Schlüsselübergabe: Was Vermieter wissen sollten (inkl. Musterprotokoll)

Die Schlüsselübergabe ist ein wichtiger formeller Schritt sowohl beim Einzug als auch beim Auszug einer Mietwohnung. Dabei wechselt der Besitz an der Wohnung:

• Beim Einzug übergibt der Vermieter die Schlüssel an den Mieter.
• Beim Auszug gibt der Mieter die Schlüssel wieder an den Vermieter zurück.

Dieser Zeitpunkt hat eine rechtliche Bedeutung, da er den Übergang der Verantwortung und Haftung für die Wohnung markiert. Daher sollte die Schlüsselübergabe immer schriftlich dokumentiert werden – entweder im Wohnungsübergabeprotokoll oder in einem separaten Schlüsselübergabeprotokoll.

Schlüsselübergabe und Wohnungsübergabe sind in der Regel gleichbedeutend. So kann eine Wohnungsübergabe normalerweise nicht ohne Schlüsselübergabe stattfinden, denn nur durch die Übergabe der Schlüssel ist es dem Mieter möglich, die Wohnung zu betreten und vertragsgemäß zu nutzen.

Es genügt also nicht, wenn der Vermieter dem Mieter Zugang zu der Wohnung gewährt, ihm aber keine Schlüssel aushändigt. Ebenso wenig reicht es aus, die Schlüssel dem neuen Mieter zu überlassen, wenn der Vormieter die Wohnung noch nicht geräumt hat, da in diesem Fall der Vermieter dem Mieter nicht den unmittelbaren Besitz der Wohnung einräumt.

Da die Schlüsselübergabe zugleich Wohnungsübergabe ist, sollten Vermieter und Mieter bei der Schlüsselübergabe genau überprüfen, welche Mängel vorhanden sind  und diese in einem allgemeinen Übergabeprotokoll oder einem Wohnungs- und Schlüsselübergabeprotokoll festhalten.

Die Übergabe dauert meist 15 bis 30 Minuten, sofern keine besonderen Auffälligkeiten auftreten. Vermieter und Mieter (oder deren Vertreter) treffen sich zum vereinbarten Termin in der Wohnung. Bei Einzug wird dokumentiert, in welchem Zustand sich die Wohnung befindet und ob Mängel bestehen. Bei Auszug wird festgehalten, ob Schäden entstanden sind und wie mit ihnen umgegangen wird. Im Anschluss werden die Schlüssel offiziell übergeben.

Übergabe beim: 

• Einzug an den Mieter,
• Auszug zurück an den Vermieter.

Briefkasteneinwurf bei Schlüsselrückgabe

Bei Auszug genügt es grundsätzlich nicht, wenn der Mieter die Wohnungsschlüssel einfach in den Briefkasten des Vermieters oder Verwalters einwirft – es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart. 

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat jedoch entschieden, dass der Einwurf von Schlüsseln in den Briefkasten des Vermieters ausnahmsweise als wirksame Rückgabe gelten kann – aber nur dann, wenn:

• der Vermieter dadurch Zugriff auf die Wohnung erhält (also kein Schaden durch Nichterreichbarkeit entsteht),
• der Mieter erkennbar die Rückgabe beabsichtigt hat (z. B. durch Ankündigung oder Begleitschreiben),
• und keine abweichenden Vereinbarungen zur Rückgabeform getroffen wurden.

Damit es bei der Wohnungs- bzw. Schlüsselübergabe nicht zu Missverständnissen kommt, sollten Sie als Vermieter folgende Punkte berücksichtigen:

• Vorab-Besichtigung bei Auszug: Vereinbaren Sie rechtzeitig eine Vorabbegehung, wenn die Wohnung bereits leer ist. So können Mängel festgestellt und schriftlich im Abnahmeprotokoll dokumentiert werden.
• Termin für die Schlüsselübergabe: Legen Sie einen stressfreien Termin fest und bestimmen Sie, wer anwesend sein wird.
• Pünktliche Übergabe:
  • Bei Einzug muss die Schlüsselübergabe spätestens am ersten Miettag erfolgen – andernfalls verletzen Sie Ihre Hauptpflicht zur Gebrauchsüberlassung (§ 535 Abs. 1 BGB).
  • Bei Auszug muss der Mieter spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses sämtliche Schlüssel zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB).
• Wohnung vollständig räumen: Die Wohnung sollte zum Übergabetermin leer und besenrein sein, damit mögliche Schäden sichtbar sind und dokumentiert werden können.
• Schlüsselübergabeprotokoll führen: Lassen Sie das Protokoll möglichst von beiden Parteien unterschreiben – eine Unterschrift ist rechtlich nicht verpflichtend, erhöht aber die Beweiskraft.
• Zustand der Wohnung: Der Mieter muss die Wohnung im ursprünglichen Zustand zurückgeben. Kleinere Schönheitsreparaturen wie Streichen können verlangt werden, sofern vertraglich vereinbart.
• Besenreine Rückgabe: Die Wohnung muss frei von Müll und groben Verschmutzungen sein.
• Rückgabe-Vereinbarung bei befristeten Mietverträgen: Hier kann bereits zur Schlüsselübergabe ein verbindlicher Rückgabetermin fixiert werden.

Bei der Schlüsselübergabe müssen Mieter und Vermieter oder von ihnen bevollmächtigte Personen anwesend sein. Das kann von Seiten des Vermieters zum Beispiel der Hausverwalter, aber auch der Nachmieter sein, sofern die Vollmacht korrekt ausgestellt wurde. Außerdem ist es hilfreich, Zeugen bei Schlüsselübergabe dabeizuhaben.

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfehlenswert – es schützt beide Parteien vor Missverständnissen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.

Sie können ein gemeinsames Wohnungs- und Schlüsselübergabeprotokoll nutzen oder zwei separate Protokolle anfertigen. Wichtig ist, dass folgende Punkte enthalten sind:

Inhalt des Schlüsselübergabeprotokolls:

• Anzahl & Art der übergebenen Schlüssel:
  z. B. 3 Wohnungsschlüssel, 2 Kellerschlüssel, 1 Briefkastenschlüssel
  → Tipp: Schlüsselnummern oder Markierungen dokumentieren.
• Zustand der Schlüssel: Beschädigungen, Abnutzung etc.
• Folgen bei Schlüsselverlust:
  Halten Sie fest, dass der Mieter im Verlustfall nachweisen muss, dass kein Sicherheitsrisiko besteht. Andernfalls kann ein Schloss- oder Schließanlagentausch erforderlich und kostenpflichtig sein.
• Zustand der Wohnung:
  Dokumentation vorhandener Schäden oder Gebrauchsspuren mit Fotos ist empfehlenswert.
• Formelle Angaben:
  • Datum und Uhrzeit der Übergabe
  • Adresse der Mietwohnung
  • Namen und Anschriften aller Beteiligten
  • Unterschriften von Vermieter, Mieter und evtl. Zeugen

Die rechtliche Bedeutung des Schlüsselübergabeprotokolls

Ein Übergabeprotokoll ist rechtlich kein Vertrag, kann aber im Streitfall starke Beweiskraft entfalten. Es dokumentiert, welche Mängel bei der Übergabe bekannt waren – und welche nicht.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Übergabeprotokolle so detailliert wie möglich zu formulieren. Außerdem sollte die Schlüsselübergabe so gelegt werden, dass eventuelle Renovierungen oder Schönheitsreparaturen bereits abgeschlossen sind und sich in der Wohnung keine Möbel befinden. Nur so ist es möglich, eventuelle Mängel zu erkennen.

Sollte Ihr Mieter sich gegen das Aufsetzen eines Schlüsselübergabeprotokolls wehren, beziehungsweise keine Unterschrift leisten wollen, können Sie ein eigenes Protokoll im Beisein eines möglichst neutralen Zeugen anfertigen, der das Protokoll unterschreibt.

Da es keine gesetzlichen Regelungen zur Übergabeprotokollen gibt, kann ein Schlüsselübergabeprotokoll nicht gerichtlich eingeklagt werden, außer es ist ausdrücklich im Mietvertrag vorgesehen. 

Da die Schlüsselübergabe in der Regel auch die Wohnungsübergabe darstellt, finden Sie hier ein allgemeines Übergabeprotokoll, in dem alle Punkte inkludiert sind. Der Download ist kostenfrei.

Als Vermieter haben Sie in Deutschland kein Recht, einen Schlüssel der vermieteten Wohnung zu behalten. Es können jedoch individuelle Regelungen schriftlich im Mietvertrag vereinbart werden. Dabei sollte festgelegt werden, wann Sie den Wohnungsschlüssel verwenden dürfen und welche Pflichten Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie können zum Beispiel vereinbaren, dass Sie den Mieter vorher informieren müssen, bevor Sie die Wohnung betreten und dass Sie nur im Notfall ohne Ankündigung in die Wohnung dürfen. 

Mehr dazu finden Sie hier: Darf der Vermieter die Wohnung betreten? Rechte & Pflichten 2025

Gibt der Mieter den Wohnungsschlüssel nach Beendigung des Mietverhältnisses trotz Aufforderung nicht zurück, verstößt er gegen seine vertraglichen Pflichten. In diesem Fall haben Sie das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten und Ihr Mieter muss bis zur Rückgabe der Schlüssel weiterhin die Miete bezahlen. Gibt der Mieter nur einen Teil der im Schlüsselübergabeprotokoll dokumentierten Schlüssel zurück, gilt die Wohnung ebenfalls als nicht zurückgegeben.

Ein Mieter muss die Wohnung nicht bis zum letzten Tag des vereinbarten Mietverhältnisses nutzen. Sobald das Mietverhältnis gekündigt ist, kann er Ihnen die Schlüssel zurückgeben. Miete spart er dadurch jedoch nicht, denn auch bei vorzeitiger Schlüsselübergabe endet das Mietverhältnis erst zum Ende der Kündigungsfrist (LG Wuppertal, Urteil vom 05.11.2015, Az. 9 S 69/15). Ihr Mieter muss also weiterhin Miete zahlen.

Allerdings dürfen Sie keinen neuen Mieter vor Ende der Kündigungsfrist in die Wohnung ziehen lassen. Ihr vorheriger Mieter kann ansonsten Miete zurückverlangen, da er bei Auszug vor Ablauf der Kündigungsfrist nur bis zu dem Tag Miete zahlen muss, an dem ein Nachmieter einzieht (AG Neuruppin, 42 C 271/08).

Vereinbaren Sie mit Ihrem Mieter einvernehmlich ein vorzeitiges Ende des Mietverhältnisses, entfällt die Pflicht des Mieters zur Mietzahlung. Dazu müssen Sie deutlich ausdrücken, dass für Sie das Mietverhältnis mit der Schlüsselübergabe beendet ist oder dass Sie die Wohnung sofort renovieren oder weitervermieten. Eine vorzeitige Wohnungsabnahme und Schlüsselübergabe alleine stellt keine Mietaufhebungsvereinbarung dar.

Möchten Sie sichergehen, dass Ihr Mieter bei vorzeitiger Schlüsselübergabe bis zum Ablauf der Kündigungsfrist Miete zahlt, sollten Sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass er weiterhin zur Mietzahlung verpflichtet ist. Vermerken Sie diesen Hinweis am besten auf dem Schlüsselübergabeprotokoll.

Bei einer Schlüsselübergabe vor Mietbeginn kann es sein, dass der Mieter bereits ab dem Zeitpunkt der Schlüsselübergabe Miete zahlen muss und Sie als Vermieter die Wohnung in einen vertragsgemäßen Zustand versetzt haben müssen. Es kann aber auch sein, dass Ihr Mieter bei vorzeitiger Schlüsselübergabe noch keine Miete zahlen muss. Das hängt davon ab, ob eine konkludente Vorverlagerung des zunächst vereinbarten Mietbeginns erfolgt ist oder nicht. Konsultieren Sie hierzu am besten einen erfahrenen Immobilienmakler oder einen anderen Experten, um Missverständnisse und Streitigkeiten mit Ihrem neuen Mieter zu vermeiden.

Immer mehr Vermieter und Hausverwaltungen setzen auf sogenannte Smart Locks – elektronische Türschlösser, die sich per App, PIN-Code, Chip oder Fernzugriff öffnen lassen. Anstelle eines physischen Schlüssels erhalten Mieter digitale Zugriffsrechte, die individuell vergeben, zeitlich begrenzt oder sofort entzogen werden können. Diese modernen Systeme bieten vor allem in der Vermietung, Verwaltung oder bei möblierten Kurzzeitwohnungen erhebliche Vorteile: Übergaben können ohne persönlichen Kontakt stattfinden, und verlorene Schlüssel gehören der Vergangenheit an.

Die Schlüsselübergabe ist ein entscheidender Moment im Mietverhältnis – sowohl beim Einzug als auch beim Auszug. Sie markiert den Übergang der Verantwortung für die Wohnung und ist rechtlich nicht zu unterschätzen.

Damit alles reibungslos abläuft, sollten Sie als Vermieter:

• rechtzeitig einen Übergabetermin festlegen,
• den Zustand der Wohnung dokumentieren,
• ein Schlüsselübergabeprotokoll anfertigen und
• die Rückgabe aller Schlüssel (inkl. selbst angefertigter Kopien) absichern.

Besonders wichtig: Nur was schriftlich dokumentiert ist – etwa im Übergabeprotokoll – kann im Nachhinein rechtlich abgesichert oder von der Kaution abgezogen werden.

Auch bei einer Schlüsselübergabe vor Mietbeginn oder vor Mietende gelten klare Regeln, die Sie kennen sollten. Gibt der Mieter die Schlüssel nicht zurück, kann das kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen – bis hin zum Austausch der Schließanlage.

Wer auf Nummer sicher gehen will, kombiniert eine sorgfältige Wohnungsbesichtigung mit einem detaillierten Protokoll und – falls möglich – einem neutralen Zeugen. Moderne Alternativen wie digitale Schlüsselübergaben via Smart Locks können den Prozess zudem vereinfachen und dokumentieren jede Übergabe exakt.