbrauchsunabhängigen Anteil.  Oder es besteht die Vereinbarung der Splittung nach gleichen Teilen von je 50%. In den ersten drei Jahren kann die Festlegung der Anteile zum Beginn der neuen Heizperiode  (nicht rückwirkend) angepasst werden.

Bereitet die Heizungsanlage auch das Warmwasser auf, müssen die Kosten hierfür separat nach dem gleichen Verteilerschlüssel berechnet und ausgewiesen werden. Der Warmwasserverbrauch wird gemessen mittels:

• Warmwasserzähler
• andere geeignete Geräte

Sind keine Wärmezähler vorhanden, erlaubt der Gesetzgeber nach der in § 9 der Heizkostenverordnung enthaltenen Formel die Berechnung der Energiemenge:  
Warmwasserwärmebedarf (Q) = 2,4 x Volumen des Warmwassers in cbm (V) x (Warmwassertemperatur – 10 Grad Celsius); Ergebniseinheit: Kilowattstunden
Wenn weder Volumen noch Temperatur erfasst werden können erlaubt § 9 der Heizkostenverordnung auch die Berechnung über die Wohnfläche: Warmwasserwärmebedarf (Q) = 32 x Wohnfläche in qm; Ergebniseinheit: Kilowattstunden

Mancher kritische Mieter glaubt, dass die an seinen Heizkörpern angebrachten so genannten Verdunstungsröhrchen viel zu ungenau messen würden. Und außerdem fände auch eine Verdunstung bei Nichtheizen statt. Wenn der Mieter reklamiert, können Sie gelassen bleiben. 

Dazu die Gegenargumente: 1. Der natürlichen Verdunstung wird durch einen höheren Füllstand Rechnung getragen, da nach jedem Ablesen ein neues Röhrchen eingesetzt wird. 2. Diese Röhrchen sind zwar die billigsten Geräte, aber nicht grob ungenau gegenüber den neueren elektronischen Geräten. 3. Das Verdunstungsröhrchen ist nach wie vor offiziell zugelassen. 

Tipp: Wenn es technisch machbar ist, lassen Sie diese veraltete Messmethode durch neuere, elektronische Geräte ersetzen. Die Kosten dafür (z.B. Miete, Leasing) können Sie bei der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umlegen – und Sie brauchen sich mit Reklamationen dieser Art nicht mehr auseinanderzusetzen.

Gar nicht mal so selten kommt es vor, dass ein Heizkostenverteiler defekt ist, sei es durch Beschädigung oder technisches Versagen (evtl. bei elektronischen Geräten). In diesem Fall (aber auch nur dann) ist das Schätzen der Heizkosten sogar vorgeschrieben. Dafür gibt es zwei Schätzmethoden: 1. der Vergleich der Verbrauchswerte der vergangenen Jahre, bezogen auf die betreffenden Räume und unter Berücksichtigung der Witterungsverhältnisse der einzelnen Jahre, 2. der Vergleich mit aktuellen Verbrauchszahlen in vergleichbaren Räumen innerhalb des Hauses.

Hinweis: Bei einem Schätzungsbedarf, der über ein Viertel der Wohnfläche hinausgeht, kann keine „verbrauchsabhängige Abrechnung“ geltend gemacht werden. Das heißt konsequenterweise, dass auch Kosten für die Verbraucherfassung nicht berechnet werden dürfen.

Bei einer Heizkostenzwischenabrechnung wegen eines  Mieterwechsels „mittendrin“ ist nicht nur eine Zwischenablesung der verbrauchsabhängigen Verbräuche erforderlich. Auch die verbrauchsabhängigen Kosten müssen für den Alt-Mieter und den Neu-Mieter errechnet werden. Dafür gibt es zwei Methoden:

• die Gradzahlmethode, die anhand einer Tabelle die saisonalen Einflüsse bezogen auf die Monate und den jeweiligen Heizenergiebedarf berücksichtigt
• die zeitanteilige Methode richtet sich ausschließlich nach der anteiligen Dauer des Mietverhältnisses (nach Monaten und Tagen) am gesamten Abrechnungszeitraum 

Hier können Sie als Vermieter wählen – aber nur bedingt und nach Maßgabe des „billigen Ermessens“. Das bedeutet, dass weder der Alt-Mieter noch der Neu-Mieter übermäßig („unbillig“) benachteiligt werden darf. Es muss also die Methode gewählt werden, bei der die geringste Benachteiligung für beide Mieter auftritt.

Der Mieter darf sich einem Betreten der Wohnung zum Zweck der Ablesung nicht verweigern. Allerdings ist angeraten, den Ablesetermin dem Mieter möglichst drei bis vier Wochen vorher mitzuteilen. Ein weiteres Mal etwa eine Woche vor dem Termin zur Erinnerung ist sinnvoll. 

Auch im Fall, dass er selbst nicht zugegen sein kann, muss der Mieter für die Zugänglichkeit der Wohnung sorgen. Beispielsweise kann er sich durch eine Person seines Vertrauens vertreten lassen. Steht der Ableser trotz der Anmeldung vor verschlossener Tür, muss der Mieter die Kosten für einen erneuten Besuch des Ablesers bezahlen. Weigert sich der Mieter beharrlich, die Ablesung zuzulassen, sind  nur juristische Schritte hinsichtlich einer einstweiligen Verfügung möglich. 

Wo ein Bedarf ist, da ist in aller Regel auch ein Angebot. In diesem Fall ist es das Wärmecontracting, das mittlerweile immer mehr Vermieter in Anspruch nehmen: Ein darauf spezialisiertes Unternehmen – der Contractor – bietet dem Vermieter an, den gesamten Komplex Heizung und Warmwasser zu übernehmen. Das reicht vom Einbau einer neuen Heizungsanlage über Wartung und Reparatur bis zur Heizkostenabrechnung. Sie als Vermieter brauchen sich um nichts mehr zu kümmern – bis auf eventuelle Reklamationen der Mieter. Denn der Vertragspartner des Mieters bleiben immer noch Sie. Damit sich die Sache für den Contractor rechnet, schließt er einen langfristigen Vertrag mit Ihnen ab, Laufzeit i.d.R. 10 - 15 Jahre.

Voraussetzungen für einen solchen Deal sind, 

• dass im Mietvertrag steht, wonach der Mieter die Heiz- und Warmwasserkosten zu übernehmen hat
• die neu eingebaute Heizungsanlage effizienter arbeitet als die alte Anlage
• die Heiz- und Warmwasserkosten nicht höher sind als zuvor (Prinzip der Kostenneutralität) 

Damit diese neue Dienstleistung eine Chance hat sich durchzusetzen, wurde sie in die Mietrechtsreform 2013 aufgenommen. Hier ist geregelt, dass Sie bei einem laufenden Mietvertrag die Umstellung auf Wärmecontracting vornehmen dürfen, auch gegen den Willen des Mieters.

Mehr zum Thema Umlage von Heizkosten finden Sie in unserem Artikel Umlage von Heizkosten in der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)